El Control de Asistencia es una obligación que tienen todos los empleadores de llevar un registro de los tiempos trabajados de sus colaboradores, tanto de horas ordinarias como extraordinarias.
En el caso de Chile, el dictamen 1140/27 de la Dirección del Trabajo (DT) establece que ese control de asistencia de personal puede ser a través de un sistema computacional. Además, el nuevo dictamen N°2927/58 de la DT específica todos los requerimientos que un sistema de este tipo debe tener, las cuales explicamos en este artículo de nuestro blog.
Para llevar un Control de Asistencia es necesario contar con un dispositivo de reloj control, el cual le permita a los colaboradores registrar cuando ingresaron y finalizan un turno.
Tipos de opciones de marcación para el Control de Asistencia
Los diferentes tipos de opciones de marcación varían desde los más manuales hasta los más tecnológicos, siendo estos últimos los que permiten tener un Control de Asistencia que automatiza muchas de las tareas administrativas relacionadas al registro del tiempo trabajado de los colaboradores.
Por ejemplo, al tener un dispositivo de reloj control que lleva el registro de forma digital se puede obtener información en tiempo real de cuántas personas están trabajando en un momento específico, quiénes están llegando tarde o dónde pueden presentarse problemas por la falta de personal. Para las grandes empresas, que cuentan con cientos o miles de colaboradores, tener esta información es fundamental porque les permite tomar decisiones rápidamente para evitar caídas en la productividad o solucionar incidencias.
Libro de Asistencia
El libro de asistencia es el método de Control de Asistencia más básico y sencillo de todos. Consiste simplemente en tener un libro -como su nombre lo indica- en el cual los colaboradores deben firmar cada vez que entran y salen de un turno.
Al ser un método manual, esta opción puede generar grandes errores en las marcaciones registradas: los colaboradores pueden modificar fácilmente sus horas de ingreso y salida, las firmas se pueden borrar o los libros se pueden dañar. Además, el Libro de Asistencia no permite ver en tiempo real lo que está sucediendo en la empresa, lo que vuelve a esta opción no sea útil para las grandes empresas.
Pin/Clave
Otra opción de marcación es usar un reloj control que registre la asistencia a través de un pin o clave personal de cada colaborador, lo cual significa que cada uno tendrá su propia combinación asignada. Como todo método de registro, este pin o clave deberá ser digitado cada vez que se empiece o termine un turno.
Tarjeta o Credencial
Son muchas las empresas que entregan credenciales con sus fotografías y nombres a sus colaboradores para identificarlos, las cuales en ocasiones también les permiten ingresar a los recintos de trabajo.
Es por esto que muchas organizaciones escogen está opción para realizar el control de asistencia, optando por tener un reloj control en el cual los colaboradores acercan sus respectivas tarjetas o credenciales y este registra sus tiempos de ingreso y salida.
Reloj Control Biométrico con huella
Una de las opciones de marcación más comunes para el control de asistencia, sobre todo en grandes empresas, es la marcación por medio del registro de huella. Esto se debe a que la marcación por huella es el método más seguro de marcación, es uno de los más confiables y el que tiene menos margen de error.
A través de este método el colaborador deberá colocar su huella en un dispositivo especializado en esto, como los Idemia Morpho SIGMA Lite+, Idemia Morpho SIGMA Extreme o UKG Intouch, entre otros.
Reloj Control Biométrico con reconocimiento facial
Dentro de las opciones más modernas está el reloj control biométrico que utiliza reconocimiento facial para realizar la marcación, el cual se basa en un dispositivo que reconoce el rostro de cada colaborador y registra de esa forma tanto el comienzo como el fin de sus turnos de trabajo.
Durante la pandemia, con la necesidad de tener opciones de marcación que evitaran en lo más posible el contacto físico entre colaboradores, esta opción fue una de las más solicitadas y demandadas por las grandes empresas que no podían realizar trabajo remoto.
Aplicación móvil
Otra de las opciones bastante demandas durante la pandemia fueron el desarrollo de aplicaciones móviles de marcación que los colaboradores descargan en sus smartphones, puesto que evitaban el contacto físico con un dispositivo comunitario que podía ser fuente de infección.
Una aplicación móvil puede convertirse en una versión portátil de la mayoría de las opciones de marcación antes mencionada, como el uso de un PIN/Clave o el registro por biometría de huella o facial. Otro factor de esta opción de marcación es la geo-restricción, por lo cual los colaboradores no podrán realizar el marcaje en cualquier parte, sino que solo en el lugar de trabajo.
Además, estas aplicaciones permiten que el colaborador tenga acceso a sus propios registros, lo que les permite revisar sus marcaciones de días o semanas pasadas. Esto aumenta tanto la transparencia como la confianza del trabajador en el sistema que está usando la empresa.
Qué considerar al momento de elegir una opción de marcación
Junto con los requisitos legales que deben tener tanto el sistema de Control de Asistencia implementado en la empresa como la opción de marcación elegida, también hay ciertos factores a considerar que dependen de las necesidades propias de cada organización.
Uno de esos factores es el climático. Si el dispositivo de marcación está en un lugar de trabajo donde se presentan condiciones climáticas adversas y/o entornos difíciles -como polvo, niebla salina, etc.- su desempeño se puede ver afectado, por lo cual es importante considerar un dispositivo que sea resistente.
Otro factor a considerar, sobre todo para las grandes empresas, es la cantidad de colaboradores. Es importante que al momento de elegir una opción para Control de Asistencia se seleccione una que tenga un flujo de marcación lo suficientemente rápido, para evitar que cause atascos que compliquen el inicio de la jornada laboral.
Además, es importante tener en cuenta la capacidad que tiene el reloj control. No todos los dispositivos soportan la misma cuota de marcaciones diarias, por lo cual es fundamental elegir uno que esté alineado con la cantidad de colaboradores que tiene la empresa. De no considerar este factor, una vez sobrepasado el límite del reloj control este puede empezar a funcionar más lento o perder precisión.
En algunos países, la normativa exige que el reloj control elegido permita una o más formas de marcación, de modo que si una de ellas falla o algún colaborador en particular tiene problemas para aplicarla, exista una segunda opción para realizar la marcación de forma inmediata.
Opciones de marcación en SCM Latam
En SCM Latam somos especialistas en gestión de la fuerza laboral para grandes empresas, entregamos soluciones tecnológicas para llevar un control preciso de la asistencia del personal y la planificación de turnos, la cual puede adaptarse completamente a las necesidades de cada organización en distintas industrias.
Nuestro sistema de Control de Asistencia de UKG es una herramienta que ayuda al seguimiento automatizado de las horas trabajadas por los colaboradores, para lograr contabilizarlas de manera precisa, disminuir errores en los pagos de nómina y evitar el trabajo administrativo manual que toma horas.
Contamos con varias opciones de dispositivos de marcaje de Idemia y UKG, como el Idemia Morpho SIGMA Extreme que está diseñado específicamente para operar en condiciones climáticas adversas en entornos con mucho polvo o niebla salina; o el UKG Intouch DX que reconoce marcajes tanto de tarjetas como de verificación biométrica.
También tenemos MyPalTime, que puede descargarse tanto en smartphones para el uso individual de cada colaborador como tablets, para ser usado por toda la fuerza laboral. MyPalTime tiene tres formas de marcaje: ID+CLAVE y biometría tanto con huella digital como con reconocimiento facial.
En todos nuestros dispositivos se puede incorporar más de una forma de marcación, para asegurarnos de que si uno falla, otro estará disponible. Además, entregan información en tiempo real, están preparados para funcionar sin internet ni electricidad y pueden coexistir con distintos tipos de marcaje.
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