El Control de Asistencia permite a las grandes empresas llevar un registro preciso del tiempo trabajado de sus colaboradores, lo cual es un elemento indispensable no solo para potenciar la productividad laboral al interior de la organización, sino que también permite agilizar los procesos internos de remuneraciones o planificación de turnos, entre otros.
Son muchas las opciones que tiene una empresa para llevar el registro de las horas trabajadas de sus colaboradores, siendo una de las más populares el Control de Asistencia Biométrico. En este artículo de SCM Latam explicamos de qué se trata esta opción de marcaje, cuáles son sus principales ventajas y por qué es una buena opción para las grandes empresas.
¿Qué es el Control de Asistencia Biométrico?
El Control de Asistencia Biométrico se refiere al uso de dispositivos que registran las marcaciones de los colaboradores, tanto de entrada como salida de sus respectivos turnos, a través del reconocimiento de rasgos físicos. Esta tecnología se conoce como Biometría -de ahí el nombre de este tipo de control de asistencia- y puede utilizar rasgos como el rostro, huellas dactilares, iris o voz, entre otros.
Para utilizar el Control de Asistencia Biométrico, durante el enrolamiento de un nuevo trabajador en el sistema de gestión de asistencia se debe registrar o capturar el rasgo físico a considerar para la marcación. Según el tipo de dispositivo escogido, puede ser tanto el rostro como las huellas digitales o solo uno de estos.
Tipos de Control de Asistencia Biométrico
A pesar de que el campo de la biometría es amplio y son varios los rasgos físicos que se pueden utilizar en soluciones basadas en esta tecnología, para el Control de Asistencia Biométrico son dos los rasgos más populares a utilizar: facial (rostro) y huellas digitales.
En ambos casos se debe contar con un reloj control o dispositivo en el cual se pueda registrar la marcación de los colaboradores a través del rasgo facial escogido. Sin embargo, en SCM Latam siempre recomendamos que el dispositivo escogido tenga más de una forma de marcaje, de modo que si una de las opciones falla -por la razón que sea-, siempre exista otra forma de registrar la entrada o salida del turno.
Reloj Control Biométrico con huella
Una de las opciones de marcación más comunes para el control de asistencia, sobre todo en grandes empresas, es la marcación por medio del registro de huella. Esto se debe a que la marcación por huella es el método más seguro de marcación, uno de los más confiables y el que tiene menos margen de error.
A través de este método el colaborador deberá colocar su huella en un dispositivo especializado en esto, como los Idemia Morpho SIGMA Lite+, Idemia Morpho SIGMA Extreme o UKG Intouch, entre otros.
Reloj Control Biométrico con reconocimiento facial
Dentro de las opciones más modernas está el reloj control biométrico que utiliza reconocimiento facial para realizar la marcación, el cual se basa en un dispositivo que reconoce el rostro de cada colaborador y registra de esa forma tanto el comienzo como el fin de sus turnos de trabajo.
Durante la pandemia, con la necesidad de tener opciones de marcación que evitaran en lo más posible el contacto físico entre colaboradores, esta opción fue una de las más solicitadas y demandadas por las grandes empresas que no podían realizar trabajo remoto.
Aplicación Móvil
Otra de las opciones bastante demandas durante la pandemia fue el desarrollo de aplicaciones móviles de marcaje, las cuales los colaboradores podían descargar en sus smartphones. De esta forma se evitaba el contacto físico con un dispositivo comunitario, el cual podía ser fuente de infección.
En la aplicación móvil también se puede implementar el Control de Asistencia Biométrico, utilizando las herramientas que tiene el smartphone del colaborador. Por ejemplo, MyPalTime de SCM Latam, nuestra propia aplicación móvil, tiene varias opciones de marcaje basadas en biometría.
En MyPalTime los colaboradores pueden marcar usando el lector de huella digital del smartphone o a través de la cámara del dispositivo, para aplicar reconocimiento facial. Además, con MyPalTime también se puede implementar un método de marcaje Free Flow en el cual la aplicación se descarga en una tablet que se posiciona en un lugar estratégico de la empresa, permitiendo a los colaboradores registrar sus marcaciones con reconocimiento facial sin tener que tocar el dispositivo.
Ventajas del Control de Asistencia Biométrico
Llevar un control preciso de la asistencia y tiempo trabajado de los colaboradores tiene muchas ventajas en sí mismo, un software de Control de Asistencia, como nuestra solución con UKG, bien implementado en una gran empresa puede tener los siguientes beneficios:
- Ahorrar entre el 3% y 10% del costo de nómina al implementar un software robusto de Control de Asistencia.
- Reducir errores en el cálculo de tiempo trabajado, lo cual minimiza al máximo errores en el pago de nómina y remuneraciones mensuales.
- Automatizar procesos, como el cálculo de nómina o contabilización de horas trabajadas, ausentismos y presentismos, que liberan muchas horas de trabajo administrativo manual a las jefaturas. Esto les permite dedicar su tiempo a tareas más importantes, que potencien la productividad de sus organizaciones.
- Obtener reportes personalizados según la necesidad de cada jefatura, equipo, área o gerencia.
- Reducir la carga administrativa del departamento de recursos humanos.
- Reportería personalizada sobre el comportamiento de la Fuerza Laboral para tomar decisiones informadas, con foco en aumentar la productividad laboral..
Por su parte, el Control de Asistencia Biométrico tiene varias ventajas propias, las cuales lo vuelven una de las mejores opciones de marcación por las grandes empresas:
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- Confiabilidad: Son de los métodos de marcación más seguros que existen, sobre todo el reconocimiento por huella digital.
- Se evitan posibles suplantaciones de identidad o marcajes incorrectos: Los colaboradores no podrán pedirle a algún compañero que marque por ellos utilizando sus credenciales.
- Nulo contacto: Con el reconocimiento facial o el uso de aplicaciones móviles, se reduce al mínimo el contacto entre los colaboradores.
- Evita problemas durante el marcaje: Como no requieren que el colaborador se aprenda contraseñas, claves, PINs o ande trayendo una tarjeta o credencial de forma permanente, es mucho más complicado que se produzcan problemas al momento de realizar el marcaje o que se entorpezca el proceso.
- No se puede falsificar: Una clave o PIN pueden ser robadas, algo que no es posible realizar con los rasgos faciales o huellas digitales.
Aprobado por la Dirección del Trabajo
Con cualquier tipo de Control de Asistencia, una prioridad esencial es tener claridad sobre si el dispositivo implementado para el registro de los marcajes está aprobado por la Dirección del Trabajo (DT) y está dentro de la normativa vigente.
Con respecto a este tema, la DT establece que los marcajes se pueden realizar en “un libro de asistencia o un reloj con tarjetas de registro”. Sin embargo, la misma organización ha promulgado varios dictámenes que modernizan esta definición, declarando que el control de asistencia biométrico, así como otros que usan claves, PIN o aplicaciones, son válidos.
Esto implica que no hay problema alguno con utilizar un Control de Asistencia Biométrico para registrar las horas ordinarias y extraordinarias trabajadas por los colaboradores de una empresa.
SCM Latam: Expertos en Control de Asistencia
En SCM Latam somos especialistas en gestión de la fuerza laboral para grandes empresas y entregamos soluciones tecnológicas para llevar un control preciso de la asistencia del personal, la cual puede adaptarse completamente a las necesidades de cada organización en distintas industrias. Tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios marcando día a día.
Nuestro Control de Asistencia de UKG es una herramienta que realiza un seguimiento preciso de la asistencia de los colaboradores y que contabiliza las horas trabajadas de forma automática, según las especificaciones de cada empresa sin cometer errores. Además, entrega reportes de forma automática según las necesidades de cada jefatura, permitiendo que el personal pueda centrar su tiempo en actividades que aporten mayor valor a la empresa.
Esta solución es completamente personalizable, lo cual permite incorporar en el cálculo de horas ordinarias y extra cualquier parámetro que la organización quiera implementar, como definir valores específicos para horas extras realizada antes o después de cada turno, determinar que la primera hora extra tenga un valor y las siguientes otro monto, o identificar diversos tipos de horas trabajadas -como festivos, domingos, turnos nocturnos, etc-.
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