¿A quién no le ha pasado que llega el primer día de un nuevo trabajo y no tiene claro cómo partir? Este problema es mucho más común de lo que parece, sobre todo en trabajos remotos. Para que no ocurra, es fundamental que todas las empresas tengan un buen proceso de Onboarding Digital.
Sin embargo, ¿qué es un onboarding digital? ¿Cuánto dura? ¿Para qué sirve realmente? En este artículo buscamos responder a todas esas preguntas, explicando por qué es tan fundamental implementar un buen proceso de onboarding en cada organización.
¿Qué es un Onboarding Digital?
El Onboarding Digital es el proceso de bienvenida e ingreso de un nuevo colaborador a la organización, tiene el objetivo de lograr que la persona se sienta cómoda en su nuevo cargo, qué tenga claro cuáles serán sus responsabilidades y qué se espera de ella durante sus primeros días o semanas en la empresa. En resumen, lo que busca un proceso de Onboarding Digital es lograr que el nuevo colaborador se adapte de la mejor forma posible a su nueva organización.
La gran diferencia entre un onboarding tradicional y un onboarding digital, radica en los medios por los cuales se realiza. Como su nombre lo indica, un Onboarding Digital se enfoca en los nuevos colaboradores que estarán trabajando en una posición remota, ya sea completamente en teletrabajo o que gran mayoría de sus actividades se realizarán en esta forma de trabajo.
En ese sentido, un Onboarding Digital tiene los mismos objetivos que uno tradicional. En el Onboarding Digital se busca que el nuevo integrante entienda no solo lo que se espera de él, sino que también cómo es la cultura de su nueva empresa, cómo se trabaja en ella y cuáles son las principales dinámicas laborales en las que estará inserto.
¿Cuánto dura un Onboarding Digital?
El tiempo de duración de un proceso de Onboarding Digital dependerá de muchas cosas, como la experiencia del nuevo trabajador, la urgencia de la empresa y el rol al que está ingresando, por lo cual no hay un tiempo definido exacto de cuánto debería durar. Sin embargo, lo mínimo es que un proceso de este tipo dure un día.
Un día es el mínimo absoluto, no puede ocurrir que un nuevo colaborador ingrese a la organización sin ningún tipo de guía o lineamiento. A partir de ahí, usualmente los procesos de onboarding duran normalmente una semana, en algunos casos hasta dos.
Y en algunas empresas, los primeros tres meses de ingresado el nuevo colaborador se consideran de onboarding digital, donde la persona está constantemente aprendiendo nuevas cosas para fortalecer sus labores.
¿Cómo armar un buen Onboarding Digital?
Antes de comenzar a explicar qué elementos debe tener un buen plan de Onboarding Digital, es importante recalcar que ningún plan de Onboarding Digital es específico para una organización. Como cada empresa es su propio mundo y tiene sus necesidades particulares, por lo que la recomendación de plan de Onboarding Digital disponible en esté artículo o en cualquier otro lado debe ser considerado solo como una guía.
Con esto dicho, acá les dejamos algunos de los elementos básicos que cualquier plan de Onboarding Digital debe tener para ser exitoso:
- Activar el correo del nuevo colaborador: Para un trabajador remoto el correo es su principal fuente de comunicación con el resto del equipo, así que activar su correo antes de que empiece el proceso de onboarding digital es fundamental y debe ser una prioridad.
- Enviar documentos por correo: Son muchos los documentos que debe completar o revisar un nuevo colaborador antes de ser contratados, lo ideal es dejarlos enviados durante el onboarding digital del trabajador. De esta forma, el proceso de ingreso será menos abrumador y el colaborador podrá concentrarse en tareas más pertinentes a su puesto de trabajo.
- Anuncio a toda la organización: Es fundamental anunciar al resto del equipo cuando llega una nueva persona a la organización. Este anuncio puede incluir a qué equipo entra el nuevo colaborador y cuáles serían sus principales funciones, lo cual permite que el resto de los colaboradores pueda apoyar al nuevo ingreso en este proceso.
- Accesos a sistemas o plataformas: Durante un onboarding digital es fundamental que, en el primer día de trabajo el nuevo colaborador, este tenga acceso a todas las plataformas que necesite utilizar para realizar sus labores y comunicarse con el resto del equipo. Además, también es importante que sepa usar todas estas herramientas.
- Procedimientos, reglas y procesos: Para que el nuevo colaborador pueda desenvolverse tranquilamente en una nueva organización, es importante que desde el comienzo conozca cuales son los procesos y protocolos más importantes y usados de la empresa.
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Beneficios de un buen proceso de Onboarding Digital
Interiorizarse con la cultura de la empresa
Uno de los procesos más complejos para cualquier nuevo colaborador es entender cómo es la empresa a la que se está integrando: qué los motiva, cómo son los procesos internos y cómo trabajan para alcanzar sus objetivos.
Llegar a un nuevo ambiente puede ser muy intimidante para nuevos colaboradores, por lo cual el proceso de onboarding es el momento ideal para enseñarles cómo es la cultura de la empresa. De esa forma, el nuevo colaborador tendrá claro cómo es la organización a la que se está integrando, qué puede esperar de ella y, sobre todo, qué esperan de él o ella.
Objetivos claros
Es fundamental que durante el proceso de Onboarding queden muy claros para el colaborador tenga claro cuáles son son objetivos de su nuevo cargo y qué se espera de su desempeño, tanto en el corto como a largo plazo.
Esto es fundamental para que la persona no se sienta abrumada, entienda qué se espera de ella en cada etapa de su nuevo rol y pueda trabajar desde el comienzo para alcanzar esos objetivos.
Recibir las herramientas de trabajo
El proceso de Onboarding facilita la entrega estructurada de todas las herramientas de trabajo necesarias, desde el computador hasta acceso a diferentes plataformas. Tener esto desde el comienzo facilita mucho el trabajo del nuevo colaborador, ya que tendrá claro cuáles son los materiales y elementos que debe usar para sus labores.
Además, permitirá de inmediato implementar una capacitación si es que el nuevo colaborador desconoce algunas de las herramientas, sistemas o plataformas que se utilizan en la empresa.
Conocer a compañeros y equipos
Para poder trabajar en equipo, es fundamental conocer a los compañeros de trabajo y los diferentes equipos de la empresa. A través un proceso de Onboarding donde el nuevo colaborador sea introducido tanto a sus compañeros directos como otros equipos de la empresa, podrá resolver dudas y entender cómo es el flujo de trabajo más fácilmente.
Además, esto no solo tiene un beneficio en lo estrictamente laboral, sino que conocer quienes serán sus compañeros de trabajo reduce la ansiedad social de ingresar a un nuevo espacio de trabajo y vuelve más grata la integración a la organización.
Acelera la adaptación de nuevos colaboradores
Cuando se tienen claros los objetivos del nuevo cargo, las herramientas de trabajo y se conoce a los diferentes equipos, es mucho más fácil para los nuevos colaboradores integrarse a sus labores de forma rápida y eficiente.
Al fin de cuentas, el mayor beneficio de cualquier proceso de Onboarding es lograr que la adaptación de los nuevos colaboradores sea lo más rápida y eficiente posible, consiguiendo que se integren a la rutina de la organización sin problemas.
Reduce la rotación laboral
Un onboarding donde no se entregan herramientas de trabajo ni se informa cómo se realizan las cosas al interior de la empresa, hace que las personas se sientan poco bienvenidas y pérdidas en su nuevo puesto laboral, lo que podría llevarlos a renunciar buscando mejores oportunidades.
Los primeros días y semanas en una empresa son fundamentales para muchos colaboradores, puesto que es durante ese período que deciden si quedarse trabajando en el lugar o no. Es por esto que un buen proceso de onboarding, que evite que los colaboradores se sientan abrumados y que les entregue las herramientas que necesitan para desenvolverse en su nuevo puesto de trabajo, es crucial para reducir la rotación laboral y aumentar la retención de talento.
¿Cómo impacta el Onboarding Digital en la Productividad de las empresas?
Tal como explicamos en el artículo, el onboarding digital es un proceso sumamente necesario para que los nuevos integrantes de la organización se adapten con la mayor rapidez y fluidez posible a su nuevo puesto de trabajo. Esto es fundamental, porque asegura que los nuevos colaboradores podrán mantener el ritmo productivo de la organización.
Cuando los nuevos miembros de la organización ingresan sin un proceso de onboarding hecho correctamente, pasarán días o incluso semanas antes de que puedan adaptarse a los elementos más básicos del trabajo de la empresa. No entenderán cómo hacer sus funciones, qué se espera de ellos, a quién preguntar si tiene una duda, cómo funcionan las plataformas o herramientas que usan a diario, entre otros.
Y esto afectará negativamente a la productividad de la organización, porque otros colaboradores tendrán que ayudar mucho más de lo que deberían al nuevo colaborador, dejando de lado algunas de sus responsabilidades, teniendo una sobrecarga de trabajo y el nuevo integrante, que debería potenciar el equipo, no tendrá el efecto deseado.
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