Control de Asistencia ¿Qué dice el artículo 33 del Código del Trabajo?

Chile es uno de los pocos países en el mundo que tienen establecido en sus leyes, particularmente en el Código del Trabajo en este caso, que el control de la asistencia es una obligación que todas las empresas deben implementar en sus organizaciones. 

Es en el artículo 33 del Código del Trabajo en el cual se especifica la obligatoriedad de contar con un sistema de Control de Asistencia. En este se indica que este sistema puede ser tanto manual como digital, siendo actualmente este último el método más empleado por las grandes empresas debido a los beneficios de contar con un sistema digital. 

¿Qué dice el Artículo 33 del Código del Trabajo? 

El artículo 33 del Código del Trabajo indica lo siguiente: 

“Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro”

Con el paso de los años y con el objetivo de modernizar el Control de Asistencia, debido a las nuevas tecnologías que han ido surgiendo, la Dirección del Trabajo ha promulgado varios dictámenes en los que se clarifica que el registro de asistencia también se puede hacer a través de dispositivos biometría, con PIN o aplicaciones móviles. De hecho, el Control de Asistencia Biométrico es actualmente uno de los más utilizados por las grandes empresas, debido a su seguridad y facilidad de uso.

Registro Control de Asistencia según la Dirección del Trabajo  

Sin importar el método de control de asistencia -manual o digital – que el empleador decida implementar en su organización, la Dirección del Trabajo específica que la información de marcaje y tiempo trabajado de los colaboradores de una empresa deben guardarse por al menos cinco años. 

Además, cualquier método de registro de control de asistencia seleccionado debe contar obligatoriamente con los siguientes datos en el marcaje de cada colaborador:

• Mes
• Nombre del trabajador
• Día
• Hora de entrada
• Hora de salida
• Firma

Y como el Artículo 33 del Código del Trabajo indica que es responsabilidad del empleador llevar el registro de la asistencia, también es su responsabilidad que estos elementos estén presentes en cada marcaje realizado por los colaboradores. 

Nuevo dictamen Dirección del Trabajo 

Como se mencionó al comienzo de este artículo, a través de los años debido tanto a los cambios que ha enfrentado nuestra sociedad como los avances tecnológicos que se realizan constantemente, la Dirección del Trabajo ha debido promulgar varios dictámenes para complementar el Artículo 33 del Código del Trabajo. 

El más reciente es el dictamen N°2927/58, el cual fue promulgado en diciembre de 2021. Los sistemas de control de asistencia autorizados y certificados por los dictámenes anteriores tendrán vigencia durante 24 meses desde la fecha de promulgación, lo que significa que a fines de 2023 cualquier proveedor seleccionado por una empresa deberá estar funcionando según los nuevos requisitos. 

Entre las principales novedades de este dictamen están que desde ahora el único comprobante oficial de marcaje será el correo electrónico personal de cada colaborador, la estandarización en los reportes que solicita la Dirección del Trabajo, nuevas especificaciones sobre la modificación de marcajes y ciertas regulaciones relacionadas el trabajo a distancia, entre otros que puedes revisar en este artículo.

Métodos de Control de Asistencia aprobados por la Dirección del Trabajo 

Para cumplir con la normativa del Artículo 33 del Código del Trabajo son cuatro los principales métodos de control de asistencia autorizados por la Dirección del Trabajo:

• Libro de Asistencia: El libro de asistencia es el método de Control de Asistencia más básico y sencillo de todos. Consiste simplemente en tener un libro -como su nombre lo indica- en el cual los colaboradores deben firmar cada vez que entran y salen de un turno. Al ser un método manual, esta opción puede generar grandes errores en las marcaciones registradas: los colaboradores pueden modificar fácilmente sus horas de ingreso y salida, las firmas se pueden borrar o los libros se pueden dañar. Además, el Libro de Asistencia no permite ver en tiempo real lo que está sucediendo en la empresa, lo que vuelve a esta opción no sea útil para las grandes empresas.

• Reloj Control con Tarjeta, credencial o clave de registro: Se conoce como reloj control el dispositivo que registra la asistencia, acción que puede hacerse a través de un pin o clave personal de cada colaborador, lo cual significa que cada uno tendrá su propia combinación asignada. También  muchas organizaciones escogen la opción de usar una credencial o tarjeta para realizar el control de asistencia, optando por tener un reloj control en el cual los colaboradores acercan sus respectivas tarjetas o credenciales y este registra sus tiempos de ingreso y salida.

• Reloj Control Biométrico: Una de las opciones de marcación más comunes para el control de asistencia, sobre todo en grandes empresas, es la marcación por medio de biometría, ya sea facial o dactilar. 

• Aplicación móvil y georeferencia: Una aplicación móvil puede convertirse en una versión portátil de la mayoría de las opciones de marcación antes mencionada, como el uso de un PIN/Clave o el registro por biometría de huella o facial. Otro factor que esta opción de marcación debe tener es la georeferencia y geo-restricción, por lo cual los colaboradores no podrán realizar el marcaje en cualquier parte, sino que solo en un lugar determinado por su empleador.

Artículo 33 del Código del Trabajo: Multas y sanciones 

Como ocurre con la mayoría de las leyes, el Artículo 33 del Código del trabajo también contempla multas y sanciones para las empresas que no cumplan con la normativa de control de asistencia. 

En este artículo puedes encontrar todo el detalle de las multas que la Dirección del Trabajo puede aplicar a una empresa por no cumplir como corresponde el Artículo 33 del Código del Trabajo, pero en general los montos de estas infracciones son los siguientes:

Beneficios de un Software de Control de Asistencia 

Contar con un software de Control de Asistencia, el cual está permitido por la Dirección del Trabajo y cumple con los requerimientos del Artículo 33 del Código del Trabajo, puede hacer una gran diferencia en las grandes empresas y sus áreas tanto de recursos humanos como de operaciones. Esto se debe a que un software de este tipo permite un registro más preciso de las horas trabajadas de los colaboradores y la contabilización automática de estas horas -tanto ordinarias como extraordinarias-, entre otras ventajas. 

Un software de Control de Asistencia, como nuestra solución con UKG, bien implementado en una gran empresa puede tener los siguientes beneficios:

• Ahorrar entre el 3% y 10% del costo de nómina solo con implementar nuestro software de Control de Asistencia.
• Reducir errores en el cálculo de tiempo trabajado, lo cual minimiza al máximo errores en el pago de nómina y remuneraciones mensuales.
• Automatizar procesos, como el cálculo de nómina o contabilización de horas trabajadas, ausentismos y presentismos, que liberan muchas horas de trabajo administrativo manual a las jefaturas. Esto les permite dedicar su tiempo a tareas más importantes, que potencien la productividad de sus organizaciones. 
• Obtener reportes personalizados según la necesidad de cada jefatura, equipo, área o gerencia. 
• Reducir la carga administrativa del departamento de recursos humanos.
• Obtención de datos cruciales para una mejor Gestión de la Fuerza Laboral y aumentar la productividad laboral de la empresa. 

Además, nuestra  solución de Control de Asistencia digital se integra sin ningún tipo de problema con otros software de recursos humanos que implementan las grandes empresas, los cuales están especializados en retención de talento, onboarding, capacitaciones o pagos de nóminas. 

SCM Latam: Expertos en Control de Asistencia para Grandes Empresas

En SCM Latam somos especialistas en gestión de la fuerza laboral para grandes empresas y entregamos soluciones tecnológicas para llevar un control preciso de la asistencia del personal, las cuales pueden adaptarse completamente a las necesidades de cada organización en distintas industrias. Tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios marcando día a día. 

Nuestro sistema de Control de Asistencia de UKG es una herramienta que ayuda al seguimiento automatizado de las horas trabajadas por los colaboradores, para lograr contabilizarlas de manera precisa, disminuir errores en los pagos de nómina y evitar el trabajo administrativo manual que toma horas.

Gestionar y registrar los tiempos de trabajo de los colaboradores es fundamental, pero en SCM Latam nosotros vamos más allá que solamente detectar atrasos, salidas tempranas, ausencias, etc, nosotros buscamos oportunidades de ahorro. Buscamos ser el partner estratégico ideal para impulsar la productividad de las grandes empresas.