Con el objetivo de actualizar las exigencias y criterios de los sistemas de control de asistencia según las necesidades y tecnologías actuales, la Dirección del Trabajo de Chile promulgó el dictamen N°2927/58 el 28 de diciembre de 2021, el cual complementa y actualiza los dictámenes N°1140/027 y N°5849/133.
Los sistemas de control de asistencia autorizados y certificados por los dictámenes anteriores tendrán vigencia durante 24 meses desde la fecha de promulgación, lo que significa que a fines de 2023 cualquier proveedor seleccionado por una empresa deberá estar funcionando según los nuevos requisitos.
¿Cuáles son las novedades que incluye el nuevo dictamen? En SCM Latam te explicamos cuáles son los principales requerimientos que todo sistema de control de personal debe tener según la nueva regulación. Si quieres revisar el dictamen completo, puedes hacerlo en la página de la Dirección del Trabajo.
1.- Correo electrónico personal como comprobante de marcaje
La única forma oficial de notificar el comprobante de marcaje de un colaborador será a través de un correo electrónico personal del mismo. Si bien no hay restricciones en utilizar otros sistemas de notificación “mediante aplicaciones de mensajería instantánea u otras formas de comunicación electrónica” de forma complementaria, la regulación no estará cumplida si no se tiene el comprobante en el correo electrónico privado.
De ese mismo modo, los sistemas de control de asistencia deben enviar, a través de correo electrónico, notificaciones de alerta a los colaboradores cuando tienen pendiente una marcación. 30 minutos después del inicio o cierre de la jornada, se enviará un correo al colaborador -con copia al empleador- de que no se realizó marcaje alguno en la hora de registro designada.
Es importante que en ambos casos se utilice un correo electrónico privado para que los colaboradores tengan un medio de almacenamiento de su información, uno al que no tenga acceso el empleador. Si un colaborador no tiene correo propio, el sistema podrá crear uno para que este reciba su información, siempre y cuando se cuente con un consentimiento escrito por parte del trabajador.
2.- Acceso funcionarios Dirección del Trabajo
El nuevo dictamen estipula que los funcionarios de la Dirección del Trabajo deben tener acceso de forma permanente a la información del sistema de control de asistencia empleado por cualquier empresa. De hecho, se especifica que cualquier situación que complique el proceso de acceso y revisión de la información por parte de un funcionario, será considerado como un impedimento a la fiscalización.
Es fundamental que los funcionarios tengan acceso tanto de forma presencial como remota:
- Acceso presencial: Los funcionarios podrán acceder a la información en las dependencias u oficinas de cada empleador, para lo cual se les entregarán todos los equipos y recursos necesarios para que realicen la fiscalización.
- Acceso remoto: Los funcionarios deberán tener un perfil de usuario en el sistema de control de asistencia, el cual les permita descargar reportes y realizar consultas. Sin embargo, estos perfiles no podrán modificar, complementar o eliminar información del sistema.
3.- Acceso de terceros para ver información de subcontratación y servicios transitorios
El nuevo dictamen permite el acceso de terceros para revisar la información de asistencia en dos casos específicos: subcontratación y servicios transitorios.
- Subcontratación: Las empresas subcontratistas están habilitadas para requerir documentación que acredite el acatamiento de las disposiciones legales.
- Servicios transitorios: Si bien son las mismas empresas de servicios transitorios quienes deben hacerse cargo del control de asistencia de sus propios colaboradores, no hay inconvenientes en que tengan acceso a la información de sus empleados que trabajan con otra empresa. Así como ocurre con los fiscalizadores de la Dirección del Trabajo, las empresas de servicios transitorios pueden tener un perfil de usuario en el sistema de control de asistencia, el cual no puede realizar modificaciones a la información.
4.- Estandarización de reportes
Una de las grandes novedades que trae este dictamen es la estandarización de los tipos de reporte a los que debe tener acceso la Dirección del Trabajo, siendo responsabilidad del empleador -y su sistema de control de asistencia-, que siempre estén disponibles:
- Reporte de asistencia: Informe sobre la asistencia diaria de uno o más trabajadores.
- Reporte de jornada diaria: Entrega información sobre la cantidad de horas ordinarias trabajadas por uno o más trabajadores, incluye los descansos correspondientes.
- Reporte de días domingo y/o días festivos: Informe con todos los domingos y/o festivos trabajados por uno o más colaboradores, por un periodo de hasta 12 meses previos a la fecha del reporte.
- Reporte de modificaciones y/o alteraciones de turnos: Informe con todas las modificaciones y/o alteraciones de turnos de uno o más colaboradores.
5.- Horas extras
Un requisito del nuevo dictamen es que los sistemas de control de asistencia deben tener la opción de generar un documento digital en el cual tanto empleador como colaborador pacten las horas extra, siempre siguiendo los requisitos legales que exige el artículo 33 del Código del Trabajo.
Es el empleador quien debe crear este documento, el cual se enviará automáticamente al correo electrónico personal del colaborador. Una vez recibido, el empleado podrá aceptar o rechazar la propuesta de horas extras, ya sea a través del mismo correo o de un enlace externo.
6.- Modificación de marcajes
Con el objetivo de que la información recopilada en los sistemas de control de asistencia sea fidedigna, el nuevo dictamen especifica que los empleadores solo podrán modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones en los siguientes casos específicos:
- Modificación o reemplazo: Se puede reemplazar o modificar un marcaje existente en la plataforma en ocasiones puntuales. Por ejemplo, para reemplazar una inasistencia por una licencia médica.
- Agregar marcaciones: Se pueden agregar marcaciones manuales de entrada o salida, tanto individuales como colectivas, para evitar amonestaciones o eventuales descuentos en remuneraciones. Esto puede suceder por olvido de marcaje de parte de los colaboradores, cortes de energía eléctrica, fallas en el sistemas, salidas anticipadas autorizadas, etc.
- Corrección de errores: Todo sistema de control de asistencia debe permitir corregir errores derivados tanto de equivocaciones de los colaboradores como de problemas técnicos (como cambios de hora, por ejemplo).
7.- Prohibido bloquear marcajes de colaboradores
Según el nuevo dictamen, no se podrán bloquear las marcaciones de trabajadores que están haciendo uso de su feriado legal, con licencia, permisos, etc. Y si algún colaborador se encuentra en alguna de estas situaciones y realiza un marcaje, esta podrá ser modificada según lo explicado en el punto seis.
8.- Sistema único de asistencia
El nuevo dictamen establece que “cada empleador debe llevar un solo tipo de sistema de registro y control de asistencia”, lo cual significa que cada empresa debe tener solo un sistema de marcaje para todos los colaboradores, sin importar el tipo de contrato que tengan.
9.- Plataforma web
Los sistemas de control de asistencia tendrán que contar con una plataforma web que permita el acceso permanente de colaboradores, empleadores y fiscalizadores de la Dirección del Trabajo, indica el nuevo dictamen. El nivel de acceso no es obligatoriamente el mismo para cada persona, sino que puede variar según las necesidades y requerimientos de cada empresa.
10.- Trabajo a distancia
Este nuevo dictamen por primera vez hace referencia a requerimientos y regulación con respecto al marcaje para colaboradores que trabajen a distancia. Como mínimo, los sistemas de control de asistencia para esta modalidad de trabajo deben contemplar lo siguiente:
- Alerta derecho de desconexión: Tomando como punto de partida la marcación de inicio de jornada, el sistema debe enviar automáticamente un correo electrónico tanto al colaborador como al empleador de que quedan 30 minutos para que comience su derecho a desconexión.
- Control de jornada: No se considera ajustado al derecho que se imponga a los colaboradores mecanismos de control de la jornada que vulneren sus derechos fundamentales o los sometan a un estrés innecesario, como la obligación de tener encendida la cámara web del computador o el sistema de audio durante toda la jornada.
- Tipos de marcaje: Las marcaciones se podrán realizar a través de claves, mensajes de voz, biometría o reconocimiento de imagen, entre otros.
- Geolocalización: La geolocalización se puede utilizar, pero solo para realizar el marcaje.
- Jornada mixta: Si un colaborador tiene pactado una jornada que combina tanto trabajo presencial como remoto, el sistema automáticamente calculará los límites establecidos en la legislación vigente para la jornada diaria y semanal.
11.- Reglamento interno
El nuevo dictamen indica que todas las reglas, políticas, procedimientos y plazos relacionados al control de asistencia deben estar incorporados en los reglamentos internos de orden, higiene y seguridad de cada empresa. Para los empleadores que no están obligados a tener este reglamento, las normas deben incorporarse a los contratos individuales de trabajo o sus respectivos anexos.
SCM Latam: Expertos en Gestión de Fuerza Laboral
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