Llevar un registro preciso de las horas, tanto ordinarias como extraordinarias, de cada colaborador es una de las responsabilidades de las empresas. En Chile, el artículo 33 del Código de Trabajo establece la obligatoriedad de tener un sistema de Control de Asistencia, el cual puede consistir en mecanismos manuales – como libros de asistencia – o unos más tecnológicos, como relojes de control de asistencia o softwares que cumplen el mismo objetivo.
Y para los sistemas de Control de Asistencia digitales, el Código del Trabajo establece ciertos requisitos que estos deben cumplir.
Junto con los aspectos legales, hay varias recomendaciones que un buen sistema de Control de Asistencia debe cumplir antes de ser implementado en una organización. En SCM Latam armamos una completa guía de todos los requisitos que un sistema de este tipo debe tener para que al incorporarlo a la operación se convierta en un recurso valioso que permita ahorrar costos.
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Cumplir con los requisitos legales
Tal como se mencionó al comienzo de este artículo, son varios los requisitos legales que todo sistema de Control de Asistencia debe tener. En el caso de Chile, es importante que cualquier proveedor que la empresa decida implementar en su operación no solo cumpla con estos requisitos, sino que también esté certificado por la Dirección del Trabajo.
Los requisitos que un Sistema de Control de Asistencia digital debe tener están declarados en tres dictámenes de la Dirección del Trabajo, siendo los principales los siguientes:
- Las marcaciones deben ser voluntarias: Sin importar el sistema de asistencia de personal que se emplee, las marcaciones deben ser cumplidas a través de un acto voluntario del colaborador. Junto con esto, toda marcación debe registrar de forma automática el nombre completo del colaborador, su número de cédula de identidad, fecha, hora y minuto tanto de inicio como término de la jornada. Además, debe incluir los datos del empleador.
- Pueden usarse varios mecanismos de identificación: El control de asistencia del colaborador puede realizarse a través de cualquier mecanismo decidido por el empleador, como tarjetas con banda magnética, claves, contraseñas, biometría, etc.
- Es necesario contar con comprobantes de marcación: El sistema de Control de Asistencia debe entregar -ya sea en papel o en forma electrónica- a cada trabajador de forma automática un comprobante del marcaje realizado, incluso cuando hay errores de identificación o falla en la marca.
- Reportes: El sistema de Control de Asistencia debe entregar reportes semanales, bimensuales, mensuales, etc. sobre las horas trabajadas de los colaboradores.
- Responsabilidad del sistema: La responsabilidad de la disponibilidad del sistema de Control de Asistencia siempre será del empleador y su proveedor, no del colaborador.
- Verificación jurídica: Cualquier sistema de control de asistencia debe ser verificado y fiscalizado, antes de su implementación, por una persona jurídica dedicada a la certificación o por un profesional de desarrollo de tecnología.
- Acceso para fiscalización: El empleador debe mantener siempre disponible el sistema de Control de Asistencia con información actualizada para que los fiscalizadores de la Dirección del Trabajo puedan acceder a ella, tanto de forma presencial como remota.
- Compatibilidad: Implementar un sistema de Control de Asistencia que cumpla los requisitos legales no implica que un empleador no pueda ocupar otras plataformas de forma complementaria, por lo cual es importante que el sistema escogido sea compatible y se pueda integrar con otros.
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Rápida implementación y fácil uso
Las grandes empresas tienen reglas de marcaje y control horario muy complejos, con muchas características propias: definiciones específicas para las horas extras, modelos de compensación horaria o diferentes reglas de pago, entre muchos otros factores. Esto implica que implementar un nuevo sistema de control de asistencia, que considere todas las necesidades particulares de la organización, puede representar todo un desafío.
Sin embargo, cuando se está buscando un sistema de Control de Asistencia, es importante implementarlo de forma rápida. Y no solo eso, sino que es fundamental que el sistema escogido sea capaz de responder, en el menor tiempo posible, a todas las necesidades de la empresa.
Una vez terminada la implementación, es fundamental que los colaboradores a cargo de utilizar el sistema de Control de Asistencia no tengan que ser ingenieros, informáticos o desarrolladores para poder gestionarlo con éxito. Analistas de nómina o líderes de recursos humanos sin un conocimiento técnico deben poder usar la herramienta sin problemas.
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Siempre disponible
Un buen sistema de Control de Gestión siempre debe estar disponible para realizar el marcaje, tanto si hay conexión a internet como si no la hay. Además, es importante que las inclemencias del tiempo -como lluvia, oscuridad, altas temperaturas, etc.- no impidan el correcto funcionamiento de los dispositivos de marcaje.
Además, el sistema de Control de Gestión debe estar disponible con información actualizada en tiempo real. Los usuarios -jefaturas, colaboradores o fiscalizadores- de la solución deben poder acceder en todo momento a los últimos datos disponibles de su fuerza laboral.
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Alto nivel de parametrización y variedad de Reportes
Cada gran empresa es su propio mundo, con situaciones propias que en muchas ocasiones son únicas a su realidad particular. Y no solo eso, dentro de la misma organización cada gerencia y jefatura tiene requerimientos propios relacionados con sus tareas habituales: pueden necesitar todos los lunes un reporte que llegue de forma automática a su correo sobre las horas trabajadas la semana anterior, o uno cada dos semanas para tener un control de las horas extras que llevan en el mes.
Cada área y jefatura necesitará recibir reportes con información específica en distintos momentos, por ende es necesario que la solución de Control de Asistencia a implementar sea altamente parametrizable, permitiendo incorporar diferentes variables a sus procesos para cubrir los diversos requerimientos que tanto la empresa como los colaboradores puedan tener.
Además, al generar todos los reportes que se necesitan en el día a día de forma automatizada se evitan horas de trabajo administrativo manual que quita demasiado tiempo a las jefaturas.
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Flexibilidad
Al implementar un sistema de Control de Asistencia, los expertos en Gestión de Fuerza Laboral pueden haberlo configurado de forma precisa para que este responda a la realidad particular de cada gran empresa, pero esa realidad no suele permanecer inalterada a lo largo del tiempo.
Nuevas regulaciones, incorporación de trabajadores, apertura o cierre de sucursales, negociaciones colectivas con sindicatos, cambios en la forma de trabajar o un sin número de otros factores pueden alterar el curso normal de la operación de una empresa, lo que vuelve muy necesario tener un sistema de Control de Asistencia lo suficientemente flexible para adaptarse rápidamente a los cambios.
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Buen servicio de soporte
Como debido tanto a factores externos como internos las grandes empresas normalmente viven varios procesos de cambio, se vuelve crucial que el proveedor del sistema de tiempos y asistencia implementado en la empresa no solo tenga la capacidad de adaptarse a los nuevos requerimientos de forma rápida y efectiva, sino que también cuente con expertos en problemáticas de tiempo asistencia y asistencia.
Contar con un buen servicio de soporte y consultoría que pueda asesorar a las grandes empresas en procesos de cambio, sobre todo aquellos que deben realizarse rápidamente, es indispensable para disminuir el impacto tanto en la operación como en los colaboradores.
SCM Latam: Expertos en Control de Asistencia para Grandes Empresas
En SCM Latam somos especialistas en gestión de la fuerza laboral para grandes empresas y entregamos soluciones tecnológicas para llevar un control preciso de la asistencia del personal, la cual puede adaptarse completamente a las necesidades de cada organización en distintas industrias. Tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios marcando día a día.
Nuestro sistema de Control de Asistencia de UKG es una herramienta que ayuda al seguimiento automatizado de las horas trabajadas por los colaboradores, para lograr contabilizarlas de manera precisa, disminuir errores en los pagos de nómina y evitar el trabajo administrativo manual que toma horas.
Gestionar y registrar los tiempos de trabajo de los colaboradores es fundamental, pero en SCM Latam nosotros vamos más allá que solamente detectar atrasos, salidas tempranas, ausencias, etc, nosotros buscamos oportunidades de ahorro. Somos el partner estratégico ideal para impulsar la productividad de las grandes empresas.
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