Aunque aún hay empresas que hacen uso del libro de asistencia, este puede representar un riesgo al ser utilizado como sistema de Control de Asistencia. En Chile, legalmente son los empleadores los encargados y responsables de controlar la concurrencia de los colaboradores en el lugar de trabajo, por medio del control de asistencia de personal.
Son varias las opciones de marcación que puede implementar un empleador en su sistema de Control de Asistencia, siendo el libro de asistencia el más tradicional de todos. Sin embargo, esta opción tiene varias características negativas que no se pueden ignorar, sobre todo para las grandes empresas. Por ejemplo, es muy posible cometer errores al marcar asistencia, que los libros se estropeen por el uso, siendo necesario el uso de enmendaduras en libro de asistencia, y teniendo que tener una constante supervisión humana para asegurar su uso adecuado.
Tipos de control de asistencia
A la hora de llevar el control de asistencia de personal, las empresas tienen total potestad para elegir el método que prefieran. Sin embargo, no todos los sistemas son iguales ni responden a las mismas necesidades. Posiblemente los más relevantes y/o conocidos son:
- Libros de asistencia en papel
- Hojas de cálculo
- Software de control de asistencia de personal
¿Qué es un libro de asistencia laboral y por qué se utiliza?
El libro de asistencia es, usualmente, lo que las pequeñas empresas usan en primera instancia para controlar la asistencia de los colaboradores. Principalmente, esto se debe a los bajos costos ya que sólo se necesita invertir en libros de asistencia, además de la simpleza del proceso y la implementación.
Sin embargo, a medida que las empresas van creciendo este método presenta aspectos negativos que muchas veces superan a los beneficios, lo cual puede representar un alto riesgo para el control de asistencia preciso, transparente y eficiente.
Desventajas del uso del libro de asistencia del personal
Algunos de los principales aspectos negativos que posee el libro de asistencia de personal son los siguientes:
- Se necesita completar manualmente sumatorias y cálculos para utilizar la información en los procesos de remuneraciones, por ejemplo el cálculo de horas extras trabajadas cada mes.
- Día a día se debe verificar, de forma manual y uno por uno, que el registro sea completado por cada uno de los colaboradores. Además, en muchos casos no permite incluir argumentos necesarios para justificar ausencias e identificar errores.
- Es común que al implementar este método se pierda certeza del registro, incluso se puede registrar información incorrecta, lo que a su vez podría generar costos adicionales para la empresa.
- El registro manual es propenso a incurrir en errores en los horarios de ingreso y/o salida. Ello podrá traer como consecuencia las enmendaduras en libro de asistencia. Los borrones y enmendaduras, de ser fiscalizados, pueden ser motivo de multas por parte de la Inspección del Trabajo.
Multa por libro de asistencia
Al implementar este método de control de asistencia, se pueden cometer diversos errores. Por ejemplo, cuando los colaboradores registran de forma errada su entrada o salida. En este caso intentarán enmendar dicho error con borrones, acto que provoca una multa en caso de ser inspeccionado por un fiscalizador.
Estas multas se generan a causa de varios motivos, uno de los más comunes es por no contar con la hora de entrada o salida. O también, se ocasiona por la ausencia de la firma en la entrada/salida, enmendaduras tanto en los horarios como en la firma, no contar con la suma semanal de horas trabajadas y la suplantación de la firma (delegación a otra persona). Las cuales son consideradas como infracciones graves, y los montos se aplican como se muestra:
- 1 a 49 trabajadores:1 a 20 UTM
- 50 a 199 trabajadores: 2 a 40 UTM
- 200 y más trabajadores: 3 a 60 UTM
Sin embargo, con nuestra solución de Control de Asistencia tendrás la posibilidad de realizar modificaciones que deben ser justificadas por la jefatura que realiza la corrección, es decir que, junto con la modificación, se debe expresar la razón del el cambio, de esta forma se fomenta la transparencia al interior de la organización y es una forma de evitar el amiguismos de jefaturas con aquellos trabajadores con los que son más cercanos.
Plantilla control de asistencia: Hojas de cálculo
El libro de asistencia, al registrarse de forma manual, requiere la mayoría de las veces que la información deba ser ingresada a una planilla en excel para procesar la información y así poder realizar el cálculo de remuneraciones y obligaciones legales (imposiciones, seguros, etc.). Esto hace que se pierda mucho tiempo en el proceso y, al ser una tarea manual, puede ser propenso a otro tipo de errores como el de digitación.
Software de control de asistencia
Con empresas cada vez más activas en los mercados globales, que compiten constantemente en diversas industrias, la tecnología se ha vuelto un aliado indispensable. Es por esto que, para adaptarse a estos cambios, las soluciones digitales de control de asistencia son cada vez más sofisticadas y apetecidas en las grandes empresas.
Lejos de quedarse obsoletos, actualmente representan una herramienta que garantiza precisión, transparencia y confianza tanto para el empleador como para los colaboradores. El simple hecho de implementar un software como sistema de control de asistencia, permitirá realizar de forma sencilla y confiable las enmendaduras necesarias en el registro de marcaciones, lo cual está avalado y permitido por la Dirección del Trabajo.
Ventajas de implementar un Software de control de asistencia de personal
Llevar un registro preciso de las horas trabajadas, tanto ordinarias como extra, de los colaboradores es fundamental. Sobre todo, favorece a una contabilidad de nómina precisa cada organización, lo cual puede generar importantes ahorros económicos solo por el hecho de que no se cometan errores al momento de calcular el tiempo trabajado de cada empleado.
Este método de control de asistencia desarrollado por medio de un software, posee ventajas a las que cada gran empresa puede sacar el máximo provecho:
- Ahorro de tiempo y dinero.
- Mejora la toma de decisiones.
- Genera equilibrio en la carga de trabajo.
- Generación automática de reportes específicos para distintas áreas y jefaturas.
- Las modificaciones o correcciones de marcaje están documentadas y registradas.
- Se obtiene una visión general de las horas de trabajo de los colaboradores.
- Se puede gestionar y controlar fácilmente las ausencias y vacaciones.
- Se cumplen con los requisitos y requerimientos legales.
- Evita los errores o malentendidos con la contabilidad.
- Optimización de procesos y reducción de costos.
Con nuestra solución de sistema de control de asistencia las empresas podrán llevar una auditoría clara y precisa de las enmendaduras y modificaciones, ya que siempre será requerido añadir comentarios que justifiquen o argumenten el motivo del cambio en una marcación.
Importancia del control de asistencia
Para las grandes empresas, es esencial poder llevar un adecuado control de asistencia de personal preciso que entregue información exacta del tiempo trabajado de los colaboradores. Esto evitará, entre otras cosas, errores en el pago de nómina de los sueldos de cada empleado al final de cada mes.
Sin embargo, en la actualidad ya no es suficiente cualquier solución. Para garantizar el control de asistencia integral, la opción elegida debe integrarse con otras soluciones implementadas al interior de la empresa, como software de recursos humanos o de pago de nómina. Algunos de los motivos por los que elegir un software de control de asistencia de personal son:
- Proporciona información sobre el tiempo trabajado de colaboradores, equipos y áreas de trabajo.
- Reduce el absentismo.
- Reduce el tiempo manual dedicado a tareas administrativas.
- Permite calcular las nóminas de forma más ágil y exacta.
SCM Latam: Expertos en Control de Asistencia para Grandes Empresas
En SCM Latam somos especialistas en gestión de la fuerza laboral para grandes empresas y entregamos soluciones tecnológicas para llevar un control preciso de la asistencia del personal, la cual puede adaptarse completamente a las necesidades de cada organización en distintas industrias. Tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios marcando día a día.
Nuestro sistema de Control de Asistencia de UKG es una herramienta que ayuda al seguimiento automatizado de las horas trabajadas por los colaboradores, para lograr contabilizarlas de manera precisa, disminuir errores en los pagos de nómina y evitar el trabajo administrativo manual que toma horas.
Gestionar y registrar los tiempos de trabajo de los colaboradores es fundamental, pero en SCM Latam nosotros vamos más allá que solamente detectar atrasos, salidas tempranas, ausencias, etc, nosotros buscamos oportunidades de ahorro. Somos el partner estratégico ideal para impulsar la productividad de las grandes empresas.
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