Los colaboradores deben realizar un marcaje de asistencia, tanto al comienzo como al final de cada turno de trabajo. En la mayoría de los países, como Chile, esto no es opcional sino que un requerimiento de la ley laboral, que obliga a los empleadores a llevar un registro de las horas trabajadas de sus empleados.
Llevar un control exacto de las horas trabajadas permite tanto a empleadores como empleados mayor transparencia sobre cuántas horas ordinarias y extraordinarias ha trabajado cada persona, lo cual entrega claridad sobre cuánto debe ser la remuneración a fin de mes. Además, gracias a un buen sistema de Control de Asistencia las jefaturas pueden tener información en tiempo real sobre lo que está ocurriendo al interior de su empresa.
Marcaje de asistencia: ¿Por qué un colaborador lo olvida?
A pesar de que es un requerimiento que los colaboradores deben realizar a diario, no es tan extraño que en ocasiones se les olvide realizar su marcaje de asistencia ya sea al comienzo o al final de un turno. Las razones de por qué esto ocurre pueden ser muchas, pero algunas de las más habituales son:
- No hay cultura de marcaje: Si los colaboradores no entienden la importancia de llevar un control preciso de su tiempo trabajado, no le darán la importancia necesaria a esta acción y será más fácil que la olviden.
- Los colaboradores no entienden cómo marcar: Puede parecer obvio, pero cuando se implementa un nuevo sistema de control de asistencia -sobre todo si se pasa de uno manual a uno digital-, es fundamental asegurarse de que los colaboradores sepan cómo funciona el dispositivo de marcación.
Además, deben tener claridad de las opciones de marcaje de asistencia disponibles. Esto permite que si la forma principal de realizar el registro no funciona correctamente, conozcan las alternativas disponibles para realizar el marcaje de todas formas.
- El dispositivo de marcaje de asistencia no está visible: La responsabilidad del control de asistencia recae en el empleador, es la empresa la que debe asegurarse de tener un dispositivo de marcación disponible. Esto también implica tener un reloj control en un lugar visible, que quede en la ruta habitual de los colaboradores y que no represente un inconveniente tener que marcar asistencia.
¿Qué hacer si un colaborador olvida marcar asistencia?
Sin importar las razones de por qué un colaborador olvida realizar su marcaje de asistencia, la realidad es que esto puede ocurrir. Lo importante, es estar preparados para estas situaciones y saber cómo reaccionar para que este olvido no se convierta ni en un problema ni en una constante.
Alerta de marcación pendiente
Los sistemas de Control de Asistencia digital pueden tener la función de alertar al colaborador de que tiene un marcaje de asistencia pendiente, ya sea a través de un correo electrónico o algún tipo de notificación. Tiempo después de que el turno de trabajo comenzó o finalizó, el colaborador debería ser notificado de que la marcación no se ha registrado, dándole la oportunidad de realizarla.
En el caso de Chile, el nuevo dictamen N°2927/58 de la Dirección del Trabajo, el cual debe ser implementado antes de fines de 2023, determina que es una obligación que los sistemas de Control de Asistencia envíen una notificación a los colaboradores si tienen marcajes pendientes.
Corregir o editar marcación
Las jefaturas tienen la posibilidad de realizar modificaciones a los marcajes de asistencia de los colaboradores, para corregir un olvido de marcación si un trabajador llegó efectivamente a tiempo a trabajar.
Nuestra solución de Control de Asistencia en SCM Latam tiene esta opción de modificación, en la cual la jefatura que realiza la corrección debe justificar el cambio realizado. Esto significa que, junto con la modificación, deben ingresar una razón para el cambio y que esto quede registrado.
Agregar una justificación o razón a la modificación permite tener una auditoría de los cambios que las jefaturas están realizando, fomentando la transparencia al interior de la organización. Esto permitirá evitar el amiguismo de jefaturas con trabajadores con los que son más cercanos o abusos de poder, puesto que siempre existirá un registro de las modificaciones realizadas que los equipos gerenciales pueden revisar.
Reporte de incidencias
El registro de por qué se realizan modificaciones a un marcaje de asistencia posibilita realizar una buena auditoría al trabajo de cada equipo, lo que a su vez genera Reportes de Incidencias que permite a las jefaturas tener un panorama claro sobre lo que está ocurriendo en cada área, planta, sucursal, etc.
Nuestra solución de Control de Asistencia en SCM Latam puede generar varios tipos de reportes para realizar estas auditorías, y llevar un control de lo que está ocurriendo en cada equipo. Estos reportes pueden ser automatizados y contener la información que cada jefatura, líder o gerente considere pertinente para cada ocasión.
Por ejemplo, las jefaturas pueden recibir un reporte generado automáticamente con las modificaciones realizadas en un período de tiempo determinado (puede ser diario, semanal o mensual) e identificar situaciones que puedan ser irregulares: por qué un colaborador tiene tantas modificaciones de marcación o por qué un supervisor realiza tantas modificaciones a un trabajador en particular, entre otras.
Estrategias y consejos para evitar que los colaboradores olviden marcar asistencia
Incluir en reglamentos
Para evitar que un colaborador olvide realizar su marcaje de asistencia, es importante que la obligatoriedad de hacerlo, las reglas de marcación de cada empresa y cómo éstas se interpretarán en el día a día de los colaboradores debe estar estipulado en los reglamentos internos de la empresa. Para que los trabajadores tengan confianza en el sistema implementado, deben comprender cómo funciona y qué impacto tiene en sus labores diarias.
Concientizar y recordar
Tal como mencionamos anteriormente en este artículo, si no hay cultura de marcaje de asistencia en una organización es muy sencillo que los colaboradores olviden hacerlo. Es por esto que es importante que las empresas concienticen a sus trabajadores en la importancia de realizar esta acción, que los capaciten en cómo funcionan los dispositivos y tengan claridad del flujo de información que la marcación entrega, de esa forma tendrán conocimiento de los beneficios que representa para ellos que sus horas trabajadas estén bien contabilizadas.
Además, la concientización es un trabajo constante, no es solo un acto que se realiza una vez y el problema queda solucionado. Es importante estar siempre recordando a los colaboradores, tanto nuevos como antiguos, la importancia del marcaje de asistencia y los beneficios que representa tanto para ellos como para la empresa.
Contar con dispositivos de marcación simples y amigables
Los dispositivos de marcaje de asistencia, o reloj control como son popularmente conocidos, deben ser simples y amigables para los colaboradores. Lo ideal es que la marcación no se convierta en un inconveniente que entorpezca el flujo habitual de trabajo, sino que sea una acción tan cotidiana que resulte natural realizarla para las personas.
En SCM Latam contamos con varias opciones de dispositivos de marcación:
- Reloj Control Biométrico con huella: Es una de las opciones de marcaje de asistencia más comunes, sobre todo en grandes empresas, debido a que es el método más seguro de marcación, es uno de los más confiables y el que tiene menos margen de error. A través de este método el colaborador deberá colocar su huella en un dispositivo especializado en esto, como los Idemia Morpho SIGMA Lite+, Idemia Morpho SIGMA Extreme o UKG Intouch, entre otros.
- Reloj Control Biométrico con reconocimiento facial: Está está dentro de las opciones más modernas, la cual utiliza reconocimiento facial para realizar la marcación, el cual se basa en un dispositivo que reconoce el rostro de cada colaborador y registra de esa forma tanto el comienzo como el fin de sus turnos de trabajo, como el Idemia Vision Pass.
- Aplicación móvil: MyPalTime es la aplicación móvil desarrollada por SCM Latam que puede descargarse tanto en smartphones para el uso individual de cada colaborador como tablets, para ser usado por toda la fuerza laboral. MyPalTime tiene tres formas de marcaje de asistencia: ID+CLAVE y biometría tanto con huella digital como con reconocimiento facial. Además, MyPalTime permite que el colaborador tenga acceso a sus propios registros, por lo que puede revisar sus marcaciones de días o semanas pasadas. Esto aumenta tanto la transparencia como la confianza del trabajador en el sistema que está usando la empresa.
SCM Latam: Expertos en Gestión de Fuerza Laboral
En SCM Latam somos especialistas en gestión de la fuerza laboral para grandes empresas y entregamos soluciones tecnológicas para llevar un control preciso de la asistencia del personal. Nuestro sistema de Control de Asistencia es una herramienta que ayuda al seguimiento automatizado de las horas trabajadas por los colaboradores, para lograr contabilizarlas de manera precisa, disminuir errores en los pagos de nómina y evitar el trabajo administrativo manual que toma horas.
Gestionar y registrar los tiempos de trabajo de los colaboradores es fundamental, pero en SCM Latam nosotros vamos más allá que solamente detectar atrasos, salidas tempranas, ausencias, etc, nosotros buscamos oportunidades de ahorro. Buscamos ser el socio estratégico ideal para impulsar la productividad de las grandes empresas.
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