¿Qué es Dotación Óptima?

Por Claudio Fuentes, Head of Workforce Consultancy en SCM Latam

Una de las principales misiones de cualquier empresa es hacer que la operación funcione, que fluya día a día. Para lograr este objetivo hay un elemento fundamental: los colaboradores. 

No importa si se está produciendo, vendiendo o ambos, para lograr que la operación funcione y que las empresas logren sus objetivos, es necesario contar con personas en diferentes puestos de trabajo que cumplan sus labores. Cuando hablamos de dotación de personal nos referimos justamente a eso: asegurarse de que los puestos de trabajo estén ocupados al interior de una empresa, por personas con las habilidades necesarias para cumplirlos. 

Sin embargo, cuando hablamos de dotación óptima nos referimos a la gestión de la cantidad y tipo de contratos necesarios para el funcionamiento adecuado de una empresa. Es justamente en este tema donde quiero enfocarme: cómo encontrar la dotación óptima de trabajadores en una organización, y por qué es tan importante. 

¿A qué nos referimos cuándo hablamos de dotación óptima? 

Tengo cinco tiendas y cada una tiene seis vendedores, pero justo dos renunciaron así que tengo que buscar nuevas personas para mantener mi dotación de personal como corresponde. ¿Mis desafíos? Asegurarme que puedan realizar su trabajo, que sean confiables o cualquier otra característica que mi empresa considere necesaria para su contratación. 

Sin embargo, cuando hablamos de dotación óptima es dar un pequeño paso atrás y preguntarse: ¿Cuántas personas necesito realmente trabajando en esta tienda? La respuesta puede ser que en verdad con cuatro sigo teniendo las mismas ventas, o que en verdad con ocho vendedores podría estar generando muchas más ganancias en esa misma tienda. 

Planificación de Dotación de SCM Latam es un servicio que determina la cantidad de personas que mejor se ajusta a las necesidades particulares de una tienda, sucursal o planta de producción, entre otros. Y no solo determina cuántas personas necesito, sino que también qué tipo de contrato deberían tener: part-time,  full-time o el que tu quieras usar.

Porque quizá efectivamente necesito ocho vendedores para aumentar mis ganancias en esa tienda, pero solo seis de ellos deberían estar todo el día (full-time) y dos trabajar solo durante las cuatro horas de mayor concurrencia de clientes (part-time). 

Part-time y Full-time: El balance perfecto 

Como ya lo mencioné, cuándo hablamos de dotación óptima no es solo determinar cuántas personas necesito, sino que bajo qué tipo de contratos debería tenerlos. Y acá no existe un balance estándar entre colaboradores part-time y full-time, sino que todo depende de la realidad de cada empresa, su proyección de demanda, afluencia de clientes y muchos otros factores más que se utilizan para determinar la dotación óptima de personal. 

Por ejemplo, en un restaurante cuya especialidad está puesta en la cena, la mayoría de los días no tienen mucha cantidad de clientes durante la mañana o el almuerzo, sino que es en la tarde-noche cuando tienen todas las mesas ocupadas y se hacen filas de espera para comer ahí. 

En este lugar no hace sentido tener x cantidad de meseros todo el día, porque posiblemente durante gran parte de su jornada de trabajo no tengan muchos clientes a los que atender. Es en la hora de la cena donde se necesitan muchísimos meseros, para atender de buena forma a todos los clientes. Sin embargo, solo los necesito por un par de horas durante la cena, no más que eso. 

En ese caso, la dotación óptima de personal sería una menor cantidad de meseros full-time que trabajen durante todo el día para atender a los clientes ocasionales acompañados de una dotación más grande de meseros part-time, para que se hagan cargo del aumento de clientes que hay durante la cena. 

La siguiente pregunta es obvia: Entonces, ¿cuántos necesito? ¿3 durante todo el día y 10 en la noche? ¿4 en el día y 9 en la tarde? ¿o 12 en la tarde? Ese minucioso balance es lo que determina nuestro servicio de Planificación de Dotación ya sea en un restaurante, en una tienda o en una planta de producción. 

Beneficios de la Planificación de Dotación en grandes empresas 

Uno de los beneficios más importantes de tener una dotación óptima en las grandes empresas se relaciona con el costo de nómina, uno de los mayores costos de una empresa. Si una organización tiene muchos empleados significa que paga muchos sueldos, y lo hace con la expectativa de poder atender a muchos clientes. 

Sin embargo, no porque un supermercado ponga más cajeros irán más personas a comprar. Lo importante, es tener las suficientes cajas abiertas cuando los clientes efectivamente van a comprar. 

La dotación de personal está sujeta a la demanda de cada tienda, restaurante, supermercado, planta, etc. Es la cantidad de clientes que comprarán o consumirán en un lugar -junto a otros factores- lo que debe determinar cuánto personal debo tener. 

Con la Planificación de Dotación de SCM Latam las grandes empresas pueden determinar, bajo sus propios criterios y objetivos de negocio, su dotación óptima. Con esto me refiero a que no todas las empresas miden su éxito de la misma forma, por ejemplo en una compañía la prioridad puede ser atender al 90% de su clientela, mientras que para otra el 80% es suficiente, ninguna está bien o mal, son solo diferentes prioridades. Y en SCM Latam nos enfocamos en encontrar la dotación óptima que ayudará a cumplir ese objetivo. 

Basado en el presupuesto 

Otro beneficio de implementar Planificación de Dotación es que dentro de los criterios que mencioné anteriormente, también incluimos el presupuesto. Porque puede ser que el objetivo sea atender al 90% de mi clientela, pero lamentablemente tengo un presupuesto restringido a cierta cantidad. 

Entonces, ¿cómo le saco el mejor provecho posible a esa X cantidad que tengo presupuestada para el costo de nómina? Bajo esa premisa también podemos determinar cuál es la dotación óptima de personal que mejor se adecua a las necesidades y objetivos de la empresa, o en qué meses debería reforzar mi dotación.

Basado en las proyecciones 

Otro escenario al que una empresa puede enfrentarse es el siguiente: Este año vendí 300 millones de dólares y para el próximo estoy proyectando que venderé 370 millones. Entonces, ¿cuántas personas necesito contratar para lograr ese objetivo? ¿Cuántos part-time y full-time son los ideales? 

Quizá la respuesta es que necesito aumentar en un 13% mi dotación de personal para alcanzar esa meta, o descubro que la única forma de conseguir esa meta es aumentando mi dotación en un 40%, pero si hago eso estaré gastando 40 millones extra en nómina y solo ganando 30 ¿Quiero hacerlo? ¿Me conviene? Quizá sí, quizá no. 

Esa decisión debe tomarla la empresa, según sus propios criterios o los objetivos que busca conseguir, lo importante es que con SCM Latam tendrán la información necesaria para tomar esa decisión de forma informada basada en datos y no sólo en supuestos. 

Dotación Óptima, un aliado indispensable 

En la mayoría de los casos, estás decisiones (¿cuántas personas necesitamos?) se toman basadas en la experiencia de los supervisores o gerentes, de otras tiendas o de industrias similares, pero sin tener evidencia empírica que los respalde. Y es que aunque los años de experiencia son un elemento fundamental en la toma de decisiones, también lo es tener datos duros que entreguen otra perspectiva. 

Con la Planificación de Dotación de SCM Latam la idea es que, sea cual sea la decisión que se tome -y recordemos, no hay decisiones correctas que sean transversales a todas las empresas- sea basada en información fidedigna, empírica y obtenida a través de procesos de optimización computarizados. 

Ya sea que la decisión sea contratar a más o menos personas, lo importante es que al final del día la operación mejore tras esa decisión y que la empresa obtenga mayores ganancias.