Uno de los desafíos de las grandes empresas, sobre todo las que tienen miles de colaboradores, es encontrar una buena solución que les permita tener un buen control de asistencia. En palabras simples, el Control de Asistencia de Personal es cualquier mecanismo que permita tener un registro de las horas trabajadas de los colaboradores, principalmente de cuánto iniciaron y terminaron sus turnos.
Ahora, ¿Por qué se hace tanto énfasis en la importancia del Control de Asistencia de personal? ¿Qué es lo tan importante? En este artículo SCM Latam explica no solo cuál es la importancia del Control de Asistencia de Personal, sino que los beneficios que este puede generar en las empresas si está bien implementado.
¿Cuál es la importancia del Control de Asistencia de Personal?
La importancia del Control de Asistencia de Personal radica más allá de simplemente registrar el horario de inicio y término de la jornada laboral de un colaborador, sino que tiene muchos más factores a considerar.
Un Control de Asistencia de Personal bien implementado permite a las empresas obtener una radiografía de cómo se está comportando su fuerza laboral o qué equipos y/o áreas están teniendo problemas de asistencia, productividad o ausentismo. Con esta información las empresas pueden tener una primera impresión de qué está sucediendo al interior de la organización, lo cual les permite implementar estrategias para buscar tanto las causas de estas situaciones como para revertirlas.
Las principales razones que explican la importancia del Control de Asistencia de Personal son las siguientes:
- Claridad del tiempo trabajado de los colaboradores: El Control de Asistencia de Personal, como ya mencionamos, permite tener un registro exacto del tiempo trabajado de los colaboradores. Sin embargo, esto no es solo marcar hora de entrada y salida de turnos, sino que también llevar un control de los atrasos, salidas tempranas, cambios de turnos, licencias, vacaciones, horarios de colación y cualquier incidencia.
Con una buena solución de Control de Asistencia se tiene claridad absoluta de cuántas horas trabajó cada colaborador al mes, sin errores ni estimaciones.
- Registro de horas extras realizadas: Si bien el registro de horas extras es parte de lo mencionado en el punto anterior, es importante mencionarlo de forma independiente debido a su complejidad. En muchos países existe un mínimo legal de cuánto debe pagarse por cada hora extra realizada, pero de ahí en adelante muchas empresas tienen sus propias reglas de pago: si realizas más de X cantidad tiene un precio distinto, si son en días seguidos, en ciertas festividades tienen otro costo, etc.
Una buena solución de Control de Asistencia de Personal permite tener un registro de cada uno de esos escenarios, teniendo en consideración las diferentes reglas de pago que pueda tener un colaborador según ciertas condiciones. Esto significa que al final del mes, la solución indica simplemente cuánto hay que pagarle al colaborador sin tener que estar contando de forma manual cuántas horas realizó al mes y cómo éstas deberían pagarse.
- Cálculo preciso de las remuneraciones mensuales: Y el punto anterior nos trae a esta razón de la importancia de un Control de Asistencia de Personal -quizá el más importante de todos-, el cálculo preciso de las remuneraciones. Basado en lo comentado en los puntos anteriores, el hecho de que una buena solución de Control de Asistencia tenga un registro claro y preciso de las horas trabajadas de cada colaborador, permite que el cálculo de sus remuneraciones mensuales se haga con la misma precisión y sin errores.
- Inasistencia Laboral: El Control de Asistencia no solo tiene como objetivo registrar la asistencia de los colaboradores, sino que es igualmente importante llevar un control de quienes no están asistiendo o que presentan atrasos de forma constante. La Inasistencia laboral es un problema que presentan muchas empresas y no es fácil de solucionar, pero un primer paso para resolverlo es darse cuenta de que está ocurriendo y para eso, una buena solución de Control de Asistencia es indispensable.
Consideraciones de la ley laboral de cada país
Junto con todas las razones que se entregaron para entender la importancia del Control de Asistencia de Personal, hay otra igual de fundamental que destacar: cumplir con la ley local. En países como Chile y Perú contar con un sistema de Control de Asistencia no es opcional, sino que una obligación establecida en el Código del Trabajo o en las Legislación Laboral.
En el caso de Chile, es fundamental seguir lo que dice el artículo 33 del Código del Trabajo, lo cual impedirá que la empresa reciba multas de la Dirección del Trabajo. Por su parte, en Perú hay que seguir las leyes locales para evitar tener problemas con la SUNAFIL, la entidad fiscalizadora de los derechos de los trabajadores.
Beneficios de implementar un Control de Asistencia Digital
Si bien existen formas manuales de llevar el registro del tiempo trabajado de los colaboradores, un software de Control de Asistencia como nuestra solución con UKG siempre será una mejor opción. Principalmente, la importancia del Control de Asistencia de Personal digital radica en que una solución digital no es propensa al error humano, lleva un control preciso de las horas trabajadas y realiza los cálculos de forma automática.
Una solución de Control de Asistencia bien implementada en una gran empresa puede tener los siguientes beneficios:
- Ahorrar entre el 3% y 10% del costo de nómina solo con implementar nuestro software de Control de Asistencia.
- Reducir errores en el cálculo de tiempo trabajado, lo cual minimiza al máximo errores en el pago de nómina y remuneraciones mensuales.
- Automatizar procesos, como el cálculo de nómina o conteo de horas trabajadas, ausentismos y presentismos, que liberan muchas horas de trabajo administrativo manual a las jefaturas. Esto les permite dedicar su tiempo a tareas más importantes, que potencien la productividad de sus organizaciones.
- Obtener reportes personalizados según la necesidad de cada jefatura, equipo, área o gerencia.
- Reducir la carga administrativa del departamento de recursos humanos.
- Obtención de datos cruciales para una mejor Gestión de la Fuerza Laboral y aumentar la productividad laboral de la empresa.
Métodos de Control de Asistencia de Personal
Una vez entendida la importancia del Control de Asistencia de Personal, es importante seleccionar cuál dispositivos de marcaje de asistencia, o reloj control como son popularmente conocidos, es el ideal para cada empresa.
Es importante que sean simples y amigables para los colaboradores, permitiendo que la marcación no se convierta en un inconveniente que entorpezca el flujo habitual de trabajo, sino que sea una acción tan cotidiana que resulte natural realizarla para las personas.
En SCM Latam contamos con varias opciones de dispositivos de marcación:
- Reloj Control Biométrico con huella: Es una de las opciones de marcaje de asistencia más comunes, sobre todo en grandes empresas, debido a que es el método más seguro de marcación, es uno de los más confiables y el que tiene menos margen de error.
A través de este método el colaborador deberá colocar su huella en un dispositivo especializado en esto, como los Idemia Morpho SIGMA Lite+, Idemia Morpho SIGMA Extreme o UKG Intouch, entre otros.
- Reloj Control Biométrico con reconocimiento facial: Está está dentro de las opciones más modernas, la cual utiliza reconocimiento facial para realizar la marcación, el cual se basa en un dispositivo que reconoce el rostro de cada colaborador y registra de esa forma tanto el comienzo como el fin de sus turnos de trabajo, como el Idemia Vision Pass.
- Aplicación móvil: MyPalTime es la aplicación móvil desarrollada por SCM Latam que puede descargarse tanto en smartphones para el uso individual de cada colaborador como tablets, para ser usado por toda la fuerza laboral. MyPalTime tiene tres formas de marcaje de asistencia: ID+CLAVE y biometría tanto con huella digital como con reconocimiento facial.
Además, MyPalTime permite que el colaborador tenga acceso a sus propios registros, por lo que puede revisar sus marcaciones de días o semanas pasadas. Esto aumenta tanto la transparencia como la confianza del trabajador en el sistema que está usando la empresa.
SCM Latam, expertos en Control de Asistencia de Personal
En SCM Latam somos especialistas en Gestión de Fuerza Laboral para grandes empresas, tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios marcando día a día.
Nuestro Control de Asistencia de UKG es una herramienta que realiza un seguimiento preciso de la asistencia de los colaboradores y que contabiliza las horas trabajadas de forma automática, según las especificaciones de cada empresa sin cometer errores. Además, entrega reportes de forma automática según las necesidades de cada jefatura, permitiendo que el personal pueda centrar su tiempo en actividades que aporten mayor valor a la empresa.
Esta solución es completamente personalizable, lo cual permite incorporar en el cálculo de horas ordinarias y extra cualquier parámetro que la organización quiera implementar, como definir valores específicos para horas extras realizada antes o después de cada turno, determinar que la primera hora extra tenga un valor y las siguientes otro monto, o identificar diversos tipos de horas trabajadas -como festivos, domingos, turnos nocturnos, etc-.
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