Control de Asistencia en el Trabajo Remoto: Guía completa

Durante la pandemia muchas empresas tuvieron que implementar el trabajo remoto de forma imprevista y en ocasiones sin mucha preparación, debido al contexto del momento más que a una decisión estratégica. 

Esto también impactó al Control de Asistencia en el Trabajo Remoto, porque debido a esta urgencia con la que se implementó esta forma de trabajar muchas veces no se tenía claro cómo debía ser este proceso, tan fundamental para muchas empresas, en los hogares de sus trabajadores. 

Sin embargo, esa etapa de urgencia ya terminó y en muchas empresas se decidió continuar con el teletrabajo, lo cual ha hecho que las herramientas para el Control de Asistencia en el Trabajo Remoto se hayan ido perfeccionando.

¿Es legal el Control de Asistencia en el Trabajo Remoto? 

En Chile, Perú y Argentina el Trabajo Remoto es legal, cada uno con su propia jurisprudencia y conjunto de características propias para regular esta nueva forma de trabajar. En los tres países, así como en muchos otros donde el trabajo remoto no era masivo hasta llegada la pandemia, las leyes se tramitaron tiempo después de que todos comenzaran a trabajar desde casa. 

Y aunque cada país tiene sus propias leyes con respecto al trabajo remoto, la mayoría de ellos concuerda en algo bastante elemental: los derechos y obligaciones que tiene un trabajador remoto son los mismos que un trabajador que acude presencialmente a una oficina, fábrica o tienda a cumplir sus obligaciones. 

Esto significa que en el caso de Chile y Perú, cuyas leyes laborales indican la obligatoriedad del Control de Asistencia para las empresas privadas, el Control de Asistencia en el Trabajo Remoto es igualmente obligatorio. 

Beneficios del Control de Asistencia 

Contar con un software de Control de Asistencia en el Trabajo Remoto, el cual está permitido por la Dirección del Trabajo de Chile (cumpliendo los requerimientos del Artículo 33 del Código del Trabajo) y la SUNAFIL de Perú, puede hacer una gran diferencia en las grandes empresas y sus áreas tanto de recursos humanos como de operaciones. Esto se debe a que un software de este tipo permite un registro más preciso de las horas trabajadas de los colaboradores y la contabilización automática de estas horas -tanto ordinarias como extraordinarias-, entre otras ventajas.

Un software de Control de Asistencia, como nuestra solución con UKG, bien implementado en una gran empresa puede tener los siguientes beneficios:

• Ahorrar entre el 3% y 10% del costo de nómina solo con implementar nuestro software de Control de Asistencia.

• Reducir errores en el cálculo de tiempo trabajado, lo cual minimiza al máximo errores en el pago de nómina y remuneraciones mensuales.

• Automatizar procesos, como el cálculo de nómina o contabilización de horas trabajadas, ausentismos y presentismos, que liberan muchas horas de trabajo administrativo manual a las jefaturas. Esto les permite dedicar su tiempo a tareas más importantes, que potencien la productividad de sus organizaciones.

• Obtener reportes personalizados según la necesidad de cada jefatura, equipo, área o gerencia.

• Reducir la carga administrativa del departamento de recursos humanos.

• Obtención de datos crucial para una mejor Gestión de la Fuerza Laboral y aumentar la productividad laboral de la empresa.

Además, nuestra  solución de Control de Asistencia en el Trabajo Remoto se integra sin ningún tipo de problema con otros software de recursos humanos que implementan las grandes empresas, los cuales están especializados en retención de talento, onboarding, capacitaciones o pagos de nóminas.

Herramientas para el  Control de Asistencia en el Trabajo Remoto 

Son muchas las herramientas que se pueden utilizar para realizar el Control de Asistencia en el Trabajo Remoto, que van desde las más manuales, como saludar al supervisor por chat cuándo se inicia y acaba cada turno o completar una planilla de excel; a otras más tecnológicas como aplicaciones móviles, marcajes a través de páginas web o llamadas telefónicas. 

MyPalTime Bolsillo: la aplicación ideal para el Control de Asistencia Remoto 

MyPalTime Bolsillo es la aplicación para el marcaje móvil y Control de Asistencia en el Trabajo Remoto de SCM Latam. Se puede descargar tanto en smartphone como tablets, ya sea en sistemas operativos IOs o Android, que actúa como un dispositivo de marcaje o reloj control, permitiendo llevar un registro del tiempo trabajado de los colaboradores. 

Características principales de MyPalTime: 

• Accesible: MyPalTime solo necesita un smartphone o tablet para funcionar sin inconvenientes, no requiere un dispositivo de última generación sino que uno de gama media cumple con los requisitos básicos para descargarlo sin problemas.
• Implementación rápida: Uno de los factores más importantes al momento de elegir una solución de Control de Asistencia en el Trabajo Remoto, es cuánto vamos a tardar en implementarla. MyPalTime es una aplicación que los colaboradores pueden descargar directamente en sus celulares, no requiere mayor trabajo de configuración y puede estar listo para ser utilizado en un solo día de implementación, donde se puede instalar la app, enrolar a los empleados y comenzar a marcar. 
• Funciona Offline: Cuando hablamos de que MyPalTime es una aplicación, un miedo muy razonable es que este no funcionará si el celular pierde conexión a internet. Sin embargo, MyPalTime no tiene este problema porque si pierde acceso a internet es capaz de almacenar la data de los marcajes efectuados por los colaboradores y enviarla una vez que se restablezca la conexión. 
• Reportes Personalizados: Cada supervisor, área o gerencia requiere ver información distinta sobre el control de asistencia de los colaboradores. Es por esto que MyPalTime permite visualizar reportes personalizados según las necesidades de cada equipo, los cuales se generan de manera automatizada. 
• Georreferencia y Geo-restricción: MyPalTime Bolsillo utiliza georreferencia, lo que permite dos cosas: Una, saber desde dónde los colaboradores están realizando sus marcajes y Dos, impedir que marcan en lugares desde donde no tienen permitido hacerlo. La Geo-restricción permite a las empresas que sus empleados puedan marcar únicamente en las zonas que ellas definan, de esta forma el empleado está obligado a estar en esas ubicaciones para hacer efectivo sus marcajes para el Control de Asistencia en el Trabajo Remoto. 
• Visualización en tiempo real: MyPalTime permite a los supervisores tener información en tiempo real de la asistencia de sus colaboradores en terreno o en trabajo remoto.

MyPalTime Bolsillo tiene tres opciones de marcaje disponibles en su configuración habitual:

• ID + PIN. 
• Biométrico con huella digital. 
• Biométrico con Reconocimiento Facial, a través de la cámara del smartphone. 

El marcaje a través de huella digital y reconocimiento facial necesitan utilizar las funcionalidades del smartphone para funcionar, por lo cual la disponibilidad de estas opciones está directamente ligada al dispositivo elegido por el empleador. 

Al momento de configurar MyPalTime Bolsillo para el Control de Asistencia en el Trabajo Remoto, es el empleador quien decide cuál será el método de marcación para sus colaboradores. Aquí la elección es completamente libre y según tanto las necesidades como las preferencias de la empresa, pudiendo permitir que sea el colaborador quien decida cómo marcar o limitarlo solo a  una, dos o todas las opciones.  

Además, MyPalTime es compatible con otros dispositivos de marcaje. Por ejemplo, una empresa puede tener un reloj control para los colaboradores de la fábrica y MyPalTime Bolsillo para los administrativos. Así como esta son muchas las combinaciones de dispositivos que se pueden implementar en una empresa para satisfacer de mejor manera las necesidades del Control de Asistencia en el trabajo remoto, híbrido y presencial.