¿Qué es el registro de capacitaciones? - SCM LATAM

¿Qué es el registro de capacitaciones?

En el proceso de formación de empleados, es fundamental mantener un registro de asistencia a capacitaciones. Este control permite conocer qué personal ha completado su capacitación y está preparado para ocupar un puesto específico. Mantener un registro adecuado es esencial en este sentido.

 

¿Por qué hacer registro de asistencia en capacitaciones?

 

El registro de capacitaciones se convierte en una herramienta esencial para realizar un seguimiento documentado de la capacitación y su efectividad. Este enfoque es particularmente beneficioso para empresas de tamaño mediano y pequeño y puede proporcionar insights valiosos, incluyendo el control de horas extras.

La gestión efectiva de la asistencia a las capacitaciones posibilita la introducción de las correcciones necesarias en los procesos.

Para tener un control de asistencia adecuado, resultan fundamentales varios factores:

  • Ubicación: La lista debe estar estratégicamente ubicada en un lugar altamente visible, generalmente cerca de la entrada de la empresa o el salón donde se llevará a cabo la capacitación.
  • Supervisión: Para evitar la falta de firma o la alteración de la información, se recomienda contar con un miembro del personal que supervise el proceso de firma y esté disponible para cualquier asistente que necesite ayuda.
  • Organización: La disposición de los datos en la lista debe ser clara y de fácil comprensión para facilitar el proceso de registro de capacitaciones. Si se dispone de información sobre los asistentes, es conveniente que los nombres estén impresos previamente en la lista. Esto permite que los colaboradores localicen sus nombres y firmen cómodamente.

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¿Cómo llevar el registro de asistencia a capacitaciones?

 

Para llevar a cabo este control de asistencia, es fundamental mantener una lista de registro de capacitaciones donde se registre la participación de los colaboradores en la actividad. Esta lista debe contener varios datos esenciales para cumplir su función adecuadamente, incluyendo:

  1. Nombre del capacitador.
  2. Nombre de la capacitación, curso o evento.
  3. Fechas y hora de inicio y finalización.
  4. Nombres de los asistentes.
  5. Detalles del curso: duración, horario, lugar, etc.
  6. Firma del instructor o capacitador.

Además, se recomienda que estas listas sean supervisadas por una persona designada. Esto garantiza, en primer lugar, que cada asistente firme el documento y, en segundo lugar, que cualquier dato específico que se añada pueda ser supervisado para mantener la integridad de la información registrada.

 

Beneficios de la capacitación de personal

 

La formación constante habilita a los colaboradores para planificar, ejecutar, administrar y tomar decisiones más efectivas, mejorando la integración con sus colegas y aumentando la eficiencia y productividad en el trabajo.

Entre los beneficios destacados que las empresas obtienen al capacitar a sus empleados se incluyen:

  • Reducción de la rotación del personal.
  • Prevención de accidentes laborales.
  • Reducción de costos relacionados con retrabajos y procesos.
  • Menos necesidad de supervisión.
  • Estimulación de la creatividad e innovación.
  • Fomento de empleados multifuncionales.
  • Mejora de los estándares en la contratación y selección de personal.
  • Aumento de la rentabilidad.

¿Cómo mejorar la tasa de participación en capacitaciones?

 

Mejorar la tasa de capacitación en una empresa implica seguir un proceso bien estructurado. Esto involucra varias etapas:

  • Formulación de la estrategia: Diseñar la estrategia de capacitación basándose en los objetivos de la empresa y sus necesidades de desarrollo.
  • Definir objetivos: Establecer los objetivos de la capacitación, que pueden abordar aspectos como el clima organizacional, productividad, seguridad laboral o satisfacción del cliente.
  • Elaboración del presupuesto: Determinar los costos de cada ítem del proceso de capacitación.
  • Definir contenido temático: Asegurarse de que los temas de la capacitación estén alineados con los objetivos establecidos.
  • Prever recursos didácticos: Disponer de los materiales y la tecnología adecuada para llevar a cabo la capacitación de manera efectiva.
  • Determinar duración y cronograma: Diseñar sesiones que no sean excesivamente largas y que se ajusten a las horas de trabajo para que los empleados se sientan compensados por su tiempo.
  • Seleccionar participantes: Definir los conocimientos previos, la experiencia y otros requisitos que los participantes deben cumplir.
  • Seleccionar capacitadores: Evaluar las competencias de los capacitadores, ya sea personal de la empresa o contratados externamente.
  • Diseñar sistema de evaluación: Establecer criterios de evaluación que aborden aspectos como las reacciones de los empleados después de la capacitación, su aprendizaje, comportamiento y el impacto en los resultados.

 

¿Cómo saber si necesito implementar programas de capacitación?

 

Existen señales claras que indican cuándo una empresa necesita implementar programas de capacitación para su personal. Estas señales incluyen:

  • Baja productividad: Si se observa una disminución en la productividad de los empleados o una falta de cumplimiento de objetivos, puede ser una señal de que necesitan más habilidades o conocimientos.
  • Altas tasas de rotación: Si la empresa tiene altas tasas de rotación de empleados, puede ser un signo de que los colaboradores no se sienten satisfechos o capacitados en sus roles.
  • Errores frecuentes: Si se están cometiendo errores frecuentes o se están produciendo problemas en la calidad del trabajo, esto puede deberse a la falta de habilidades o conocimientos.
  • Cambios en la tecnología o procesos: Cuando se implementan nuevas tecnologías o procesos en la empresa, es esencial que los empleados estén actualizados. La incapacidad para adaptarse a estos cambios es una señal de que se necesita capacitación.
  • Quejas de clientes o retroalimentación negativa: Si los clientes se quejan o hay retroalimentación negativa sobre el servicio o el producto, puede deberse a la falta de habilidades de los empleados.
  • Nuevos requisitos legales o normativos: Cambios en las leyes o regulaciones pueden requerir que los empleados estén actualizados en ciertos aspectos.
  • Necesidades de desarrollo profesional: Si los empleados expresan interés en el desarrollo profesional o si se identifican oportunidades para el crecimiento de la carrera, es una señal de que la capacitación puede ser beneficiosa.
  • Competencia en el mercado: Si la competencia en el mercado se está volviendo más intensa, la capacitación puede ser una forma de mantenerse actualizado y competitivo.

Estas señales resaltan la importancia de invertir en la formación y el desarrollo de los empleados.

La capacitación no solo resuelve desafíos actuales, sino que también forja un camino hacia el futuro de la empresa. Los empleados adquieren valiosos conocimientos y experiencia, lo que facilita la adopción de nuevos procesos, mejora la eficiencia y la capacidad para utilizar tecnologías avanzadas, y brinda un servicio más sólido a los clientes.

Para garantizar la efectividad de este proceso, es fundamental contar con un control de asistencia preciso de los empleados a las capacitaciones. En esta área, el respaldo de herramientas digitales se vuelve esencial para simplificar el registro de capacitaciones y la asistencia a las mismas, brindando confianza tanto a los capacitadores como a la empresa.

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