Cuando una organización no tiene más que un par de empleados, gestionar y planificar sus turnos de trabajo no es difícil. Sin embargo, en empresas de cientos o miles de trabajadores planificar sus turnos de trabajo puede ser un verdadero dolor de cabeza.
Una forma de evitar que la gestión de turnos de trabajo se convierta en un problema, es implementando un software que digitalice este proceso. De esta forma no solo se reduce la posibilidad de cometer errores al mínimo, sino que también se evita dedicar horas y horas a tediosas tareas manuales.
Tipos de turnos de trabajo
Turnos Fijos
Los turnos de trabajo fijo son aquellos horarios laborales que se mantienen establecidos de forma constante y definitiva una vez que son asignados, esto quiere decir, que nunca cambian. Los más usuales son los trabajadores de oficina, donde los trabajadores suelen empezar y terminar siempre sus turnos de trabajo a la misma hora.
Turnos Rotativos
Los turnos rotativos son una forma de organizar el trabajo donde los horarios laborales cambian de forma rotativa durante días, semanas o meses.
Hay muchas combinaciones posibles de turnos rotativos, donde pueden cambiar tantos los días a trabajar como los horarios cuando se trabaja. Se pueden tener turnos diurnos, nocturnos, de tarde o los que sean necesarios para garantizar la continuidad de la operación de una empresa en todo momento.
Al ser turnos rotativos, lo que significa es que a lo largo de los días, semanas o meses los trabajadores tendrán diferentes horarios, rotando entre los diferentes turnos que la empresa ha establecido. Esto puede ser que, por ejemplo, dos semanas seguidas un trabajador tiene turno diurno, después uno de tarde y luego uno de noche, y así sucesivamente.
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Factores a considerar para una óptima Gestión de Turnos
Al momento de gestionar los turnos de trabajo hay varios factores legales que considerar, puesto que estos impactan directamente a la disponibilidad de los trabajadores y los momentos legales en los cuales estos pueden trabajar.
Jornada Laboral
De forma bastante básica, una jornada laboral es el tiempo pactado entre colaborador y empleador durante la cual el primero prestará sus servicios a la empresa.
En el caso de Perú, en la mayoría de los casos esta jornada es de ocho horas diarias con un máximo de 48 horas a la semana. Así es como lo indica el artículo 25 de la constitución peruana:
“La jornada ordinaria de trabajo es de ocho horas diarias o cuarenta y ocho horas semanales, como máximo. En caso de jornadas acumulativas o atípicas, el promedio de horas trabajadas en el período correspondiente no puede superar dicho máximo”.
Jornada Laboral Nocturna
El artículo 8 del Decreto Legislativo 854 determina que la jornada laboral nocturna es aquel tiempo trabajado entre las 10:00 pm y las 6:00 am. Por ende, las horas extra nocturnas en Perú es todo aquel tiempo adicional de trabajo que se produce durante esta jornada de trabajo nocturna.
Aunque no es obligatorio, se recomienda que los turnos de trabajo realizados durante la jornada laboral nocturna sean rotativos, en la medida de lo posible. Además, es importante destacar que los colaboradores que tienen turnos de trabajo nocturnos no reciben la misma remuneración -ya sea semanal, quincenal o mensual- que quienes trabajan los turnos habituales durante el día.
La Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) establece que los turnos realizados durante la jornada nocturna deben ser remunerados, como mínimo, con un sobrecargo del 35% con respecto a la remuneración mínima mensual vigente a la fecha de pago. Esto significa que, a febrero de 2023, quienes laboran en turno nocturno tienen derecho a una remuneración mínima de S/1,383.75.
Compensación de Horas Extras con tiempo adicional de descanso
Aunque puede parecer que no tenga nada que ver con los turnos de trabajo, la compensación de horas extras por tiempo adicional de descanso que se implementa en Perú afecta bastante. Principalmente, porque al momento de planificar los turnos de trabajo las empresas deben tener en cuenta que algunos de sus trabajadores tendrán momentos, horas o días libres adicionales a los establecidos debido a que tienen horas extras que compensar.
En general, el compensar horas extras por tiempo de descanso tiene que realizarse al mes siguiente del cual se realizó el sobretiempo. Esto significa, por ejemplo, que las horas extras realizadas en abril deben ser compensadas en mayo.
Sin embargo, es posible continuar acumulando este sobretiempo para compensar las horas extras por un tiempo de descanso más extenso. Para esto, es fundamental que exista un acuerdo previo entre empleado y empleador para que esto ocurra. Además, el sobretiempo realizado se puede compensar de manera conjunta o por separado, todo según el acuerdo que exista entre empleador y empleado.
¿Por qué digitalizar la Gestión de Turnos de Trabajo?
La Gestión de Turnos de Trabajo es una tarea tediosa, que si se hace de forma manual toma horas porque hay que considerar muchos factores, como la disponibilidad de los trabajadores, el tipo de jornada en la que trabajan, qué contratos tienen y qué obligaciones legales hay que cumplir para resguardar sus derechos laborales. Además, es inevitable que un trabajo tan tedioso y mecánico no tenga errores.
Implementar un software de Gestión de Turnos de Trabajo que realice esta planificación de forma automática y optimizada es lo ideal, ya que no solo evita que las jefaturas pierdan horas y horas en planificaciones que posiblemente tengan errores, sino que también se encarga de que cada trabajador tenga su turno en el momento más oportuno.
Gestionar turnos según el pronóstico de demanda
Una solución de Gestión de Turnos de Trabajo como la de SCM Latam se basa en el pronóstico de demanda para planificar los turnos de trabajo. Esto es una forma de prever, con la mayor exactitud posible, cuánto trabajo se tendrá en las siguientes semanas. Por ejemplo, en una tienda sería tratar de pronosticar cuántos clientes vendrán durante cada día de la semana y en qué horarios (¿En la mañana se junta más gente, a la hora de almuerzo o quizá cuando las personas terminan de trabajar?).
La idea de este pronóstico de demanda, que se obtiene normalmente a través de información de ventas de las últimas semanas o años, es saber cuantas HH (Horas Humanas) va a necesitar la empresa en las siguientes semanas. Por ejemplo, si sé que voy a tener que atender a mil clientes la próxima semana y que cada vendedor tarda 5 minutos en cerrar una compra, puedo saber cuántas personas voy a necesitar tener trabajando para poder atender a esos clientes. Y, por ende, el sistema planifica a los turnos de trabajo de los colaboradores según
El sistema de Gestión de Turnos no busca solo ingresar los turnos de los trabajadores en un software para llevar un registro de su tiempo trabajado, sino que se trata de una planificación cuidadosa y precisa que busca asegurar la continuidad operacional de la empresa, asegurar que sus clientes sean atendidos y respetar el tiempo de sus colaboradores.
Cómo optimizar la gestión de Turnos de Trabajo
Implementar un software de Gestión de Turnos de Trabajo es una gran forma de optimizar la planificación de estos, pero no es lo único que hay que hacer para lograr que este trabajo se vuelva en una ventaja competitiva para las empresas en vez de un problema.
Acá les compartimos otro cuatro consejos que deben seguir e implementar en sus empresas para poder mejorar la planificación y gestión de los turnos de trabajo en sus organizaciones:
1. Conocer a los equipo de trabajo
Para poder optimizar los turnos de trabajo de cada colaborador de una empresa, es fundamental conocer a los equipos de trabajo de cada área y las personas que forman parte de estos. No basta solo con saber cómo se llaman, qué edad tienen o qué hacen, sino que para ser realmente eficiente es ideal conocerlos más a fondo.
Conocer cuáles son sus horarios disponibles o en cuales les acomoda más trabajar, quienes están más dispuestos a cambiar sus turnos de trabajo, dónde viven -¿será capaz de llegar rápido al trabajo si tenemos una emergencia?-, qué otras obligaciones tienen fuera del horario laboral -¿son cuidadores de hijos, adultos mayores o enfermos por lo que no pueden simplemente salir a trabajar con poco aviso?- o en qué áreas de la empresa se pueden desempeñar, por ejemplo.
Otro factor clave a tener en cuenta es tener claridad de las capacidades, habilidades y certificaciones de cada colaborador, con esto se evitará colocar personal que no se ajusta a las exigencias del puesto que pueda entorpecer la operación y el trabajo del resto.
2. La comunicación es fundamental
Puede parecer obvio, pero tener un sistema que asegure que todos los colaboradores tengan claridad de cuáles son sus turnos de trabajo para las siguientes semanas es fundamental. No basta con solo enviar un memo, correo o postear los horarios, sino que es importante asegurarse de que los colaboradores reciban, lean, entiendan y estén de acuerdo con sus próximos turnos.
Y la comunicación no es unidireccional, no es solo asegurarse de que el empleador sea escuchado, sino de tener una cultura organizacional que permita que los colaboradores también puedan comunicarse con sus jefaturas de la forma más directa posible.
3. No olvidar las regulaciones y leyes laborales de cada país
Cuando se está en medio de una planificación para optimizar turnos de trabajo puede ser muy sencillo dejarse llevar por el momento, las necesidades de la empresa y la disposición de los colaboradores para trabajar, ignorando que hay ciertas limitaciones impuestas por la ley que no se pueden pasar por alto.
Es por esto que estar informados sobre cada ley que pueda impactar la planificación horaria es fundamental, así como mantenerse actualizado de cualquier posible nuevo cambio regulatorio, leyes o modificaciones en los dictámenes que las entidades fiscalizadoras de cada país promulgan cada cierto tiempo.
4. Considerar cualquier escenario posible, negativo o positivo
La monotonía del día a día puede provocar el error de suponer que todos los días, semanas o meses serán iguales. Lo que funcionó un día o durante un periodo específico no siempre será así, son muchos los factores que pueden arruinar una planificación muy bien hecha por el simple hecho de no haber sido considerados.
Al momento de planificar hay que tener en cuenta las estaciones del año, vacaciones, eventos y festividades importantes -¿estamos cerca de navidad, día del niño, cambio de temporada o alguna fecha que requiera aumentar, por ejemplo, la producción habitual?-; situaciones políticas o religiosas de cada región que puedan afectar la normalidad del trabajo diario.
Tener claridad del panorama real, con todos los factores de cambios que puedan afectar la cotidianidad, permitirá saber cómo ubicar a la fuerza laboral de forma eficiente, obteniendo el máximo provecho posible sin importar los factores externos.
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