Turnos rotativos de 8 horas

Turnos rotativos de 8 horas: Cómo planificarlos con éxito

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Los turnos rotativos, incluyendo los turnos rotativos de 8 horas, son complicados de hacer. Si se planifican mal, no se comunican como corresponde o no tienen en cuenta el pronóstico de demanda, es posible que no ayuden a la continuidad operacional de la empresa y solo consigan traer problemas. 

En este artículo, explicamos cómo planificar con éxito los más comunes de todos: los turnos rotativos de 8 horas. 

 

¿Qué son los turnos rotativos? 

 

Los turnos rotativos, como los turnos rotativos de 8 horas, son una forma de organizar el trabajo donde los horarios laborales cambian de forma rotativa durante días, semanas o meses.

Hay muchas combinaciones posibles de turnos rotativos, donde pueden cambiar tantos los días a trabajar como los horarios cuando se trabaja. Se pueden tener turnos diurnos, nocturnos, de tarde o los que sean necesarios para garantizar la continuidad de la operación de una empresa en todo momento.

Al ser turnos rotativos, lo que significa es que a lo largo de los días, semanas o meses los trabajadores tendrán diferentes horarios, rotando entre los diferentes turnos que la empresa ha establecido. Esto puede ser que, por ejemplo, dos semanas seguidas un trabajador tiene turno diurno, después uno de tarde y luego uno de noche, y así sucesivamente.

Lo importante en los turnos rotativos es que los colaboradores tienen alguno de los turnos establecidos por la empresa en algún momento de su semana o mes, con lo que se asegura que la carga laboral y que todos los trabajadores tengan los mismos turnos, aunque en momentos distintos.

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Turnos rotativos de 8 horas: ¿Cuándo se usan?

 

Los turnos rotativos de 8 horas son muy utilizados en la manufactura y otras industrias donde la producción es continua, esto significa, que nunca se deja de trabajar. Esto no significa, claramente, que un trabajador esté trabajando las 24 horas del día, sino que se hacen turnos.

Los turnos rotativos de 8 horas son ideales para cubrir de manera óptima el día completo, permitiéndole a las empresas mantener su operación de manera constante.

 

5 consejos para planificar Turnos rotativos de 8 horas 

 

1. Cuida el bienestar y salud mental de tus trabajadores 

 

Los turnos rotativos de 8 horas suelen ser pesados para los trabajadores, debido a que impide que el cuerpo se acostumbre a una rutina (ya que van cambiando los días cuando trabaja en la mañana, tarde o noche, habitualmente).

Es por esto que es crucial cuidar el bienestar y salud mental de los colaboradores, procurando tener buenos programas de beneficios, sueldo emocional y feedback.

 

2. Conoce cuánto personal necesitas en cada turno 

 

La pregunta principal cuando se están planificando los turnos de trabajo es: ¿Cuándo necesito más trabajadores en mi tienda/sucursal/empresa/etc? La respuesta parece ser bien sencilla: cuándo tengo más trabajo. Sin embargo, llevarlo a la práctica está lejos de ser fácil.

Para esto es necesario tener un pronóstico de demanda, que es una forma de prever, con la mayor exactitud posible, cuánto trabajo se tendrá en las siguientes semanas. Por ejemplo, en una tienda sería tratar de pronosticar cuántos clientes vendrán durante cada día de la semana y en qué horarios (¿En la mañana se junta más gente, a la hora de almuerzo o quizá cuando las personas terminan de trabajar?).

La idea de este pronóstico de demanda, que se obtiene normalmente a través de información de ventas de las últimas semanas o años, es saber cuantas HH (Horas Humanas) va a necesitar la empresa en las siguientes semanas. Por ejemplo, si sé que voy a tener que atender a mil clientes la próxima semana y que cada vendedor tarda 5 minutos en cerrar una compra, puedo saber cuántas personas voy a necesitar tener trabajando para evitar perder clientes.

En SCM Latam, nuestro software de Gestión de Horarios Laborales realiza este pronóstico de demanda para ser lo más eficiente posible en la planificación de turnos rotativos de 8 horas.

 

3. Define la periodicidad de los turnos rotativos de 8 horas 

 

Es muy importante decidir si los turnos rotativos de 8 horas se van a entregar en un horario de trabajo de forma semanal, quincenal o mensual. La decisión puede estar muy ligada a las necesidades específicas de organización, puesto que pueden estar insertos en una industria con poco cambio que permita entregar horarios de forma mensual sin que estos vayan a cambiar demasiado, mientras que en otras sea imposible planificar con tanta anticipación y no quede más opcional que hacerlos de forma semanal.

Lo importante en este punto es que no hay una elección correcta, sino que es fundamental entender la operación de la organización, las necesidades de la industria y el ritmo de trabajo, para así poder implementar una periodicidad en la entrega de horarios de trabajo que sea eficiente y eficaz.

Y, sobre todo, ser constante. Los turnos rotativos de 8 horas son agotadores para los trabajadores, así que ir cambiando aún más su rutina al alterar cada cuánto tiempo se les entregarán sus horarios, es mucho peor.

 

4. La comunicación es clave 

 

Puede parecer obvio, pero tener un proceso que asegure que todos los colaboradores tengan claridad de cuáles son sus turnos de trabajo para las siguientes semanas es fundamental. No basta con solo enviar un memo, correo o postear los horarios, sino que es importante asegurarse de que los colaboradores reciban, lean, entiendan y estén de acuerdo con sus próximos turnos turnos rotativos de 8 horas.

Y la comunicación no es unidireccional, no es solo asegurarse de que el empleador sea escuchado, sino de tener una cultura organizacional que permita que los colaboradores también puedan comunicarse con sus jefaturas de la forma más directa posible.

Esto se deba a que aunque al momento realizar un horario de trabajo lo ideal es que los colaboradores trabajen en los momentos que ellos mismos indicaron tenían disponibles -de ahí la importancia de conocer a los equipos-, siempre puede ocurrir un imprevisto y más de alguno no podrá completar el turno que tenía asignado.

Por esto es importante que exista un flujo de comunicación establecido donde los colaboradores puedan informar de estos casos, permitiendo a la empresa actuar rápidamente para solucionar el problema y reasignar los turnos para evitar poner en riesgo la operación habitual. Esto no solo generará un lugar de trabajo más apreciado por los colaboradores, sino que también ahorrará costos y evitará pérdidas de productividad para la organización.

 

5. Usa un software de Gestión de Horarios Laborales 

 

Planificar y optimizar turnos de trabajo no es un trabajo sencillo, son muchos los factores y datos a considerar para poder gestionarlo de forma eficiente. Además, es muy fácil que se convierta en un problema habitual cuando podría ser un recurso extremadamente valioso para la empresa.

Es por esto que una buena solución es un software de Gestión de Horarios Laborales que realice todo el proceso de planificación y optimización de turnos de trabajo de forma digital y automática. La tecnología es una herramienta poderosa que puede solucionar los problemas cotidianos con mucha más rapidez y precisión de lo que las personas pueden, así que cuando está disponible siempre es mejor optar por ella.

 

Consideraciones legales 

 

En el caso de Chile, existen ciertas consideraciones legales que las empresas deben seguir al momento de implementar turnos rotativos (o cualquier otro tipo de gestión de horarios):

  • La normativa chilena siempre toma en consideración para los turnos rotativos periodos mensuales, así que la planificación debe realizarse tomando esto en cuenta.
  • No importa qué turnos rotativos se implementen en la empresa, es importante respetar las horas de trabajo permitidas a la semana. Que en Chile son, a junio de 2023, 45 horas semanales de jornada ordinaria y 2 horas extras diarias a la semana, con un máximo de 10 a la semana.
  • Los turnos rotativos para días a la semana trabajados deben tener un máximo de 6 días de trabajo, siendo el séptimo de descanso.
  • Tantos domingos como festivos que sean trabajados deben ser compensados con otro día de descanso a la semana.

La Dirección del Trabajo ha emitido varias ordenanzas, como ORD. Nº3583/38, en las cuales se especifican algunas consideraciones legales con respecto a los turnos rotativos.

 

Descanso en domingo y festivos 

 

Según lo indicado en el artículo 36 del Código del Trabajo, el descanso dominical y festivo comienza a las 21:00 horas del día anterior y termina a las 06:00 horas del día siguiente. Sin embargo, este artículo admite una excepción cuando se trabaja bajo la modalidad de turnos rotativos.

Esto significa que solo en el caso de los turnos rotativos puedan los colaboradores pueden trabajar entre las 21:00 horas y las 24:00 del día que precede al día de descanso (sábado o día anterior al festivo) y entre las 00:00 y las 06:00 horas del día que sigue al día de descanso semanal (lunes o día siguiente al festivo).

Aunque es importante destacar que esta excepción de la Dirección del Trabajo no significa que la ley autorice que los colaboradores trabajen entre las 00:00 horas y las 24:00 horas del día correspondiente al domingo o festivo. Además, según el artículo 38 del Código del Trabajo sin importar el número de horas que se trabaje un domingo o festivo, los colaboradores tienen derecho a un día completo de descanso compensatorio durante la semana.

 

Beneficios de usar un software de Gestión de Horarios Laborales 

 

Implementar un software de Gestión de horarios laborales permite que la planificación de los turnos de trabajo sea lo más optimizada posible y que la mayoría de los trabajadores esté presente en los momentos de mayor demanda o trabajo, evitando así que decaiga la producción o la pérdida de clientes.

Sin embargo, no son los únicos beneficios que tiene un Sistema de Gestión de Turnos como el que tenemos en SCM Latam.

 

Automatización 

 

El Sistema de Gestión de Turnos de SCM Latam genera los horarios de trabajo de forma automática, según la periodicidad deseada por cada cliente (puede ser semanal, bisemanal o mensual). Los horarios generados por el Sistema de Gestión de Turno se aseguran de cumplir tanto la ley como las políticas internas de la empresa y los acuerdos contractuales y sindicales de cada colaborador.

Una vez generados los horarios, los supervisores de cada área pueden revisarlos y hacer las correcciones que sean necesarias. Sin embargo, en su gran mayoría el horario entregado para cada trabajador se mantiene tal cual como fue generado por el sistema.

 

Flexibilidad 

 

Como ya mencionamos, cada empresa es su propia realidad y, por ende, tiene sus propias necesidades. Es por esto que es fundamental que el Sistema de Gestión de Turnos sea flexible, no solo para lograr acomodarse a las necesidades de la organización sino que también a las demandas constantemente cambiantes de la operación.

Una de las características que tiene el Sistema de Gestión de Fuerza Laboral de SCM Latam es Skills, una herramienta que permite identificar las habilidades que tiene cada colaborador. Esto significa, por ejemplo, un colaborador que hace cierta labor habitualmente también tiene 1, 2, 3 o X cantidad de otras habilidades que podrían ser útiles en la empresa.

Entonces, cuando algún trabajador falta a su turno puede ser reemplazado tanto por colegas de su propio equipo como por colaboradores de otras áreas que tienen esas mismas habilidades. Esto le entrega mucha flexibilidad al Sistema de Gestión de Turnos, pues amplía el abanico de posibilidades que tiene para buscar opciones para completar turnos pendientes.

 

Auditoría 

 

Posiblemente uno de los problemas más grandes que existen en las empresas al momento de planificar turnos, es el favoritismo. ¿En qué empresa no ha pasado que, en ocasiones, un supervisor cuando tiene un favorito le entrega los mejores turnos? O al revés, que si tiene una mala relación con alguien, a esa persona siempre le toca cerrar -un turno que usualmente nadie quiere, por ejemplo-.

¿Cómo se puede evitar que esto suceda? En el caso del Software de Gestión de Turnos de SCM Latam eso se regula por la auditoría que tiene, gracias a la cual cada vez que un supervisor hace un cambio (ya sea de un turno, justificar una ausencia o aprobar algo, entre otras) tiene que ingresar una razón de por qué lo está haciendo. Y todo queda registrado: quién hizo el cambio y cuándo.

Esto ayuda a transparentar los cambios realizados en el sistema y evita las rencillas internas tanto de un equipo, como con los supervisores.

 

Rápida reacción para evitar turnos vacíos 

 

Una buena práctica con respecto a la planificación de turnos es entregar los horarios con anticipación, tanto para que los colaboradores puedan organizar su tiempo con respecto a sus turnos de trabajo o que puedan avisar si no podrán cumplir alguno. Sin embargo, no importa qué tan preciso sea el Sistema de Gestión de Turnos, la realidad es que las cosas no siempre resultan como fueron planificadas.

Colaboradores pueden enfermarse, tomarse licencias, renunciar, ser despedidos o tener cualquier razón para no llegar a sus turnos ni tener la posibilidad de avisar con antelación que este no será cumplido. En esos casos, el sistema de Gestión de Turnos debe ser capaz de reaccionar con eficiencia y entregar opciones de posibles reemplazos, para que el supervisor pueda suplir ese turno pendiente.

El Sistema de Gestión de Turnos de SCM Latam detecta cuando un turno está vacante y nadie lo está cumpliendo, sea cual sea la razón. Junto con detectar este problema, inmediatamente el sistema va a sugerir qué colaboradores son buenos candidatos a cumplir dicho turno, considerando tanto su disponibilidad como que realizar ese turno no implique una violación a contrato, acuerdos sindicales o legislación local.

 

SCM Latam: Expertos en Gestión de Turnos 

 

En SCM Latam somos especialistas en Gestión de Fuerza Laboral para grandes empresas, tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios marcando día a día.

Nuestra solución de Gestión de Turnos de Trabajo  es una herramienta que permite a las grandes empresas pronosticar con precisión las asignaciones de personal, según la demanda de cada organización.

Gracias a un alto nivel de personalización, que permite parametrizar la herramienta según las necesidades específicas de cada empresa, nuestra solución incrementa la precisión de la planificación de horarios en hasta un 20%, asegurándose de que la persona adecuada esté en el lugar correcto, en el momento correcto.

 

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Autor del Post
Communication Leader
Periodista de la Universidad Diego Portales con 7 años de experiencia en la industria de la tecnología, trabajé en La Tercera y para empresas como Microsoft y Xbox.

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