¿Qué es el tareo de personal? - SCM LATAM

¿Qué es el tareo de personal y cuál es su importancia en la gestión empresarial?

¿Qué es el tareo de personal?

 

El tareo de personal es un proceso de registro y seguimiento de las horas trabajadas por cada empleado en una organización.

Este sistema permite llevar un control detallado de los horarios de entrada y salida, así como de las actividades realizadas durante la jornada laboral.

El objetivo principal del tareo es gestionar eficientemente el tiempo de trabajo, facilitar la elaboración de nóminas, evaluar la productividad de los empleados y garantizar el cumplimiento de las normativas laborales en cuanto a horas laboradas.

El tareo puede realizarse de manera manual, mediante registros escritos, o de forma automatizada a través de sistemas y herramientas tecnológicas, como software de control de asistencia.

 

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Importancia del tareo de personal en la gestión empresarial

 

El tareo de personal no solo es esencial para la gestión eficiente del tiempo y la administración de recursos humanos, sino que también contribuye al cumplimiento normativo, la mejora continua y el éxito general de la empresa.

Estas son algunas de las ventajas:

  • Facilita el seguimiento preciso de las horas trabajadas por cada empleado, ayudando a cumplir con las normativas laborales y evitando posibles problemas legales.
  • Permite evaluar y optimizar el uso del tiempo de los empleados, identificando áreas de mejora en la productividad y eficiencia laboral.
  • Simplifica el proceso de cálculo de salarios al proporcionar datos exactos sobre las horas trabajadas, facilitando la elaboración de nóminas y evitando errores en la remuneración.
  • Proporciona datos valiosos para la toma de decisiones estratégicas relacionadas con la distribución de recursos y la planificación de proyectos basada en el tiempo dedicado a tareas específicas.
  • Facilita la detección temprana de ausencias, llegadas tardías o incumplimientos en los horarios establecidos, permitiendo una intervención oportuna para abordar estas situaciones.
  • Un tareo transparente y equitativo contribuye a la creación de un ambiente laboral justo, lo que puede aumentar la satisfacción de los empleados y fortalecer la relación laboral.
  • Ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones laborales y normativas vigentes, reduciendo el riesgo de sanciones y litigios.
  • Permite asignar recursos de manera más eficiente al identificar áreas de sobreutilización o subutilización de capacidades laborales.
  • Ofrece datos concretos para evaluar el rendimiento individual y colectivo, facilitando la identificación de logros y áreas de desarrollo.
  • El uso de sistemas automatizados de tareo impulsa la adopción de tecnologías innovadoras, mejorando la eficiencia y reduciendo la carga administrativa.

 

¿Cómo realizar un tareo efectivo en la empresa?

 

Realizar un tareo efectivo en la empresa implica implementar procesos organizados y utilizar herramientas adecuadas para garantizar un registro preciso y útil del tiempo trabajado por cada empleado.

Te comparto una idea general:

Seleccionar una herramienta de tareo Utilizar un sistema de tareo, ya sea una aplicación o software específico, que se adapte a las necesidades de la empresa. Puede incluir soluciones biométricas, tarjetas de acceso, o aplicaciones móviles.
Definir categorías y actividades Establecer categorías claras para las actividades laborales, permitiendo un registro detallado del tiempo dedicado a tareas específicas.
Capacitar al personal Brindar capacitación a los empleados sobre cómo utilizar la herramienta de tareo y la importancia de un registro preciso.
Establecer políticas claras Definir políticas internas respecto a la puntualidad, el registro de pausas y la frecuencia de actualización del tareo.
Regularizar el proceso Establecer días y horarios específicos para la actualización del tareo, evitando acumulaciones y asegurando la consistencia en el registro.
Incorporar aspectos de autogestión Permitir que los empleados puedan registrar sus actividades, pausas y horas extras cuando sea posible, fomentando la autogestión responsable.
Monitorear y verificar Realizar revisiones periódicas del tareo para identificar posibles errores o inconsistencias, corrigiendo de manera oportuna.
Automatizar cuando sea posible Utilizar tecnologías de automatización para simplificar el proceso, reducir errores y aumentar la eficiencia del tareo.
Integrar con sistemas de nómina Integrar el sistema de tareo con el proceso de nómina para facilitar el cálculo de salarios y evitar duplicidades en la información.
Fomentar la transparencia Mantener una comunicación abierta con los empleados sobre el propósito y beneficios del tareo, creando un ambiente de confianza y colaboración.
Realizar auditorías internas Periódicamente llevar a cabo auditorías internas para evaluar la efectividad del proceso de tareo y realizar ajustes según sea necesario.

Herramientas tecnológicas para el tareo de personal

 

Existen diversas herramientas tecnológicas diseñadas para facilitar y mejorar el proceso de tareo de personal, permitiendo un registro preciso y eficiente de las horas trabajadas.

 

Software de gestión de asistencia

 

Plataformas como Workforce Management o Time and Attendance Software ofrecen funciones integrales para el tareo, permitiendo el registro de entradas y salidas, gestión de permisos y generación de informes.

 

Aplicaciones móviles

 

Aplicaciones diseñadas específicamente para el tareo, instaladas en dispositivos móviles, permiten que los empleados registren su tiempo de trabajo desde cualquier lugar. Algunas incluyen funciones de geolocalización para verificar la ubicación.

 

Tarjetas de acceso o proximidad

 

Emplean tarjetas magnéticas o de proximidad para que los empleados registren su ingreso y salida al acercar la tarjeta a un lector.

 

Relojes de punto de entrada/salida

 

Relojes especiales con tecnología de tareo integrada permiten que los empleados registren su entrada y salida con un simple toque o tarjeta.

 

Sistemas de registro en la nube

 

Soluciones basadas en la nube que permiten el acceso remoto, facilitando la gestión del tareo desde cualquier ubicación y mejorando la escalabilidad del sistema.

 

Integración con plataformas de recursos humanos

 

Herramientas que se integran directamente con sistemas de recursos humanos, facilitando la consolidación de datos y la generación de informes más completos.

 

Sistemas de control de acceso

 

Sistemas que no solo registran la entrada y salida, sino que también controlan el acceso a áreas específicas mediante tarjetas o dispositivos biométricos.

 

Herramientas de autogestión para empleados

 

Plataformas que permiten a los empleados gestionar su propio tareo, registrar pausas y solicitar permisos a través de interfaces amigables.

 

Consideraciones éticas en la implementación del tareo de personal

 

El tareo de personal será bien adoptado por empleados y empleadores siempre y cuando se tenga un equilibrio en los derechos y deberes de los trabajadores, el punto medio debe ser la norma para conseguir resultados.

Es fundamental informar claramente a los empleados sobre la implementación del sistema de tareo, proporcionando detalles sobre cómo se utilizarán los datos y los beneficios que aportará tanto a la empresa como a los trabajadores.

Pero antes que nada, es importante obtener el consentimiento informado de los empleados antes de implementar el sistema, explicando de manera completa y comprensible cómo se recopilarán, almacenarán y utilizarán sus datos de tiempo laboral.

También hay que asegurarse de que la protección de la privacidad de los empleados es un hecho, asegurando que los datos recopilados se utilicen únicamente para fines laborales y no se compartan innecesariamente con terceros. Hay que implementar medidas para prevenir el abuso del sistema de tareo, evitando que los datos se utilicen de manera indebida para supervisión excesiva o castigos injustos.

Respetar el derecho de los empleados a desconectarse fuera de las horas laborales establecidas, evitando el monitoreo constante y permitiendo el tiempo de descanso necesario, facilitará la aceptación del sistema.

En lo que respecta al tareo de personal, es esencial equilibrar la necesidad de gestionar eficientemente el tiempo con el respeto a los derechos individuales y la privacidad de los trabajadores.

 

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Autor del Post
Communication Leader
Periodista de la Universidad Diego Portales con 7 años de experiencia en la industria de la tecnología, trabajé en La Tercera y para empresas como Microsoft y Xbox.

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