¿Qué es UKG?
Un software de gestión de la fuerza laboral es un conjunto de herramientas que permiten maximizar la productividad a través de diferentes soluciones, como: control del tiempo y asistencia, recolección de marcaje y planificación de mallas horarias optimizadas. Estos servicios aseguran que los clientes cuenten con información precisa sobre sus colaboradores en tiempo real.
Dentro de este rubro, Ultimate Kronos Group (UKG) es un proveedor de sistemas HCM líder a nivel mundial y que entrega soluciones a miles de empresas en variadas industrias. Éste, acompañado de la tecnología que provee, mejora en el área de recursos humanos diferentes procedimientos, entre los que podemos encontrar: gestión del talento, pago de nómina, gestión de tiempo y asistencia, solo mencionando algunos.
Desde hace 15 años somos partners con UKG, implementando soluciones en el área de tiempo y asistencia, planificación de mallas horarias, realizando instalaciones desde cero, entregando soporte evolutivo con un consultor asignado y desarrollando soluciones que complementan las funcionalidades de UKG.
Ventajas de la solución UKG
1. Gestión de tiempo y asistencia
Al tener un gran número de colaboradores haciendo diferentes tareas en varias plantas o espacios, el conteo de tiempo y asistencia se ha vuelto un desafío. El supervisor no puede levantar la cabeza y mirar alrededor para saber cuántos colaboradores están trabajando. Por lo que se vuelve una necesidad contar con una herramienta tecnológica que se encargue de esta tarea, especialmente al considerar que el acceso a la información de tiempo y asistencia de manera precisa es fundamental para generar un pago de nómina certero.
Al contar con un buen sistema en esta materia, se entrega seguridad y respaldo sobre la cantidad de horas trabajadas, las que pueden ser revisadas por los mismos colaboradores, como también por los managers y encargados de pago de nómina.
El marcaje de asistencia se puede obtener a través de varios métodos que pueden coexistir, y hay opciones con distintas tecnologías que se adecuan a la realidad de cada cliente. En SCM Latam cubrimos todas las casuísticas relacionadas con el marcaje, donde entregamos diferentes alternativas, como relojes con tecnología biométrica, aplicaciones y software que funcionan a través de artefactos inteligentes.
Cada cliente puede elegir el dispositivo que se adecúe más a sus necesidades y desafíos, ya sea: El número de colaboradores, presupuesto o adversidad climática. Contamos con dispositivos con tecnología de reconocimiento facial altamente confiable y resistentes a condiciones extremas, que permiten el marcaje de forma offline y en distintas localizaciones a través de un sistema georeferenciado.
2. Adaptabilidad de UKG
Gestionar la fuerza laboral puede ser un reto al considerar las normas, leyes y acuerdos sindicales, que cambian fundamentalmente la forma en que muchas personas trabajan o se les paga y por otro lado, cómo la empresa administra información y ejecuta planes.
Es por esto que entendemos que hay distintas realidades a las que adaptarse y afortunadamente, nuestro sistema tiene la flexibilidad necesaria para cambiar de acuerdo a las exigencias y diferentes desafíos que las empresas puedan enfrentar, especialmente si se trata de una organización que opera de forma multinacional.
Al contar con un sistema robusto, flexible y parametrizable, vamos más allá del cumplimiento operacional, ya que nos ajustamos a la realidad de cada cliente para encontrar oportunidades de ahorro en el costo de la nómina, a través de la planificación de mallas horarias optimizadas, control de tiempo y asistencia, y un equipo experto que brinda asesoramiento en todas las etapas del proceso.
3. Control y gestión de horas extras
Controlar y gestionar las horas extras no es tarea sencilla, ya que al momento de pagar se debe considerar a cada trabajador y su respectiva situación. Por ejemplo, algunos pueden tener multicontrato y ser remunerados de manera distinta según la actividad, hora del día o lugar en el mes en que se ejecuten. Ahí radica la importancia del control de asistencia de personal.
Es por esto que la solución tiene la capacidad de diferenciar el tipo de hora extra que se realice, dependiendo de las exigencias de cada empresa. Una de las funciones del sistema, es que se puede configurar que las horas de trabajo que tomaron lugar antes del turno del colaborador, sean aceptadas automáticamente, mientras que si sucedieron posterior al horario establecido, deberán ser revisadas por supervisores.
Por otra parte, el sistema tiene la facultad de hacer conteo de horas para turnos complejos y turnos rotativos, como es el caso de aquellas empresas que funcionan 24 horas al día durante toda la semana y necesitan de un sistema que identifique cuándo se está registrando una marca de entrada o de salida.
Además, se pueden separar los colaboradores en distintas agrupaciones, en caso de tener distintas reglas de conteo, de manera que está la posibilidad de establecer quiénes tendrán libre según agrupaciones, sucursal, zona en la que se encuentren, cargo, entre otras.
Es posible automatizar alertas cuando ciertas personas trabajan más tiempo de lo planificado. De manera que se puede hacer un seguimiento de cuántas horas extras se han realizado y se envíen notificaciones de acuerdo a la proyección de esta tendencia, evitando el sobretiempo y pago de éste.
4. Reportes personalizables para la toma de decisión estratégica
Los datos que manejan las empresas con gran cantidad de colaboradores puede resultar abrumador para los managers, quienes deben supervisar, mantener un nivel de producción o cobertura de personal. Es por esto que resulta necesario que quienes toman decisiones, cuenten con una plataforma que visualice información significativa en tiempo real, más que solo cumplir con los requisitos y datos que la legislación de cada país exige.
De esta manera, el sistema tiene la capacidad de generar reportes customizables, donde se permite acceder fácilmente a datos relevantes sobre indicadores clave para la operación y así cumplir con los objetivos de la organización.
Otra de las características de los reportes es su adaptabilidad, de manera que es posible ajustar este material al formato que cada cliente necesita. Personalizamos los reportes en contenido y diseño, además, estos reportes deben considerar las legislaciones y exigencias de cada país, adaptándose a los requerimientos legales y circunstanciales, lo que es crucial para las empresas multinacionales. Así se puede continuar con los flujos operacionales viendo reportes con el layout que le son familiares a los managers y tomadores de decisiones.
5. Integración de software
Existen softwares de gestión de la fuerza laboral que operan con tareas que se relacionan entre sí, pero muchos de éstos sistemas no tienen la capacidad de traspasar la data y de comunicar automáticamente esta información, lo que puede costar mucho tiempo y recursos al intentar resolverlo manualmente. Sin embargo, esta no es la realidad de UKG, ya que tiene la capacidad de integrar diferentes sistemas, unificando datos de la fuerza laboral y optimizando los procesos de gestión de capital humano en toda la empresa.
Nuestro Head de Servicios y experto en las problemáticas de gestión de tiempo y asistencia, Claudio Castillo, explica: “Asegurarse de que la tecnología de su empresa esté completamente integrada es fundamental para la eficiencia diaria y para la capacidad de competir a largo plazo. Lo que sucede con los sistemas no es tan diferente a lo que pasa con las personas cuando no se comunican: las metas y los resultados se ven comprometidos. En el caso de la gestión de la fuerza laboral, se puede comprometer la integridad de los datos y además se generan tareas duplicadas en diversos sistemas como RRHH. y payroll resultando en una gran ineficiencia de las personas”.
“En SCM Latam contamos con una vasta experiencia en las herramientas propias de UKG para las integraciones y una plataforma de integración propia basada en la nube que posibilita implementar integraciones de datos, aplicaciones, API y procesos que involucren puntos finales ya sean locales o en la nube, lo que nos permite que las aplicaciones puedan funcionar sincronizadamente”, finaliza Claudio Castillo.
6. Acceso a través de múltiples plataforma
Un beneficio de contar con un sistema de gestión de la fuerza laboral, que sea multiplataforma y esté basado en la nube o SaaS, es que se puede tener acceso a éste desde cualquier dispositivo y red en el momento que se necesite. Además es una ventaja considerable que el cliente no tiene que preocuparse de la mantención de la infraestructura.
¿Por qué elegir a SCM LATAM junto a UKG para la gestión de la fuerza laboral?
Las diferentes herramientas de UKG, acompañadas del servicio de soporte que entrega SCM Latam, permiten dar ventajas competitivas, las que se obtienen a través del levantamiento de información y problemáticas, para posteriormente recolectar datos e idear así una estrategia precisa en cada organización.
A diferencia de otros servicios, vamos más allá de solo operar de manera correcta, ya que nos ajustamos a la realidad específica de cada cliente, con el propósito de encontrar oportunidades de ahorro que pueden ir del 3% al 10% del costo de la nómina.
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