Son muchos los elementos que todo equipo de Recursos Humanos debe tener en claro con respecto a las remuneraciones de los colaboradores, uno muy importante es el Libro de Remuneraciones Electrónico.
Es por eso que en este artículo explicaremos qué es el Libro de Remuneraciones Electrónico, cómo se tramita en MiDT y qué se necesita para hacerlo.
¿Qué es el Libro de Remuneraciones Electrónico?
Antes de explicar qué es el Libro de Remuneraciones Electrónico, es importante entender qué es el Libro de Remuneraciones en sí mismo: es el lugar donde se centraliza todo el detalle de los sueldos, declaraciones provisionales y toda la información referente a la remuneración de cada empleado de una empresa.
El Libro de Remuneraciones Electrónico, por su parte, es esta misma instancia -que antes solía ser física- pero que actualmente está digitalizada. Esto ocurrió tras una modernización que se implementó en la Dirección del Trabajo (DT) hace unos años, privilegiando desde entonces los trámites digitales.
A través de una plataforma digital puesta a disposición de la Dirección del Trabajo, los empleadores pueden registrar los pagos de remuneraciones efectuadas, de forma estandarizada a través del Libro de Remuneraciones Electrónico. Esto se debe hacer cada mes, con cada trabajador.
El Libro de Remuneraciones Electrónico, a través de esta plataforma, permite a los empleadores cumplir con la obligación contenida en el artículo 62º del Código del Trabajo.
Se implementó este Libro de Remuneraciones Electrónico con el objetivo de estandarizar los conceptos de remuneraciones, que todos tengan una única denominación y aplicación práctica. Es por esto que las empresas deben utilizar la planilla y modelo entregado por la DT para completar el Libro de Remuneraciones.
¿Desde cuándo es obligación tener un Libro de Remuneraciones Electrónico?
Desde el 1 de octubre de 2021 es obligación contar con un Libro de Remuneraciones Electrónico, según la Ley de Modernización de la Dirección del Trabajo.
¿Quienes tienen obligación de tener un Libro de Remuneraciones Electrónico?
Como el Libro de Remuneraciones Electrónico es una plataforma para hacer cumplimiento del Artículo 62 del Código del Trabajo, quienes tienen la obligación de tener uno son los mismos expresados en dicho artículo. Esto serían todos los empleadores que tengan cinco trabajadores o más.
También están obligados a llevar tener Libro de Remuneraciones Electrónico todos los contribuyentes que están autorizados a llevar contabilidad electrónica y quienes están autorizados como emisores de libros electrónicos, incluyendo a las empresas contables.
Es importante destacar que si un empleador solía tener más de cinco trabajadores pero eventualmente reduce su dotación a una menor cantidad, debe seguir declarando la renta de sus trabajadores de forma mensual a través del Libro de Remuneraciones Electrónico. Esto se indica en el dictamen 877/6 del 10/03/2021.
¿Qué debe contener un Libro de Remuneraciones Electrónico?
En general, el Libro de Remuneraciones Electrónico se divide en cinco principales secciones o categorías:
- Datos de identificación del trabajador: RUT, fecha de inicio del contrato o cargas familiares, entre otros.
- Haberes: Tanto imponibles y tributables, comisiones, gratificaciones, aguinaldos, entre otros.
- Descuentos: Cotizaciones obligatorias, ahorros previsionales, depósitos convenidos, entre otros.
- Aportes del empleador: Seguro de accidentes del trabajo, indemnizaciones, seguro de invalidez y sobrevivencia, entre otros.
- Totales: Esto se refiere al total de haberes imponibles/no imponibles, el total de descuentos y aportes, y cualquier otras sumas de cálculo necesario para el pago de las remuneraciones.
¿Cómo se hace el trámite del Libro de Remuneraciones Electrónico?
El trámite del Libro de Remuneraciones Electrónico se realiza de forma digital, a través de la plataforma MIDT. El plazo máximo para enviar la información del Libro de Remuneraciones Electrónico es el día 15 del mes calendario siguiente a aquel en que se realizó el pago de las remuneraciones. Si el 15 cae en día domingo o festivo, el plazo se amplía hasta la medianoche del día hábil siguiente.
Este trámite no tiene costo, y para realizarlo se debe tener en consideración lo siguiente:
- En el caso de empleadores constituidos como persona jurídica, deben tener designado un representante laboral electrónico.
- El empleador, o su representante laboral electrónico, deben operar con Clave Única.
Para hacer el trámite del Libro de Remuneraciones Electrónico se pueden utilizar alguna de las dos opciones de carga disponibles: Carga masiva o formulario en pantalla.
La declaración del Libro de Remuneraciones Electrónico con la opción carga masiva se debe realizar a través de un archivo con formato CSV o TXT, el cual permite realizar la carga completa de la información de todos los trabajadores integrantes de la empresa.
Por su parte, con opción formulario en pantalla el usuario puede realizar la carga de forma individual de cada trabajador a través de una plantilla disponible en MiDT, esta información puede ser reutilizada en declaraciones posteriores.
Es importante mencionar que no importa cuál opción se elija, ambas tienen los mismos conceptos a declarar en base a los criterios establecidos en los documentos Manual de Usuario y Suplemento Libro de Remuneraciones Electrónico.
Paso a paso del trámite en MiDT
- Reunir los antecedentes requeridos. No olvidar leer las condiciones en el campo “¿Qué necesito para hacer el trámite?”.
- Hacer clic en “ir al trámite en línea” y luego en “iniciar sesión“.
- Escribir el RUN y ClaveÚnica, luego hacer clic en “continuar“.
- Actualizar los datos si es la primera vez que se accede al portal Mi DT.
- Ingresar al perfil “empleador“.
- Hacer clic en “Libro de Remuneraciones Electrónico” y luego en el mes del que se desea realizar la declaración.
- Seleccionar una opción, haciendo clic en en “archivo CSV” (carga masiva) o “formulario en pantalla”.
- Carga masiva:
- Seleccionar “elegir archivo” para cargar la planilla CSV o TXT del Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) del mes respectivo.
- Hacer clic en “enviar declaración“.
- Formulario en pantalla:
- Seleccionar “formulario”.
- Completar la información solicitada (obligatoria y opcional, según corresponda).
- Hacer clic en “finalizar registro” para concluir la declaración mensual.
- Carga masiva:
- Como resultado del trámite, se habrá informado las remuneraciones de los trabajadores y trabajadoras a través del Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE). Una vez finalizado el trámite, se recibirá una notificación en el correo electrónico. Si este correo no llega después de 48 horas, consultar al correo electrónico lre@dt.gob.cl
Rectificaciones al Libro de Remuneraciones Electrónico
Si se cometen errores en el Libro de Remuneraciones Electrónico es posible realizar rectificaciones o modificar una declaración anterior, por ahora no hay límite de veces en las que esto se puede realizar.
Las rectificaciones pueden ser por un caso de error, omisión o cuando se realiza una reliquidación de las remuneraciones de dicho periodo.
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