Uno de los grandes retos que tienen las grandes empresas es reducir el ausentismo o inasistencia laboral, puesto que causa un impacto negativo tanto en la productividad habitual de la organización como en sus costos operacionales.
La inasistencia laboral es un problema generalizado a nivel mundial, con muchas empresas dedicando grandes esfuerzos a implementar medidas para reducirla y entender las causas que la generan.
¿Qué es la inasistencia laboral?
La inasistencia laboral, o absentismo, suele confundirse con abandono de trabajo aunque no son lo mismo. La inasistencia laboral es cuando el trabajador no se presenta a realizar sus funciones, ya sea de forma justificada o injustificada.
Por otra parte, el abandono de trabajo es cuando el colaborador ya está presente realizando sus labores habituales y deja de hacerlo de forma repentina, sin permiso ni entregar razones.
En este artículo nos enfocaremos en la Inasistencia Laboral, por qué se produce, cómo podemos tener registro de ella y algunas estrategias que se pueden implementar en las empresas para tratar de reducirla.
¿Qué dice la ley al respecto?
Es importante mencionar que la inasistencia laboral es una causal de despido justificado en Chile, cuando se cumplen los siguientes escenarios:
- Falta o inasistencia injustificada dos días seguidos: La ley se refiere a días corridos y laborales. Esta causal no aplica si durante los días de ausencia el trabajador se presenta a la empresa a dar excusas, o si posteriormente justifica su inasistencia.
- Falta o inasistencia injustificada durante tres días del mes: La ausencia debe ser de 3 días completos en un período de un mes.
- Falta o inasistencia injustificada del trabajador dos lunes en el mes. Las ausencias deben ocurrir durante dos lunes en el mismo mes calendario.
Cualquiera de estos escenarios da pie a un despido justificado, en el cual no da derecho a indemnización. El finiquito, por su parte, corresponde de igual manera.
Causas inasistencia laboral
Son muchas las causas de la inasistencia laboral constante en una empresa, pueden ser factores tanto personales de los colaboradores mismos o también de la organización. Entender por qué se está causando una alta tasa de inasistencia laboral es fundamental, sobre todo para comenzar a desarrollar estrategias que puedan revertir esta situación.
La inasistencia laboral no solo puede tener muchas posibles causas, sino que como cada empresa es su propia realidad es muy complejo determinar una razón clara de por qué ocurre. Sin embargo, algunas de las causas que podrían explicar este problema son las siguientes:
- Problemas personales del colaborador.
- Falta de expectativas y metas claras por parte de la empresa.
- Falta de motivación, bajo nivel de compromiso.
- Mal clima laboral.
- Sobrecarga de trabajo.
- Pocas oportunidades de crecimiento.
- Entre muchas otras.
¿Cómo llevar un buen control y registro de las inasistencias laborales?
Antes de poder empezar a buscar las causas de la inasistencia laboral y desarrollar estrategias para revertirla, es importante tener un panorama claro del problema al interior de la empresa. Con los reportes personalizados que se pueden obtener a través del Control de Asistencia de SCM Latam, es posible tener un panorama completo de las asistencias y ausencias de todos los colaboradores.
¿Qué tipo de reportes se pueden obtener? Los que cada supervisor, y la empresa, necesite. Se pueden obtener reportes diarios, semanales o mensuales del presentismo de los colaboradores, donde se indica quienes presentaron inasistencias laborales durante un periodo determinado de tiempo.
Estos reportes pueden obtenerse de forma manual, si es que el supervisor lo necesita en un momento específico, o constantemente a través de la automatización del informe. Esto significa, por ejemplo, que cada lunes se reciba un informe con el presentismo de la semana anterior. La automatización del reporte es completamente personalizada a las necesidades y requerimientos de la empresa, tanto en información como en fechas y periodicidad.
Tener esta información a mano permitirá entender la gravedad del problema al que la empresa se está enfrentando, entender si es un asunto transversal a toda la operación o si quizá se está concentrando en algunos equipos o áreas.
Carta de Amonestación
Una Carta de Amonestación es un documento legal en el que se llama la atención a un trabajador debido a una conducta impropia o inadecuada en el ámbito laboral, por ejemplo, si llega tarde, no se presenta a trabajar o no cumple con sus obligaciones.
Este documento, que suele ser emitido por el jefe o supervisor del trabajador, es una buena herramienta para dejar constancia de las inasistencias laborales injustificadas que el colaborador esté realizando. Aunque no hay una cantidad legal de cartas de amonestación que impliquen un despido, si son un buen antecedente para tener en caso de necesitar despedir al trabajador.
La solución de Control de Asistencia de SCM Latam tiene una función que permite generar automáticamente cartas de amonestación, la cual se genera a partir de los Reportes y de la analítica de las asistencias e inasistencias. Las características específicas de las cartas de amonestación, como su formato o cuándo corresponde emitirlas, es completamente modificable y se adapta a los requerimientos de cada cliente.
Además, el sistema puede ser totalmente automatizada, en donde se puede configurar que a la 3era inasistencia o llegada tarde-por ejemplo-, automáticamente se le notifique al trabajador que va a recibir una carta de amonestación. Sin embargo, si el cliente lo desea, también se puede evitar esta notificación automatizada al trabajador y, en cambio, configurar el sistema para que la notificación primero llegue al área de recursos humanos o jefatura, los cuales pueden decidir la mejor opción de manejo de esta situación.
Alertas
En la solución de Control de Asistencia de SCM Latam las jefaturas o supervisores reciben alertas, a través de notificaciones en el sistema, que indican cuando un colaborador no ha marcado asistencia al momento de iniciar su horario laboral.
Esta alerta se envía de forma automática y en tiempo real, permitiendo a los supervisores tomar decisiones rápidas para sustituir la ausencia del colaborador.
Estrategias para reducir la inasistencia laboral
Después de tener un buen control y registro de las inasistencias laborales de los colaboradores de una empresa, lo cual permite tener un panorama más claro sobre el problema a enfrentar, es momento de comenzar a implementar estrategias.
Ninguna estrategia es estándar ni sirve para solucionar los problemas de todas las empresas, pero siempre son un buen punto de partida para comenzar a desarrollar una específica para cada empresa.
- Dar visibilidad a los colaboradores: Puede parecer algo innecesario, pero dejar por escrito de forma visible a los colaboradores las inasistencias laborales que están teniendo es importante porque le permite a la empresa dejar constancia de que se tiene noción del comportamiento del trabajador -sobre todo a través de una Carta de Amonestación-.
- Establecer políticas de inasistencia laboral: Para que exista completa transparencia en una organización, y para poder exigir ciertos comportamientos a los colaboradores, es fundamental tener las políticas internas de forma escrita, formales y que contengan toda la información pertinente al caso, como qué se considera una inasistencia, cuánto tiempo de atraso está permitido y qué consecuencias tienen no presentarse a trabajar.
- Escuchar a los colaboradores: En muchos casos la inasistencia laboral no es un problema unidireccional, sino que también influyen factores de la misma empresa. Es por eso que es importante escuchar a los colaboradores, entender qué elementos de la organización están ayudando a fomentar este problema de inasistencia laboral. Esto se puede implementar de varias formas, como encuestas anónimas o instancias de feedback 1:1 con el equipo de Recursos Humanos.
- Revisar los procesos para solicitar permisos: Es posible que en algunas ocasiones las inasistencias laborales ocurran por falta de procesos formales y eficientes para solicitar permisos, por lo cual es fundamental que las empresas desarrollen procesos establecidos para solicitar permisos y tiempo libre, que quede un registro de cada solicitud y que no sea solo un acuerdo verbal con los supervisores.
- Gestión de la carga laboral: Es importante considerar que la carga laboral de cada colaborador es la adecuada, que no se está sobrepasando lo que cada persona es capaz -o debería- realizar a diario. El exceso de responsabilidad puede causar burnout, estrés laboral y otras enfermedades, así como el bajo nivel de compromiso del colaborador con la empresa.
SCM Latam, expertos en Control de Asistencia
En SCM Latam somos especialistas en Gestión de Fuerza Laboral para grandes empresas, teniendo más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajando con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios que utilizan nuestras soluciones día a día.
Nuestro Control de Asistencia de UKG es una herramienta que realiza un seguimiento preciso de la asistencia de los colaboradores y que contabiliza las horas trabajadas de forma automática, según las especificaciones de cada empresa sin cometer errores. Además, entrega reportes de forma automática según las necesidades de cada jefatura, permitiendo que el personal pueda centrar su tiempo en actividades que aporten mayor valor a la empresa.
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