“Lo que no se mide, no se puede controlar ni mejorar” es una frase que se escucha bastante, principalmente porque es cierta. Por esto, las empresas han establecido y definido algunos indicadores de gestión como una buena práctica que ayudan a determinar si las medidas y acciones que se han llevado a cabo son las indicadas y, en caso de que no lo sean, poder tomar las acciones necesarias para encaminar mejor el negocio.
Sin embargo, la medición en sí misma no aporta valor a una organización, pues para hacerlo necesita cumplir 2 condiciones:
- Los datos percibidos se deben transformar en información que permita tomar decisiones en pro del desempeño de la organización.
- Debe haber claridad sobre las prioridades y objetivos estratégicos de la organización, con el fin de que el ejercicio de medir lleve a su organización a procesos de mejora
Hoy en día se pueden encontrar indicadores de gestión de diversos tipos, que servirán de apoyo en diferentes áreas y procesos de una empresa. En este artículo veremos la definición, importancia, tipos de indicadores y ejemplos relevantes.
¿Qué es un indicador de gestión?
Un Indicador de Gestión, o KPI (Key Performance Indicator en inglés), se considera como un punto de referencia o herramienta de medición del cumplimiento de objetivos internos en una compañía. En definitiva, la implementación de indicadores de gestión es la forma más sencilla y eficaz de saber si una empresa está logrando sus metas y objetivos.
Contar con buenos indicadores de gestión empresarial es fundamental, tanto para mantener una imagen clara del desempeño actual que tiene una organización como determinar si se encuentra donde debería estar.
Un indicador de gestión no solo es aplicable para el seguimiento de la empresa completa, sino que también es fundamental incorporarlos en la operación de cada uno de los equipos que componen la organización. Por ejemplo, los equipos de recursos humanos y operaciones que se encargan de la gestión de fuerza laboral se ven fuertemente beneficiados de incorporar indicadores de gestión en su trabajo habitual.
Esto les permite entender cómo se está comportando su fuerza laboral y el impacto que está tiene en la producción de la empresa, gracias a lo cual podrán tomar decisiones informadas para aplicar los cambios que sean necesarios.
Características de los indicadores de gestión
Las principales características y cualidades que debe contener los indicadores de gestión para considerarse funcionales y eficientes son:
- Medible: El indicador debe ser medible. Esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable, en términos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.
- Entendible y sencillo: Cuando un elemento o concepto es muy difícil de interpretar, también será complicado de llevar a la acción. Por esto los indicadores de gestión deben ser sencillos, para que sea entendido por todos los integrantes de tu empresa. Incluso se debe manejar un lenguaje sin tecnicismos demasiado complejos
- Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.
- Útil: Es vital que se especifique para qué sirve o cómo será útil un indicador de gestión y cuál es su objetivo.
- Temporal: Los indicadores de gestión no pueden tener un tiempo ilimitado de ejecución, ya que se afectarían los resultados. Asegúrate de definir el tiempo en que se realizará la recopilación y análisis de la información y los resultados.
- Participación de los clientes: Sí, conocer la visión de los clientes también es importante. Cuando se tienen buenos indicadores de gestión, se genera retroalimentación de ambas partes para la obtención de resultados que satisfagan las necesidades tanto de los usuarios como de la empresa.
- Adecuación: los indicadores de gestión deben adaptarse a las necesidades actuales de tu empresa con el fin de cumplir los objetivos planteados, así podrás definir qué tipo de indicador se requiere.
¿Para qué sirven los indicadores de gestión?
De forma general, las organizaciones hacen uso de los indicadores de gestión y desempeño con el fin de cumplir metas u objetivos estratégicos y fortalecer la motivación del equipo de trabajo, además de que sirven para dar soporte en el crecimiento personal y organizacional.
Como lo mencionamos al inicio de este artículo, lo que no se puede medir, no se puede controlar. Y definitivamente algo que requiere un 100 % de control es la gestión de tu empresa, de lo contrario se podrán obtener resultados no deseados y poco satisfactorios. Estos son algunos motivos para los que sirve implementar mediciones con los indicadores de gestión:
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Miden tus objetivos y metas
No es suficiente establecer objetivos empresariales, necesitas tener un plan de acción para lograrlos así como implementar mediciones con indicadores de gestión que ayuden a saber si vas por buen camino o no. Sin los indicadores no sabrás si las acciones que se están tomando realmente funcionan para lograr uno u otro objetivo. Además, gracias a sus resultados puedes tomar mejores decisiones estratégicas y hacer correcciones oportunas. -
Brindan información clave para tu empresa
Los indicadores de gestión son procesos que dan resultados en tiempo real, los cuales se convierten en información que tal vez se desconocía de la propia empresa o equipo, permitiendo tomar a tu favor para hacer mejoras en la gestión empresarial.
Al permanecer al día con las situaciones de la empresa se está siempre un paso adelante de la competencia, lo que servirá para ofrecer un mejor servicio.
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Evitan prácticas poco éticas
Cuando se tiene un seguimiento constante en las diferentes áreas de la organización, los procesos funcionan mejor, si se descuidan es más probable que se generen problemas mucho más complicados de resolver con el tiempo.
Los indicadores de gestión permiten tener información actualizada y verificada, lo que desarrolla una cultura de transparencia entre los colaboradores y ayuda a establecer el valor de la responsabilidad y el trabajo honesto.
Tipos de indicadores de gestión: ejemplos
Los diferentes tipos de indicadores de gestión empresarial se determinan según lo que se quiera analizar; por ejemplo, el desempeño general de una empresa o los procesos internos de las áreas que la conforman. Existen los indicadores clave de alto nivel que se enfocan en el desempeño general de la organización, y los indicadores de gestión de bajo nivel se enfocan en los procesos y empleados en cada departamento como atención al cliente, finanzas o gestión del talento humano.
Veamos algunos ejemplos de indicadores con mayor detalle
- Indicadores Cualitativos y Cuantitativos
Este es uno de los enfoques más populares para definir indicadores de gestión. En la práctica, tanto las medidas cualitativas, como las cuantitativas, se representan de forma numérica.
- Indicadores Cualitativos: Índice de corrupción internacional, nivel de satisfacción del cliente, calificación de la calidad del servicio.
- Indicadores Cuantitativos: Tasa de conversión de cierre de ventas, volumen de ingresos por ventas, porcentaje de productos con defectos.
- Indicadores Externos vs. Internos
Un indicador de gestión se considera externo cuando está disponible para una amplia audiencia fuera de la compañía, e interno, cuando solo es informado dentro de la organización, con diferentes grados de importancia y confidencialidad.
- Indicadores Externos: Porcentaje de clientes satisfechos, índice de satisfacción del empleado.
- Indicadores Internos: Ingresos por empleado, margen operativo.
- Indicadores de Largo Plazo vs. Corto Plazo
Estos KPI’s buscan medir las acciones que generan resultados en lo inmediato y cercano, o en el largo plazo, en el futuro. Siempre dependen de la planeación estratégica, y de la definición de metas a corto y a largo plazo.
- Indicadores de Largo plazo: Valor del tiempo de vida del cliente
- Indicadores de Corto plazo: Dólares gastados por mes en la ejecución de un proyecto.
Reportes: La clave de los Indicadores de Gestión
Como ya hemos mencionado a lo largo de este artículo, los indicadores de gestión son fundamentales para entender en qué está la empresa y cómo hacer para mejorar. Sin embargo, ¿cómo obtenemos estos indicadores de gestión? Una forma de hacerlo, es a través de reportes.
Por ejemplo, en la Gestión de Fuerza Laboral hay muchos indicadores de gestión que se pueden obtener sobre los colaboradores: ausentismo, presentismos, horas extras, retrasos, salidas tempranas. Toda esta información es parte de los datos necesarios para saber el estado de la productividad laboral, por lo cual es importante tenerlos a la mano constantemente.
En SCM Latam nuestras soluciones de Control de Asistencia y Gestión de Turnos de Trabajo tienen la función Custom Reports, con la cual se pueden crear reportes personalizados según los requerimientos e información que necesita cada jefatura, área o gerencia. Además, pueden automatizarse para ser enviados periódicamente -todos los días, cada lunes, una vez al mes, etc.- según las necesidades de cada área.
Cada gran empresa necesita reportes distintos para guiar su operación a través de sus indicadores de gestión, con Custom Reports es posible cubrir cada una de esas necesidades.
