Que todos en la empresa estén enterados de todo lo que está ocurriendo al interior de la organización no es fácil, sobre todo cuando son cientos o miles de trabajadores los que tienen que ser informados. Es aquí cuando entra en acción la comunicación interna, donde se vuelve fundamental tener una buena estrategia al respecto para evitar problemas al interior de la compañía.
En este artículo explicaremos qué es la comunicación interna, por qué es tan importante -sobre todo en grandes empresas- y daremos un par de consejos para poder mejorarla en sus organizaciones.
¿Qué es la Comunicación Interna?
La comunicación interna parece ser un término fácil de entender, la mayoría de las personas trabaja en una empresa donde existe comunicación interna y simplemente asumimos qué es. Sin embargo, en muchas ocasiones solo se tiene una idea muy general de qué es y para qué sirve.
La comunicación interna son todas las formas que tiene una empresa de transmitir la información de la compañía a todos sus colaboradores, desde los recién llegados hasta las altas gerencias. ¿Eso es todo? La verdad es que no.
La comunicación interna no es solo transmitir información a través de un correo y listo, se acabó. Porque no es solo información lo que debe comunicar, sino que también son valores, cultura organizacional, la misión de la empresa, los objetivos comerciales o lo que se espera de cada trabajador, entre muchas otras cosas que no se pueden transmitir simplemente a través de un correo.
Anuncios de políticas, nuevas herramientas, beneficios, planes de bienestar, auditorías, encuestas, nuevos integrantes o actividades son algunas de las responsabilidades de la comunicación interna.
Tipos de comunicación interna
Entendiendo que la comunicación interna es transversal a toda la experiencia del colaborador en la organización, es importante comprender que hay diferentes tipos de comunicación interna y que cada uno tiene tanto sus propios objetivos como formas y métodos de comunicar.
- Comunicación interna descendente: Se trata de toda la comunicación transmitida desde la gerencia, altos cargos o supervisores hacia el resto de la organización. Es toda la información oficial de la organización, todo lo que el equipo de Recursos Humanos y Comunicación Interna han planteado que la organización necesita saber.
- Comunicación interna ascendente: Los supervisores no son los únicos que necesitan informas cosas, sino que también los colaboradores necesitan poder transmitir sus necesidades, ideas, dudas y reflexiones a los altos cargos. De esta forma se puede conocer qué requerimientos tienen los trabajadores, cuáles son sus molestias y que beneficios agradecen.
¿Por qué es importante una buena comunicación Interna en grandes empresas?
Mantener a los colaboradores informados de todo lo que está ocurriendo al interior de la empresa es el objetivo más básico de la comunicación interna, lo mínimo que esta debe cumplir. Sin embargo, una estrategia bien implementada al respecto es mucho más que esa.
Sobre todo en grandes empresas que tienen cientos o miles de trabajadores, la importancia de la comunicación interna radica en que logra que los colaboradores se sientan parte de la organización, alineados con los objetivos de esta y permite establecer diálogos entre compañeros, equipos, áreas y gerencias.
En definitiva, la importancia de una buena comunicación interna radica en que esta es la base de la cultura de la empresa, del bienestar de los colaboradores y de su compromiso con la organización.
Ventajas de tener una buena estrategia de Comunicación Interna
Potencia la cultura organizacional
La cultura organizacional es el pilar de toda la compañía y de todo el trabajo que debe realizar el equipo de Recursos Humanos, pero si la estrategia de comunicación interna no está bien implementada es muy probable que los colaboradores no se sientan representados por ella.
Por ende, una buena estrategia de comunicación interna permite potenciar la cultura organizacional y que todos los colaboradores sientan los efectos positivos que esta tiene, mejorando su nivel de compromiso con la empresa y aumentando su sentimiento de pertenencia a la organización.
Mejora el clima laboral
Cuando hay una mala comunicación interna comienzan los rumores, se fomentan las malas prácticas y aumentan los ambientes tóxicos, principalmente porque no se está haciendo el trabajo necesario para reforzar las prácticas positivas y aclarar qué comportamientos no son válidos. Esto, por supuesto, afecta muy negativamente el clima laboral de cualquier organización.
Una buena estrategia de comunicación interna se ve reflejada cuando el clima laboral de la organización es bueno y armonioso entre todos los niveles jerárquicos. Si se cree que se está implementando una buena estrategia, pero el clima laboral no es el ideal, es porque es necesario replantearla de inmediato.
Aumenta la motivación laboral
Si bien para muchas personas el trabajo no es más que una transacción entre empleado y empleador, la verdad es que la gran mayoría de las personas pasa gran parte de su tiempo diario en el trabajo o con sus compañeros, por lo cual para ellos es muy fundamental sentir que están en una buena organización.
Eso se ve reflejado a través del clima laboral de la empresa, la relación tanto con compañeros como jefaturas y que la cultura organizacional sea una que esté alineada con los valores del trabajador. Y tal como vimos más arriba, todo esto solo es posible de lograr de forma efectiva si hay una buena estrategia de comunicación interna aplicada, la cual aumentará inevitablemente la motivación de los colaboradores porque se sentirán mejor en el lugar donde están trabajando. Algo muy simple, pero que muchas veces no es tan fácil de conseguir.
Permite encontrar oportunidades de mejora en la organización
Como mencionamos más arriba, la comunicación interna no es solo desde las jefaturas hacia los colaboradores sino que también de forma ascendente. Es crucial que toda estrategia de comunicación interna incluya instancias y procesos de feedback desde los colaboradores hacia los altos cargos, puesto esto permitirá entender qué es lo que están necesitando los trabajadores y cómo se puede mejorar su bienestar en la organización.
Así mismo, también permite entender cuándo la comunicación interna no está funcionando bien: ¿Informamos una nueva política y no se está siguiendo? Quizá la explicación no estuvo correcta, o la forma de implementarla y hay que buscar otro mecanismo. ¿Los beneficios no se están ocupando? Quizá no son los correctos para el tipo de colaborador que tenemos.
Estos insights son fundamentales para mejorar la organización, porque permitirán desarrollar políticas y procesos que estén alineados con las necesidades de los colaboradores.
Aumenta la productividad
Una persona que no está cómoda en su lugar de trabajo, que lo está pasando mal y que no se siente alineada a la cultura de la empresa, es muy poco probable que sea muy productiva. Los colaboradores necesitan estar inmersos en un ambiente donde se sientan cómodos, escuchados y valorados para sacar su máximo potencial, lo cual inevitablemente mejorará su productividad laboral.
Consejos para mejorar los procesos de Comunicación Interna
No es fácil dar lineamientos de cómo implementar una buena estrategia de comunicación interna, porque cada empresa es su propia realidad y lo que funciona para una, puede ser un desastre en otra. Sin embargo, sí hay ciertos procesos que pueden ser transversales para cualquier organización y que son un gran punto de partida para desarrollar una estrategia de comunicación propia.
Claridad de a quién se le está comunicando qué
No todos en la empresa son iguales, necesitan tener acceso a la misma información ni tienen los mismos problemas, por lo cual una buena estrategia de comunicación interna tiene que tener absoluta claridad de a quién se le está comunicando qué y por qué. La forma en la que se comunica con los equipos de liderazgo no es la misma que con el resto de los colaboradores, y es importante que esas diferencias estén claras y que se implementen mensajes específicamente desarrollados para cada grupo.
El compromiso es de todo, sobre todo de las jefaturas
No sirve de nada una buena estrategia de comunicación interna si los colaboradores no están ejecutando lo que se está transmitiendo, sobre todo de parte de las jefaturas. En estos casos, es imperativo que los jefes de equipo, área y departamento lideren con el ejemplo y cumplan lo que se está informando, para incentivar a que sus equipos hagan lo mismo.
Feedback constante
Lo que no se mide, no se conoce. ¿A los colaboradores les gustan los planes de capacitación, bienestar, entienden la estructura organizacional? Imposible saberlo sin una constante comunicación y evaluación de cómo está el clima laboral al interior de la empresa.
Esto es posiblemente la base más importante para mejorar la comunicación interna, porque esta no es algo estático que se realiza una vez y funciona perfectamente durante largos periodos de tiempo. No, la comunicación interna necesita de constante feedback, saber cómo están percibiendo los colaboradores sus beneficios, labores, evaluaciones, etc.
Así que es fundamental implementar encuestas de bienestar, evaluaciones de desempeño y sesiones de feedback al interior de la organización de forma periódica. Esto permitirá tomar decisiones informadas para mejorar el clima laboral y el bienestar de los colaboradores.
Tener una estructura organizacional clara
La claridad en una organización es fundamental, es muy complicado implementar una estrategia de comunicación interna como corresponde si en la empresa no se tiene certeza de qué rol cumple cada colaborador en la compañía, cuáles son sus labores específicas y qué se espera de ellos. Es por eso que es fundamental tener una estructura organizacional clara, precisa y, sobre todo, informada.
Porque no sirve de nada tener una estructura organizacional impecable si solo la conocerán los roles gerenciales o ciertos supervisores, todos en la empresa deben tener claro tanto sus propios objetivos como las labores y metas del resto de los equipos. Esto permitirá entender cómo se está trabajando al interior de la organización y entre quienes se pueden apoyar para lograr los objetivos propuestos.
De esta forma los colaboradores entenderán cuál es su rol en la empresa, se sentirán más cómodos en su cargo y entenderán que se espera de ellos. Esto es fundamental para que se sientan bienvenidos en la empresa, sepan que su trabajo tiene valor y también evita la confusión, no tener claridad sobre lo que se espera de ellos provoca confusión, malestar y puede ser un gran causante de la rotación laboral: nadie quiere estar en una empresa donde no se siente a gusto.
Buscar nuevos formatos de comunicación
No está mal probar un formato de comunicación interna, una forma de transmitir lo que se necesita compartir, y descubrir que esta no es la correcta, que no está teniendo el efecto deseado y que no está resonando como se esperaba en los colaboradores. Las tendencias van cambiando y lo mismo pasa con las formas de comunicarse, así que es posible que aquello que funcionó bastante bien durante mucho tiempo, ya no esté teniendo los resultados de antes.
Así que siempre hay que estar buscando nuevos formatos de comunicación, nuevas y mejores formas de hacer llegar nuestro mensaje a los colaboradores y que esto tenga el efecto deseado por el equipo de Recursos Humanos.
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