Diferente entre Control de Acceso y Asistencia - SCM Latam

Diferente entre Control de Acceso y Asistencia

El Control de Acceso y Asistencia son uno de los sistemas más prioritarios para implementar en una empresa, pero aunque son de gran importancia en muchas ocasiones se confunden, se piensa que son lo mismo y que con tener uno, el otro está cubierto.

Sin embargo, no siempre es así. Es importante entender la diferencia entre el Control de Acceso y Asistencia, para así poder identificar cuál es el sistema adecuado para cada organización.

 

Control de Acceso y Asistencia: Principales Diferencias 

 

Como se mencionó, ambos el Control de Acceso y Asistencia son de gran importancia en una organización y aunque algunas veces se utilizan como sinónimo, la verdad es que no lo son. La diferencia más básica entre el control de Acceso y Asistencia es que ambos tienen objetivos distintos:

  • Control de Acceso: tiene como objetivo resguardar la seguridad de la organización, limitando y registrando las personas que tienen acceso a las instalaciones de la empresa.
  • Control de Asistencia: Tiene como objetivo controlar el tiempo trabajado de los colaboradores, siendo lo más básico registrar el tiempo de entrada y salida de cada turno.

Entendiendo los objetivos más básicos de cada uno, es posible entender la diferencia entre el Control de Acceso y Asistencia, pero la verdad es que ambos son mucho más complejos. Si bien en ocasiones se utiliza el mismo dispositivo para cumplir ambas necesidades, la verdad es que tanto el control de asistencia como el de acceso tienen alcances diferentes, requieren configuraciones distintas y, finalmente, como tienen objetivos distintos son distintos los sistemas que se deben utilizar para cada uno.

 

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Características Control de Acceso 

 

Como ya mencionamos, el principal objetivo de un Control de Acceso es resguardar la seguridad de la organización, restringiendo el acceso a la organización tanto de los mismos trabajadores como de terceros.

Entre las características principales del Control de Acceso están:

  • Identificar ingresos: El sistema de Control de Acceso debe obligar a que toda persona que pretende ingresar a una organización, o a alguna de sus instalaciones, se identifique debidamente antes de entrar.
  • Permitir y restringir accesos: Junto con identificar el ingreso, el Control de Acceso debe ser capaz de permitir y restringir acceso ya sea a la empresa o alguna de sus instalaciones. No porque alguien se identifique podrá entrar, sino que el sistema debe ser capaz de prohibir el ingreso a una persona que no tiene las credenciales necesarias.
  • Informes de ingresos y accesos: Tener un registro preciso de todas las personas que ingresaron a la organización, o que intentaron hacerlo, es crucial en todo sistema de Control de acceso.

 

Características Control de Asistencia 

 

El Control de Asistencia, a diferencia del Control de Acceso, tiene como objetivo registrar las horas trabajadas de los colaboradores. En muchas ocasiones, como es el caso de Perú, este registro es una obligación que tienen las empresas, por lo cual tienen muchas regulaciones establecidas por el Estado de cómo debe realizarse este registro.

Otras de las características del Control de Asistencia:

  • Registro de tiempo trabajado: El Control de Asistencia no es solo marcar en un dispositivo el inicio y término de la jornada laboral -que es una parte importante del sistema-, sino que también debe registrar todo el tiempo trabajado, las horas extras realizadas por cada trabajador, las salidas tempranas que pudo haber tenido y cualquier cambio en su jornada laboral que pueda afectar su remuneración a fin de mes.
  • Cálculo de nómina: Permite el cálculo preciso del tiempo trabajado de cada colaborador, cifra que se utiliza para determinar cuál es la remuneración que este debe recibir. Es por esto que el Control de Asistencia debe ser lo más automático posible, para evitar el error humano y la falta de parámetros a considerar.
  • Reportes: Todo sistema de Control de Asistencia deben entregar reportes de presentismo, ausentismo, horas extras realizadas y cualquier otra información sobre el tiempo trabajado de los colabores que los equipos de Recursos Humanos, Finanzas o Gerencia puedan necesitar.

 

¿Por qué tener el Control de Acceso y Asistencia por separado? 

 

Si bien en algunas ocasiones las empresas deciden implementar un único sistema para el Control de Acceso y Asistencia, la verdad es que eso no es lo más recomendado. Como ya quedó establecido más arriba, el Control de Acceso y Asistencia tienen objetivos y enfoques diferentes, ya que aunque puedan parecer similares cubren necesidades distintas al interior de la empresa.

Una de las razones que las empresas utilizan para unificar el Control de Acceso y Asistencia en un único sistema, es facilitar el proceso de comienzo y fin de la jornada laboral a sus colaboradores. ¿Por qué hacerlos marcar en dos dispositivos distintos, cuando podría ser solo en uno? Sin embargo, aunque esto puede parecer algo sensato, la verdad es que el resultado final no será el esperado y, a largo plazo, podría traer más problemas que soluciones.

Como el Control de Acceso y Asistencia tienen objetivos distintos, es extremadamente complejo encontrar un único sistema que entregue ambas soluciones con el nivel de precisión que es necesario. Lo más probable es que un sistema de Control de Acceso y Asistencia unificado, si es muy bueno en el control de acceso por ejemplo, tenga una capacidad limitada de registro de asistencia que se base solo en marcar entrada y salida del turno, sin ser capaz de soportar todas las configuraciones que una gran empresa necesita.

Por eso, porque el Control de Acceso y Asistencia son sistemas distintos que tienen objetivos diferentes, es mejor utilizar soluciones especializadas para cada una de ellas si se quiere que tengan un buen desempeño en la organización.

 

Beneficios Control de Asistencia de SCM Latam

 

Un software de Control de Asistencia, como nuestra solución con UKG, bien implementado en una gran empresa puede tener los siguientes beneficios:

  • Ahorrar entre el 3% y 10% del costo de nómina solo con implementar nuestro software de Control de Asistencia.
  • Reducir errores en el cálculo de tiempo trabajado, lo cual minimiza al máximo errores en el pago de nómina y remuneraciones mensuales.
  • Automatizar procesos, como el cálculo de nómina o contabilización de horas trabajadas, ausentismos y presentismos, que liberan muchas horas de trabajo administrativo manual a las jefaturas. Esto les permite dedicar su tiempo a tareas más importantes, que potencien la productividad de sus organizaciones.
  • Obtener reportes personalizados según la necesidad de cada jefatura, equipo, área o gerencia.
  • Reducir la carga administrativa del departamento de recursos humanos.
  • Obtención de datos crucial para una mejor Gestión de la Fuerza Laboral y aumentar la productividad laboral de la empresa.

Además, nuestra  solución de Control de Asistencia digital se integra sin ningún tipo de problema con otros software de recursos humanos que implementan las grandes empresas, los cuales están especializados en retención de talento, onboarding, capacitaciones o pagos de nóminas.

 

SCM Latam: Expertos en Control de Asistencia para Grandes Empresas 

 

En SCM Latam somos especialistas en gestión de la fuerza laboral para grandes empresas y entregamos soluciones tecnológicas para llevar un control preciso de la asistencia del personal, las cuales pueden adaptarse completamente a las necesidades de cada organización en distintas industrias. Tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios marcando día a día.

Nuestro  Control de Asistencia de UKG  es una herramienta que realiza un seguimiento preciso de la asistencia de los colaboradores y que contabiliza las horas trabajadas de forma automática, según las especificaciones de cada empresa sin cometer errores. Además, entrega reportes de forma automática según las necesidades de cada jefatura, permitiendo que el personal pueda centrar su tiempo en actividades que aporten mayor valor a la empresa.

 

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