Tener un sistema de control de la asistencia de colaboradores y contar con un seguimiento de las horas trabajadas es fundamental para toda empresa, ya que a través de esta información no solo es posible tener un conteo correcto para el pago de nómina, además sirve para manejar las ausencias, los tiempos de ejecución de actividades y mucho más. De esta forma se miden los hábitos de asistencia a nivel particular y general de los colaboradores.
¿Sabes qué es un sistema de control de asistencia?
Consiste en el registro de marcas de los colaboradores, las que deben tener en cuenta: el inicio de la jornada laboral, finalización de ésta, tiempos de descansos, horas extras, ausencias planificadas, licencias médicas, vacaciones y planificación de personas en fechas atípicas. Las marcas pueden ser tomadas a través de diferentes opciones, como tótems con tarjeta, libros de asistencia, hojas de cálculo, relojes con tecnología biométrica e incluso apps y softwares que funcionan por medio de dispositivos inteligentes.
A través de estas herramientas es posible conocer las horas trabajadas de cada colaborador, generando un pago correcto de sus salarios. Además, permite cumplir con las normas y leyes que cada país exige.
¿Cómo elegir un sistema de control de asistencia?
La selección de un sistema de control de personal resulta importante al tener en mente las metas y desafíos que cada empresa enfrenta. Dentro de las consideraciones que se deben tener para realizar esta tarea está:
- La capacidad de adaptar el sistema dependiendo de cada industria, planta o sucursal.
- La facilidad de uso.
- El precio.
- La posibilidad de integración con otros softwares.
- Reportería personalizada.
¿Por qué utilizar un sistema de control de asistencia?
Al tener gran cantidad de colaboradores realizando distintas actividades al mismo tiempo, es difícil hacer un seguimiento manual del tiempo trabajado del personal. Los equipos que realizan esta tarea sin un sistema que se adapte a sus necesidades, pueden dar lugar a errores, los que generarían un aumento de los costos de la nómina.
Control de asistencia de personal: ¿Cómo puedo implementarlo?
También se debe considerar al ver un control del tiempo y asistencia, cuál es la forma en que se integrará esta solución a la cultura empresarial. Es por esto que resulta útil contar con un grupo de expertos que guíe sobre cómo funciona cada aplicación, reloj o sistema que será usados diariamente y que ayude en la gestión del cambio.
Reloj control de asistencia
Se trata de dispositivos que son utilizados para tener registro del tiempo de los colaboradores en su jornada laboral. Pueden variar en tipo de tecnología, resistencia y sofisticación.
El reloj de control de asistencia, puede ser reloj biométrico, con tarjeta de proximidad, ingresando un pin, entre otros.
Por su parte, las aplicaciones y softwares son capaces de adaptarse y funcionar de forma similar a la de un reloj control, los que pueden trabajar en diferentes dispositivos con sistemas operativos como Windows, Android o iOS.
¿Qué es el control de asistencia por biometría?
Se refiere al procedimiento de seguridad que considera las características biológicas únicas de los individuos, como son las cualidades faciales, huellas dactilares, retinas o voces, con el propósito de verificar que las personas son quienes dicen ser.
La autenticación biométrica funciona leyendo los rasgos distintivos de cada persona, para luego comparar la información almacenada por el propietario del dispositivo. De esta manera el control de asistencia biométrico incluye: un lector o artefacto de escaneo y tecnología para comparar los registros biométricos con la base de datos.
Lo importante es que la coincidencia entre los dos conjuntos de datos sea idéntica para que ocurra el acceso o permiso.
Ventajas de implementar un sistema de control de asistencia laboral
Payroll ajustado
Cuando conoces los tiempos que trabaja cada uno de tus colaboradores, es posible conocer cuánto es realmente lo que se le debe pagar a cada uno de ellos, calculando correctamente los salarios y garantizando un correcto seguimiento de las tareas llevadas a cabo por la fuerza de trabajo.
Reportería para una mejor toma de decisiones
Al tener un sistema de control de asistencia se puede concentrar variada información a través de una plataforma, logrando hacer análisis, predicciones de comportamiento, eliminar procesos poco eficientes y en general, tener una panorámica de lo que está sucediendo con los colaboradores, logrando tomar decisiones en el tiempo correcto.
Correcto seguimiento del tiempo y la asistencia
No sólo elimina las imprecisiones asociadas con el seguimiento en papel, sino que también le permitirá a los supervisores tener una imagen exacta de cuánto tiempo están empleando realmente los colaboradores en sus tareas y proyectos particulares en cada sucursal.
Cumplimiento de normativas locales
Es posible tener datos detallados y fáciles de entender de las horas trabajadas, cumpliendo con los requerimientos que tenga cada país, empresa o industria. En el caso chileno, según el artículo 33 del Código del Trabajo, estipula que es obligación del empleador tener un registro donde estén todas las horas trabajadas por los colaboradores.
Planificación óptima de los turnos
Tener conocimiento sobre la asistencia de los colaboradores permite a quienes toman decisiones, formar horarios de manera eficiente, donde se pueda cubrir la demanda que necesita cada planta. También con este sistema se puede tener en cuenta las preferencias del personal y tanto supervisores como los mismos colaboradores podrán visualizar la cantidad de horas trabajadas. Además se puede evaluar las capacidades que tienen los colaboradores al desempeñar sus labores. De esta manera los encargados de organizar turnos, pueden tener a la cantidad de personas correcta en el momento justo.
Confianza del colaborador
Al tener una plataforma en que los colaboradores tienen acceso para ver sus horas trabajadas y el pago que corresponde a ellas, entrega confianza al personal al saber por su propia cuenta que están siendo pagados correctamente por su trabajo.
Los mejores sistemas de asistencia de personal
En el mercado existen diversos tipos de sistema de control de asistencia que abarcan distintas complejidades y que tienen un amplio rango de precios. Por lo que más que solo una herramienta, contar con un sistema de control de asistencia es una solución que potencia a tu compañía, adaptándose a las necesidades propias de cada empresa, con beneficios que van desde la automatización de tareas manuales, hasta la planificación de mallas horarias optimizadas, entre otros.
Gracias a nuestra alianza con UKG, un software potente y líder del nicho a nivel mundial, somos capaces de lograr parametrizaciones ajustadas a la realidad de cada uno de nuestros clientes y de sus legislaciones locales, sindicatos, reglas de pago, reglas de interpretación de marcaje y mucho más.
En SCM Latam somos especialistas en gestión de la fuerza laboral y entregamos soluciones de control de asistencia de personal adaptables a diferentes empresas en distintas industrias. Tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro, trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, con más de 250 mil usuarios marcando día a día.
No solo buscamos el correcto funcionamiento operacional, sino que entregamos herramientas que permiten encontrar oportunidades de ahorro para nuestros clientes.
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