Uno de los principales desafíos que tiene un sistema de Control de Asistencia es poder llevar un registro preciso de las horas extras trabajadas por los colaboradores, esto permitirá -entre otras cosas- poder calcular la remuneración que cada empleado debe recibir a fin de mes.
Sin embargo, ¿qué son las horas extras? ¿Cómo se pagan? ¿Cómo se calculan? Todas estas son preguntas muy válidas, cuyas respuestas todo equipo de Recursos Humanos debe tenerlas clarísimas. En este artículo responderemos estas y otras dudas sobre qué son las horas extras, sobre todo enfocándonos en la realidad de Chile, Perú y Argentina.
¿Qué son las horas extras?
Para poder entender en profundidad qué son las horas extras, es importante tener claro que cada país tiene normativa propias con respecto a cómo se pagan o cuántas puede hacer un colaborador al día, mes o año, entre otras características. Sin embargo, las horas extras si tienen una definición generalizada que corre para cualquier país.
Cuando tratamos de responder qué son las horas extras, esta es la respuesta más sencilla: es el tiempo trabajado por un colaborador que está fuera de la jornada laboral pactada en su contrato de trabajo. Las horas extras se pueden realizar tanto antes o después de la jornada laboral habitual, lo importante es que se realizan fuera del horario de trabajo normal.
Por ejemplo, un colaborador cuya jornada laboral todos los días es de 9:00 a 18:00 hrs y un día debe quedarse trabajando hasta las 20:00 hrs, esas dos horas entre las 18:00 y las 20:00 hrs se consideran como horas extras.
Otra forma en la que se conoce a las horas extras es “sobretiempo”.
¿Cómo se pagan las horas extras?
En general, en todos los países las horas extras se pagan de forma diferenciada al monto de la hora ordinaria. Siguiendo el ejemplo anterior, significa que esas dos horas que el colaborador trabajó entre las 18:00 y las 20:00 hrs tienen un valor mucho mayor a las horas del resto del día.
Sin embargo, igual como mencionamos anteriormente, el cómo se pagan esas horas extras depende de cada país.
Chile
¿Qué son las horas extras en Chile? En este país el Código de Trabajo específica que todos los tipos de trabajadores -ya sean remunerados con sueldos mensuales, semanales, diarios, a trato, por comisiones o variables- tienen derecho a que sus horas extras sean voluntarias y pagadas.
Como ocurre en todos los países, en Chile cualquier tiempo trabajado que exceda la jornada habitual de los trabajadores -que a abril de 2023- es de 45 horas semanales. Las horas extras se calculan exclusivamente sobre el sueldo bruto pactado en el contrato de trabajo sin considerar otros tipos de beneficios, como comisiones o bonos. Además, el mínimo de recargo que deben tener las horas extras en Chile es del 50%.
Esto significa que si el valor hora ordinaria de un colaborador es de $30.000, la hora extra debe ser remunerada como mínimo con un monto de $45.000.
Como se mencionó, este es el mínimo legal que toda empresa debe cumplir. Sin embargo, es bastante habitual que empleadores, empleados y sindicatos negocien porcentajes mayores de recargo por horas extras.
Además, en Chile el máximo de horas extras que puede realizar un colaborador es de dos al día ni más de 12 en total a la semana.
Perú
Para entender qué son las horas extra en Perú, primero hay que tener claro cómo funciona la jornada laboral. En la mayoría de las empresas en Perú esta jornada es de ocho horas diarias, con un máximo de 48 horas a la semana.
En el artículo 10 del Decreto Legislativo N°854 se establece que “el tiempo trabajado que exceda a la jornada diaria o semanal se considera sobretiempo”. Esto significa que todo tiempo trabajado que sobrepase las horas pactadas en el contrato de trabajo, será considerado hora extra y como tal, debe ser pagado de forma diferenciada.
Con respecto a cómo se calculan -y pagan- las horas extra en Perú, la legislación indica lo siguiente:
“El tiempo trabajado que exceda a la jornada diaria o semanal se considera sobretiempo y se abona con un recargo a convenir. Para las dos primeras horas no podrá ser inferior al veinticinco por ciento (25%) por hora calculado sobre la remuneración percibida por el trabajador en función del valor hora correspondiente y treinta y cinco por ciento (35%) para las horas restantes”.
En resumen, las dos primeras horas extra deben ser pagadas con un recargo del 25% con respecto al costo de la hora ordinaria. Y desde la tercera hora en adelante, ese recargo es del 35%.
Cualquier sobre tiempo menor a una hora, se paga de forma proporcional al costo de la hora extra completa. Además, las horas extra en Perú deben ser pagadas junto con las remuneraciones del mes en el que se efectuaron, registrando el monto tanto en la planilla de los colaboradores como en su boleta de pago.
Otra forma de compensar las horas extra en Perú es a través de tiempo de descanso equivalente al tiempo extra trabajado, lo cual elimina el pago monetario adicional en las remuneración mensual del colaborador.
Argentina
Al igual como ocurre en Chile y Perú, en Argentina todo tiempo de trabajo que exceda la jornada ordinaria, se considera hora extra o suplementaria. Sin embargo, a diferencia de los casos que revisamos anteriormente en Argentina la jornada laboral es un poco distinta:
- 9 horas diarias o 48 horas semanales, como máximo.
- El sábado la jornada termina a las 13:00 hrs.
- Y la jornada nocturna, que no puede durar más de 7 horas, es de 9 PM a 6 AM
Esto es importante entenderlo para saber qué son las horas extras en Argentina y cómo se pagan, puesto que su valor tiene relación con la jornada laboral:
- 50% adicional del valor hora ordinaria de lunes a sábado en la mañana.
- 100% adicional sobre el valor hora ordinaria en días feriados, domingos y sábados después de las 13 hrs.
Además, la ley argentina establece un máximo de horas extras permitidas: 3 horas por día, 30 mensuales y 200 anuales.
Y por último, las horas extra en Argentina solo están permitidas en los siguientes escenarios cuando:
- Se trata de directores o gerentes.
- Los trabajos son realizados por equipos.
- Debe realizarse un trabajo de urgencia.
- El Poder Ejecutivo Nacional fije excepciones.
Por qué es importante llevar un registro preciso de las horas extras
Ahora que sabemos qué son las horas extras, es importante entender que junto con calcular bien los sueldos -algo que si no se hace de forma correcta puede generar muchísimos problemas-, otros beneficios de saber la cantidad exacta de horas extras que han sido trabajadas en la organización son las siguientes:
- Las jefaturas y tomadores decisión de la empresa pueden saber con exactitud cómo se están realizando las actividades y cuáles están tomando más tiempo, lo que permite identificar las labores que necesitan horas extras para ser completadas con éxito.
- Identificar cuántas horas extras se están realizando mes a mes permite realizar un pronóstico más certero de cuánto dinero le toma a la empresa pagar por estas cada mes, lo cual es indispensable para la creación de estrategias y presupuestos en el mediano y largo plazo.
- Cuando las empresas tienen presupuestos mensuales asignados a horas extras, tener claridad de la cantidad de estas horas que los colaboradores están realizando día a día en tiempo real permite recibir alertas que indican cuán cerca está la empresa de completar ese presupuesto, permitiéndole a las jefaturas limitar las horas extras a realizar.
¿Cómo llevar un registro efectivo de las horas extras?
Tal como hemos visto a lo largo del artículo, son muchas las especificaciones relacionadas a qué son las horas extras. Y cuando las organizaciones tienen muchos reglamentos propios, puede volverse muy complicado llevar un registro preciso de las horas trabajadas por cada colaborador.
Hay muchas opciones que las empresas pueden utilizar para llevar un registro de asistencia de sus colaboradores, que van desde lo más manual -como un libro de asistencia que el trabajador debe firmar- hasta las más tecnológicas -como tótems con tarjeta, relojes con biometría, aplicaciones para smartphones o softwares funcionan por medio de dispositivos inteligentes-.
Sin embargo, lo ideal no es solo contar con un sistema de control de asistencia que simplemente registre los horarios de entrada y salida de los colaboradores, dejando a cargo de una persona el cálculo manual de las horas trabajadas. Al implementar un sistema tan básico -solo registro, nada más- no solo el margen de error es muy amplio, sino que también el tiempo que toma completar esta tarea es demasiado.
Una solución tecnológica integral de Control de Asistencia, que no solo registre la asistencia de los colaboradores sino que también calcule automáticamente las horas tanto ordinarias como extras trabajadas cada mes y que considere las especificaciones propias de cada empresa, es lo ideal. No solo evita el margen de error de un cálculo realizado de forma manual, sino que también puede realizar la acción automáticamente.
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Nuestro Control de Asistencia de UKG es una herramienta que realiza un seguimiento preciso y automático del tiempo trabajado de los colaboradores, incluyendo sus horas extra. Además, entrega reportes de forma automática según las necesidades de cada jefatura, permitiendo que el personal pueda centrar su tiempo en actividades que aporten mayor valor a la empresa.
Esta solución es completamente personalizable, lo cual permite incorporar en el cálculo de horas ordinarias y extra cualquier parámetro que la organización quiera implementar, como definir valores específicos para horas extras realizada antes o después de cada turno, determinar que la primera hora extra tenga un valor y las siguientes otro monto, o identificar diversos tipos de horas trabajadas -como festivos, domingos, turnos nocturnos, etc-.
En SCM Latam no solo buscamos el correcto funcionamiento operacional de cada gran empresa, sino que entregamos herramientas que permiten encontrar oportunidades para mejorar la productividad operacional y ahorrar costos.
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