¿A quién no le ha pasado que llega el primer día de un nuevo trabajo y no tiene claro cómo partir? Este problema es mucho más común de lo que parece y, para que no ocurra, es fundamental que todas las empresas tengan un buen proceso de Onboarding.
Sin embargo, ¿qué es un onboarding? ¿Cuánto dura? ¿Para qué sirve realmente? En este artículo buscamos responder a todas esas preguntas, explicando por qué es tan fundamental implementar un buen proceso de onboarding en cada organización.
¿Qué es un Onboarding?
El Onboarding es el proceso de bienvenida e ingreso de un nuevo colaborador a la organización, tiene el objetivo de lograr que la persona se sienta cómoda en su nuevo cargo, qué tenga claro cuáles serán sus responsabilidades y que entienda qué se espera de ella durante sus primeros días o semanas en la empresa. En resumen, lo que busca un proceso de Onboarding es lograr que el nuevo colaborador se adapte de la mejor forma posible a su nueva organización.
A través de diferentes capacitaciones, reuniones y actividades, el propósito del proceso de Onboarding es que el trabajador se integre a la organización de la forma fluida. Con esto se busca que el nuevo integrante entienda no solo lo que se espera de él, sino que también cómo es la cultura de su nueva empresa, cómo se trabaja en ella y cuáles son las principales dinámicas laborales en las que estará inserto.
Este proceso puede ser tanto virtual como presencial, dependiendo de la forma de trabajo que tenga la empresa. Lo más importante es planificarlo: el colaborador necesita tener a su mano toda la información pertinente para que pueda realizar sus funciones, sin sentirse abrumado ni confundido durante sus primeros días en la organización.
¿Cuánto dura un Onboarding?
El tiempo de duración de un proceso de Onboarding dependerá de muchas cosas, como la experiencia del nuevo trabajador, la urgencia de la empresa y el rol al que está ingresando, por lo cual no hay un tiempo definido exacto de cuánto debería durar. Sin embargo, lo mínimo es que un proceso de este tipo dure un día.
Un día es el mínimo absoluto, no puede ocurrir que un nuevo colaborador ingrese a la organización sin ningún tipo de guía o lineamiento. A partir de ahí, usualmente los procesos de onboarding duran normalmente una semana, en algunos casos hasta dos.
Y en algunas empresas, los primeros tres meses de ingresado el nuevo colaborador se consideran de onboarding, donde la persona está constantemente aprendiendo nuevas cosas para fortalecer sus labores.
Beneficios de un buen proceso de Onboarding
Interiorizarse con la cultura de la empresa
Uno de los procesos más complejos para cualquier nuevo colaborador es entender cómo es la empresa a la que se está integrando: qué los motiva, cómo son los procesos internos y cómo trabajan para alcanzar sus objetivos.
Llegar a un nuevo ambiente puede ser muy intimidante para nuevos colaboradores, por lo cual el proceso de onboarding es el momento ideal para enseñarles cómo es la cultura de la empresa. De esa forma, el nuevo colaborador tendrá claro cómo es la organización a la que se está integrando, qué puede esperar de ella y, sobre todo, qué esperan de él o ella.
Objetivos claros
Es fundamental que durante el proceso de Onboarding el colaborador tenga claro cuáles son son objetivos de su nuevo cargo y qué se espera de su desempeño, tanto en el corto como a largo plazo.
Esto es fundamental para que la persona no se sienta abrumada, entienda qué se espera de ella en cada etapa de su nuevo rol y pueda trabajar desde el comienzo para alcanzar esos objetivos.
Recibir las herramientas de trabajo
El proceso de Onboarding facilita la entrega estructurada de todas las herramientas de trabajo necesarias, desde el computador hasta acceso a diferentes plataformas. Tener esto desde el comienzo facilita mucho el trabajo del nuevo colaborador, ya que tendrá claro cuáles son los materiales y elementos que debe usar para sus labores.
Además, permitirá de inmediato implementar una capacitación si es que el nuevo colaborador desconoce algunas de las herramientas, sistemas o plataformas que se utilizan en la empresa.
Conocer a compañeros y equipos
Para poder trabajar en equipo, es fundamental conocer a los compañeros de trabajo y los diferentes equipos de la empresa. A través un proceso de Onboarding donde el nuevo colaborador sea introducido tanto a sus compañeros directos como otros equipos de la empresa, podrá resolver dudas y entender cómo es el flujo de trabajo más fácilmente.
Además, esto no solo tiene un beneficio en lo estrictamente laboral, sino que conocer quienes serán sus compañeros de trabajo reduce la ansiedad social de ingresar a un nuevo espacio de trabajo y vuelve más grata la integración a la organización.
Acelera la adaptación de nuevos colaboradores
Cuando se tienen claros los objetivos del nuevo cargo, las herramientas de trabajo y se conoce a los diferentes equipos, es mucho más fácil para los nuevos colaboradores integrarse a sus labores de forma rápida y eficiente.
Al fin de cuentas, el mayor beneficio de cualquier proceso de Onboarding es lograr que la adaptación de los nuevos colaboradores sea lo más rápida y eficiente posible, consiguiendo que se integren a la rutina de la organización sin problemas.
Reduce la rotación laboral
Un onboarding donde no se entregan herramientas de trabajo ni se informa cómo se realizan las cosas al interior de la empresa, hace que las personas se sientan poco bienvenidas y pérdidas en su nuevo puesto laboral, lo que podría llevarlos a renunciar buscando mejores oportunidades.
Los primeros días y semanas en una empresa son fundamentales para muchos colaboradores, puesto que es durante ese período que deciden si quedarse trabajando en el lugar o no. Es por esto que un buen proceso de onboarding, que evite que los colaboradores se sientan abrumados y que les entregue las herramientas que necesitan para desenvolverse en su nuevo puesto de trabajo, es crucial para reducir la rotación laboral y aumentar la retención de talento.
Diferencia entre Onboarding, Inboarding y Offboarding
El onboarding, como ya vimos, es el proceso mediante el cual se da la bienvenida a un nuevo colaborador y se le guía durante los primeros días en la organización. Sin embargo, no es el único tipo de capacitación que existe en la empresa y es importante saber la diferencia entre Inboarding y Offboarding, para no confundir los conceptos y poder lograr que la experiencia del trabajador sea completa durante su paso por la organización.
Inboarding
Inboarding es el proceso mediante el cual los colaboradores que llevan meses o años en la organización puedan ascender en la misma empresa, asumiendo nuevos cargos y responsabilidades. Para lograr estos cambios en roles también serán necesarias capacitaciones, enseñarles nuevas herramientas y entregarle a los trabajadores todo lo que necesitan para afrontar el nuevo desafío.
El inboarding es, en esencia, un nuevo onboarding para los colaboradores que deciden cambiar sus roles dentro de la organización. Este es de principal importancia cuando se trata de trabajadores que deciden no solo cambiar roles, sino que también áreas y carreras.
Offboarding
El ciclo de vida de un colaborador va desde que ingresa a la organización hasta que sale de ella, por la razón que sea. El offboarding es un proceso que ayuda a que la salida de los empleados sea hecha con respeto y de forma efectiva, con lo cual se ahorran malas experiencias por parte de las personas y se consigue feedback.
Esto último es especialmente importante, porque ¿cuál es la razón por la que un colaborador renuncia? ¿Hay algo que la empresa esté haciendo mal y que se podría mejorar? Esto es información que solo una buena entrevista de salida puede entregar.
¿Cómo armar un plan de Onboarding?
Antes de comenzar a detallar cómo debe ser un plan de Onboarding, lo más importante es recalcar que ningún plan de Onboarding es específico para una organización. Como cada empresa es su propio mundo y tiene sus necesidades particulares, cualquier plan de Onboarding disponible en esté artículo o en cualquier otro lado debe ser considerado solo como una guía.
Para armar un plan de Onboarding lo primero es dividir el proceso en 3 etapas: Antes de comenzar el trabajo, el primer día y la primera semana. Eso es lo más básico, pues como mencionamos antes hay empresas en las cuales el onboarding dura desde un mes hasta tres meses.
Antes de entrar
El onboarding comienza desde el momento en que el nuevo colaborador acepta trabajar en la organización, para que la relación laboral sea la mejor posible es importante desde el comienzo que la experiencia de ingreso sea la mejor posible.
Estos son algunas de las cosas que puedes hacer antes de que el colaborador tenga su primer día de trabajo:
- Enviar documentos por correo: Son muchos los documentos que debe completar o revisar un nuevo colaborador antes de ser contratados, lo ideal es dejarlos enviados antes de que el trabajador tenga su primer día. De esta forma, el proceso de ingreso será menos abrumador y el colaborador podrá concentrarse en tareas más pertinentes a su puesto de trabajo.
- Planifica cómo será tanto el primer día como la semana: A pesar de que la empresa pueda tener un plan de onboarding establecido, es importante adaptarlo a cada nuevo trabajador que ingresa a la empresa. Esto debido a que ciertos puestos pueden necesitar distintas capacitaciones, herramientas o materiales para poder trabajar. Es por eso que es ideal tener planificado todo lo que tendrá que hacer el nuevo colaborador tanto durante su primer día en la empresa como a lo largo de la semana.
- Avisa las nuevas contrataciones: Es importante que toda la organización tenga tenga conocimiento de los nuevos integrantes que se suman a la empresa, que conozcan quienes son y a qué áreas se sumarán.
Primer día
El objetivo del primer día es que sea lo menos abrumador para el nuevo colaborador y que al terminar la jornada, este tenga claro qué se espera de él y cómo deberían ser sus laborales en la nueva organización.
- Anuncio a toda la organización: A pesar de que en la etapa anterior se comunicó a los colaboradores la llegada de un nuevo trabajador, es importante volver a anunciar el día en que efectivamente la persona entra a trabajar. Este anuncio puede incluir a qué equipo entra el nuevo colaborador y cuáles serían sus principales funciones.
- Presenta la agenda de la primera semana: Es importante que el nuevo colaborador sepa cómo serán sus primeros días en la empresa, qué temas tendrá que revisar cada día y qué se exigirá de él durante su proceso de onboarding, esto reduce la confusión y la ansiedad en los nuevos integrantes.
- Tour guiado: Si el onboarding se hace de forma presencial -que es lo ideal si se trata de un trabajo en modalidad híbrida-, es importante hacer un tour de la oficina para que la nueva persona conozca las instalaciones y se sienta más a gusto en su lugar de trabajo.
Primera Semana
Cada empresa debe identificar qué es lo que necesita saber todo nuevo colaborador durante su primera semana con ellos, pero acá te dejamos algunos elementos y conocimientos que sería útil el nuevo integrante del equipo tuviera:
- Procedimientos, reglas y procesos: Para que el nuevo colaborador pueda desenvolverse tranquilamente en una nueva organización, es importante que desde el comienzo conozca cuales son los procesos y protocolos más importantes y usados de la empresa.
- Accesos a sistemas o plataformas: Si no se logró durante el primer día, es fundamental que como máximo durante la primera semana de trabajo el nuevo colaborador tenga acceso a todas las plataformas que necesite utilizar para realizar sus labores y comunicarse con el resto del equipo. Además, también es importante que sepa usar todas estas herramientas.
- Reuniones de Seguimiento: El nuevo integrante ya lleva varios días en la organización, ¿cómo lo está pasando? ¿está entendiendo todo? ¿cómo se siente? Es ideal tener una reunión breve con la nueva persona para entender si todo está funcionando cómo debería o hay que mejorar en algunos procesos.
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