¿En qué consiste el registro de asistencia laboral en Perú?

Perú es uno de los pocos países, junto con Chile, donde el registro de asistencia laboral es obligatorio por ley. Este permite a las empresas llevar un registro de las horas laboradas por cada uno de los trabajadores de una empresa, permitiendo contar tanto su tiempo trabajado como las horas extras que han realizado, para poder calcular sus sueldos o compensarlas con tiempo adicional de descanso.

Como el registro de asistencia laboral es obligatorio por ley, no cumplirlo como corresponde implica que la empresa puede ser sancionada y multada por la SUNAFIL. Es por eso que en este artículo explicaremos qué elementos debe tener el registro de Control de Asistencia, cuándo es obligatorio y cómo implementarlo en una organización.

Registro de asistencia laboral en Perú 

En Perú el registro de asistencia laboral es obligatorio, según indica la ley, para todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada. Estas empresas deben tener un registro de asistencia laboral permanente, ya sea de forma física o digital, donde sus colaboradores puedan marcar su tiempo trabajado.

Además, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo indica que el registro de asistencia laboral “incluye a los colaboradores bajo modalidades formativas laborales y al personal destacado o desplazado a los centros de trabajo o de operaciones por parte de las empresas y entidades de intermediación laboral, o de las empresas contratistas o Subcontratistas”.

¿Qué debe incluir el Registro de Asistencia Laboral?

Todo Registro de Asistencia Laboral, sin importar el método que se utilice para implementarlo, debe tener como mínimo los siguientes elementos:

• Nombre, denominación o razón social del empleador.
• Número de Registro único de Contribuyentes (RUC) del empleador.
• Nombre y número del documento obligatorio de identidad (DNI) del trabajador.
• Fecha, hora y minutos del ingreso y salida de la jornada de trabajo.
• Las horas y minutos de permanencia fuera de la jornada de trabajo, esto es, las horas extras realizadas por el trabajador.

Excepciones del Registro de Asistencia Laboral 

Si bien el Registro de Asistencia Laboral es obligatorio y permanente para todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada, hay ciertos tipos de colaboradores que están exentos de marcar asistencia:

• Trabajadores de Dirección: Aquellos que ejercen la representación general del empleador frente a terceros u otros trabajadores, sustituyendo o compartiendo las funciones de administración de la organización.
• Trabajadores que no se encuentren sujetos a fiscalización inmediata: Aquellos que realizan sus labores, o parte de ellas, sin ser supervisados inmediatamente por sus jefaturas o que las realizan parcial o totalmente fuera del lugar de trabajo.
• Trabajadores que prestan servicios intermitentes durante el día: Aquellos que realizan labores de espera, vigilancia, custodia o que prestan servicios efectivos de manera alternada con lapsos de inactividad.

¿Quiénes deben tener acceso al Registro de Asistencia Laboral? 

Al Registro de Asistencia Laboral es obligatorio que las siguientes entidades tengan acceso permanente y libre:

• La autoridad Administrativa de Trabajo.
• El sindicato respectivo de los trabajadores de cada organización.
• Si no hay sindicato, al representante designado por los trabajadores.
• El mismo trabajador, con respecto a la información personal de su propia laboral.
• Toda autoridad pública que tenga tal atribución determinada por la ley, como el Poder Judicial, Ministerio de Público, Policía, etc.

¿Cuánto tiempo debe conservar el empleador el Registro de Asistencia Laboral? 

Cada empleador debe conservar el Registro de Asistencia Laboral por un tiempo de, como mínimo, cinco años después de realizada cada marcación.

¿Las empresas pueden impedir que un trabajador registre su asistencia? 

No, las empresas nunca pueden impedir el Registro de Asistencia Laboral de un colaborador. La responsabilidad de las organizaciones es impedir que los trabajadores ingresen al recinto laboral cuando no deberían estar presentes, ya sea porque están de vacaciones, no tienen turno o cualquiera sea la razón.

Una vez que el trabajador ingresa al lugar de trabajo, este puede marcar asistencia.

¿Qué pasa si una empresa no tiene un Registro de Asistencia Laboral? 

Como mencionamos, el Registro de Asistencia Laboral en Perú es obligatorio para todas las empresas de la actividad privada y si esto no se cumple, estas pueden ser sancionados con multas de hasta 20 UIT por la SUNAFIL.

El valor de una multa de la SUNAFIL depende de 3 factores:

• El tamaño de la empresa: Microempresa, Pequeña Empresa o No MYPE.
• El número de trabajadores.
• La gravedad de la sanción: Leve, Grave y Muy Grave.

Para calcular cuánto hay que pagar se debe hacer el cruce entre estas tres variables en una tabla que tiene la SUNAFIL, donde está tipificado el valor de cada multa en UIT, que en el caso de una empresa No MYPE, el cuadro de multas se ve así:

Beneficios de usar un software para el Registro de Asistencia Laboral 

Contar con un software de Control de Asistencia, el cual está permitido por la SUNAFIL, puede hacer una gran diferencia en las grandes empresas y sus áreas tanto de recursos humanos como de Operaciones. Esto se debe a que un software de este tipo permite un registro más preciso de las horas trabajadas de los colaboradores y permite un conteo automático de estas horas -tanto ordinarias como extraordinarias-, entre otras ventajas.

Un software de Control de Asistencia, como nuestra solución con UKG, bien implementado en una gran empresa puede tener los siguientes beneficios:

• Ahorrar entre el 3% y 10% del costo de nómina solo con implementar nuestro software de Control de Asistencia.
• Reducir errores en el cálculo de tiempo trabajado, lo cual minimiza al máximo errores en el pago de nómina y remuneraciones mensuales.
• Automatizar procesos, como el cálculo de nómina o de horas trabajadas, ausentismos y presentismos, que liberan muchas horas de trabajo administrativo manual a las jefaturas. Esto les permite dedicar su tiempo a tareas más importantes, que potencien la productividad de sus organizaciones.
• Obtener reportes personalizados según la necesidad de cada jefatura, equipo, área o gerencia.
• Reducir la carga administrativa del departamento de recursos humanos.
• Obtención de datos crucial para una mejor Gestión de la Fuerza Laboral y aumentar la productividad laboral de la empresa.

Además, nuestra  solución de Control de Asistencia se integra sin ningún tipo de problema con otros software de recursos humanos que implementan las grandes empresas, los cuales están especializados en retención de talento, onboarding, capacitaciones o pagos de nóminas.

3 opciones para llevar el registro de Control de Asistencia 

Los dispositivos de marcaje de asistencia, o reloj control como son popularmente conocidos, deben ser simples y amigables para los colaboradores. Lo ideal es que la marcación no se convierta en un inconveniente que entorpezca el flujo habitual de trabajo, sino que sea una acción tan cotidiana que resulte natural realizarla para las personas.

En SCM Latam contamos con varias opciones de dispositivos de marcación:

• Reloj Control Biométrico con huella: Es una de las opciones de marcaje de asistencia más comunes, sobre todo en grandes empresas, debido a que es el método más seguro de marcación, es uno de los más confiables y el que tiene menos margen de error. A través de este método el colaborador deberá colocar su huella en un dispositivo especializado en esto, como los **Idemia Morpho SIGMA Lite+, Idemia Morpho SIGMA Extreme o UKG Intouch**, entre otros.
• Reloj Control Biométrico con reconocimiento facial: Está está dentro de las opciones más modernas, la cual utiliza reconocimiento facial para realizar la marcación, el cual se basa en un dispositivo que reconoce el rostro de cada colaborador y registra de esa forma tanto el comienzo como el fin de sus turnos de trabajo, como el Idemia Vision Pass.
• Aplicación móvil: MyPalTime es la aplicación móvil desarrollada por SCM Latam que puede descargarse tanto en smartphones para el uso individual de cada colaborador como tablets, para ser usado por toda la fuerza laboral. MyPalTime tiene tres formas de marcaje de asistencia: ID+CLAVE y biometría tanto con huella digital como con reconocimiento facial. Además, MyPalTime permite que el colaborador tenga acceso a sus propios registros, por lo que puede revisar sus marcaciones de días o semanas pasadas. Esto aumenta tanto la transparencia como la confianza del trabajador en el sistema que está usando la empresa.