La mayoría de las empresas, independientemente de su sector o tamaño, generalmente comparten el deseo de ser más eficientes y productivas que la competencia. Sin embargo, lograr este objetivo es cada vez más difícil, sobre todo al momento de gestionar los equipos de trabajo de manera eficaz.
Es en este contexto donde el Workforce Management, o Gestión de Fuerza Laboral en español, toma mayor importancia. Esta es una herramienta esencial para planificar los equipos de trabajo y personal de una empresa de la manera más óptima posible, logrando así potenciar la productividad laboral y alcanzar los objetivos propuestos.
Por ello, Workforce Management es un área crucial de la organización. En este artículo explicaremos su importancia, sus principales beneficios y cómo puede ayudar a las empresas para que sean más competitivas.
Workforce Management: ¿Qué es?
En palabras simples, Workforce Management es el conjunto de conocimientos, procesos y esfuerzos que buscan maximizar los niveles de desempeño y competencia dentro de la fuerza laboral en una organización.
Por ejemplo, en una empresa donde el capital humano es esencial en los procesos operacionales – como ocurre en fábricas, constructoras o retail – es crucial tener claridad sobre el nivel de ausentismo de los colaboradores y llevar un correcto seguimiento de las horas trabajadas, entre muchos otros factores. En estos casos, el Workforce Management no solo entrega una respuesta a estas problemáticas, sino que también puede potenciar al máximo la productividad laboral de cada organización.
¿Por qué? Principalmente porque el Workforce Management permite a las organizaciones obtener información y datos sobre cómo se está comportando la fuerza laboral del negocio: qué colaboradores están cumpliendo sus horas, cuales no están alcanzando sus metas o qué áreas están teniendo complicaciones cubriendo sus turnos.
Además, el Workforce Management no solo le permite a las empresas llevar un registro de cómo están trabajando sus colaboradores, sino que también se pueden realizar análisis que determinen la cantidad exacta de empleados necesarios para completar un trabajo en particular en un momento determinado del día, la semana o el mes.
Adicionalmente, utilizando herramientas de Workforce Management empleadores y supervisores pueden realizar las siguientes tareas y optimizaciones:
- Previsión y pronóstico de las necesidades de fuerza laboral
- Gestión de los horarios laborales
- Seguimiento del tiempo y control de las asistencias
- Gestión de ausencias laborales
- Análisis de datos
- Cumplimiento de la legislación local o compliance
Los sectores o industrias que se ven más beneficiados por una correcta gestión de la fuerza laboral son aquellos que movilizan una gran cantidad de colaboradores, como el retail, la industria pesada, faenas, centros de salud, minería, entre otros. Si deseas saber qué es el control de asistencia de personal, te invitamos a leer nuestra entrada.
Objetivos del Workforce Management
Uno de los principales objetivos del Workforce Management es aumentar la productividad sin incurrir en contrataciones innecesarias. Lograr este objetivo generalmente requiere tener tanto a las personas como los recursos correctos alineados, en el lugar y momento correcto.
Una gestión eficaz de la fuerza de trabajo debe lograr los siguientes objetivos:
- Control los tiempos de manera correcta: Poder registrar las asistencias, entradas a la hora o tardías, salidas tempranas, horas extras, colación, etc., lo cual permitirá a la empresa generar un pago de nómina correcto sin perder tiempo en re-procesos debido a cálculos erróneos. Además, las organizaciones que hacen estos cálculos de manera manual suelen pagar de más a sus colaboradores y se arriesgan a ser fiscalizados por los organismos que regulan las leyes laborales de cada país.
- Garantizar una disponibilidad constante de la fuerza laboral: El objetivo es mantener un equilibrio constante entre la carga de trabajo y el tiempo que los colaboradores están dedicando a ese trabajo. Esto busca evitar cuellos de botella que pueden resultar en una disminución de la productividad, así como en costos adicionales (ej: órdenes de trabajo inconsistentes o no tener la capacidad para atender a todos los clientes).
- Cubrir los puestos de trabajo con personal calificado: Algunos puestos de trabajo necesitan ciertos tipos de habilidades para poder ser ejecutados correctamente, un buen sistema de Workforce Management necesita tener en consideración estas habilidades al momento de sugerir nuevas planificaciones de turno. Al cubrir los puestos de trabajo con los empleados calificados para estos puestos, se optimiza la cadena de valor en la empresa.
- Flexibilidad en la manera de capturar las marcas: Cada empresa tiene necesidades propias, por lo que cada una puede requerir diferentes tipos de dispositivos para registrar el marcaje de sus empleados. Por ejemplo, algunas organizaciones están insertas en condiciones ambientales adversas y requieren modelos que sean resistentes al agua o al polvo, otras necesitan contar con sistemas que permitan el marcaje en terreno o que tengan reconocimiento facial, entre otros.
¿Por qué es importante el Workforce Management?
Gracias a la información sobre la fuerza laboral que entregan las soluciones de Workforce Management, las empresas pueden buscar estrategias que les permitan gestionar de mejor manera a sus colaboradores y alcanzar así los objetivos de negocio que buscan conseguir.
Las organizaciones que tienen políticas y prácticas laborales inconsistentes, y que no implementan buenas prácticas de Workforce Management, pueden verse afectadas por los siguientes escenarios:
- Violaciones de la legislación local con respecto a leyes laborales
- Aumento de costos operacionales
- Escasez o exceso de personal
- Incidentes de seguridad en el trabajo
- Tasas de rotación más altas
- Pérdida en las utilidades del negocio
- Pérdida de ventajas competitivas
¿Cuáles son los beneficios del Workforce Management?
El Workforce Management implica reconocer las principales prioridades de una organización y anticipar los desafíos del capital humano, para que se puedan tomar las medidas adecuadas para mitigar costos adicionales y mantener la eficiencia. Con un Sistema de Gestión de la Fuerza Laboral eficaz, pueden existir tanto beneficios para las empresas como para los empleados.
Beneficios para la empresa
- Reducción y control de costos: El exceso de personal, las horas extraordinarias excesivas y otros gastos costosos se pueden minimizar mediante el uso de herramientas de gestión de fuerza laboral. Con algunas soluciones de Workforce Management avanzadas, los empleadores pueden incluso ver cómo los presupuestos se ven afectados por los cronogramas a medida que se crean.
- Control de horarios y cargas de trabajo optimizadas: Al realizar la gestión adecuada de la fuerza de trabajo, se obtiene mucho más control sobre los horarios del personal. Adicionalmente, al contar con un buen sistema de gestión se tiene respaldo sobre la cantidad de horas trabajadas (incluyendo las horas extras), las que pueden ser revisadas por los mismos colaboradores, como también por las jefaturas y encargados de pago de nómina.
- Automatización de tareas administrativas: Los procesos de gestión de la fuerza laboral están digitalizados y automatizados, lo que asegura que no se perderán valiosas horas de trabajo en tareas administrativas. Por ejemplo, se eliminan la entrada de datos repetitivos y los cálculos manuales, lo que minimiza los errores humanos en los cálculos del pago de nómina.
- Flexibilidad de la fuerza laboral: Contar con un sistema de gestión de la fuerza laboral puede ayudar a responder a nuevos requerimientos de personal, según así lo demanden los niveles de producción o estacionalidad. Gracias a la información basada en datos y análisis, se vuelve mucho más factible implementar estrategias para lograr las metas propuestas.
- Anticiparse a la necesidades: La consultoría en productividad laboral, apoyada en sistemas como el de UKG, puede entregar la cantidad óptima de personal presente en cada sucursal y puesto a cada hora del día, teniendo en cuenta fechas atípicas, estacionalidad y disponibilidad del colaborador.
- Analítica para la toma de decisiones optimizada: Con los datos y analítica que entregan las herramientas de Workforce Management, los empleadores obtienen una mejor perspectiva del compromiso, la asistencia y la productividad de los trabajadores, lo que les permite ajustar la capacitación, el entrenamiento y los procesos para obtener el máximo rendimiento. Además, los reportes automatizados y personalizables, ayudan a ahorrar mucho tiempo al evitar la tarea tediosa de generar informes de manera manual. Al tener tan alta capacidad de personalización, se pueden recrear los mismos parámetros que la compañía históricamente ha utilizado.
Beneficios para los colaboradores
- Mejora de la satisfacción de los colaboradores:
Al tener un mejor control de los horarios del personal y métricas del performance de asistencia, la gestión de los colaboradores se vuelve más transparente y confiable. Se mejora la comunicación y confianza en los procesos, lo cual impacta directamente en la satisfacción de las personas y en una posible reducción de la rotación laboral. - Mayor exactitud en el cálculo del pago de las remuneraciones:
Al tener sistemas y procesos automatizados, se mejora la precisión y se minimiza el error humano en los cálculos de las nóminas de los colaboradores. De esta manera, tienen la confianza de que se les está pagando de manera exacta por ese trabajo realizado.
Conoce nuestras soluciones de Workforce Management
En SCM Latam somos especialistas en gestión de la fuerza laboral, tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios que utilizan nuestras soluciones día a día.
La Transformación Digital llegó para quedarse hace años, y para nosotros la mejor forma de implementar estrategias de Workforce Management es con herramientas tecnológicas que permitan digitalizar y automatizar los procesos de las grandes empresas.
Con nosotros las grandes empresas encuentran soluciones que abarcan todos los ámbitos del Workforce Management, desde el Control de Tiempo y Asistencia y la Gestión de Horarios Laborales Optimizada hasta la Consultoría en Productividad Laboral. Nuestros expertos trabajarán como un miembro más del equipo, impulsando a las organizaciones a potenciar su fuerza laboral, reducir costos y mejorar su productividad.
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