Caso deNegocio
Enrique PeñaDirector de Recursos Humanos
Reseña del cliente
Construmart es una empresa especializada en la distribución y comercialización de Materiales para la Construcción, terminaciones y artículos de ferretería, con una participación destacada y cercana en el Retail en Chile para el mercado de los especialistas de la construcción y del mejoramiento del hogar. Con 30 tiendas de Arica a Puerto Montt, el objetivo es generar valor en cada una de las relaciones con clientes empresas y personas, proveedores y colaboradores; procurando entregar soluciones completas los proyectos de ampliación, reparacion construccion, junto con satistacer las necesidades de mejoramiento del hogar, brindando una atención personalizada y de calidad a cada unos de los clientes. en las todas las comunidades donde están presentes.
Introducción
Construmart gestiona el tiempo y asistencia de sus colaboradores desde hace años con SCM Latam. A mediados del 2020, se hizo una evaluación de la gestión de la fuerza laboral, y se encontró una gran oportunidad de mejora cuanto a la creación de horarios en función de la demanda. Las oportunidades detectadas, y el descontento proveedor anterior, Construmart tomar la decisión de dar un paso adelante y adoptar la herramienta de generación de horarios de SCM, Kronos Scheduler & Forecasting.
Descripción de problemática
Uno de los principales problemas que declaró Construmart es que nunca pudo lograr una planificación de mallas horarias a tiempo y que les funcionara de forma óptima en cuanto a cobertura y cumplimiento de los acuerdos con los colaboradores. Parecía haber una proyección del volumen de trabajo, adicionalmente a una mala configuración de las preferencias personales, procesos de carga de información deficientes, restricciones, horarios que no se relacionaban con la demanda, y ajustes que demoraban mucho tiempo, por lo que no se tenían los horarios cuando se necesitaban
Había reglas que no se consideraban y hacían perder la cobertura. Por estas y otras razones, el cliente se vio motivado a tomar la decisión de moverse a un software de workforce de clase mundial, ya que no veían opción de solventar estos problemas con su antiguo proveedor Igualmente fea Construmart tuvieron la necesie softwares de Control de Tiempo y Asistencia y Planificación de horarios a uno solo, y no contar con dos proveedores distintos. Siendo UKG e que ofrecía todo sistema de productividad y SCM LATAM, quien podía cubrir esta necesidad de forma íntegra con la solución UKG Workforce Central
Solución
Finalmente dada la experiencia anterior con los softwares de generación de horarios, se decidió trabajar en un provecto comparativo entre ambos: sistemas de generación de mallas horarias resultando el nuevo sistema, quien entrego los mejores resultados.
La herramienta es un magnífico aporte que nos permite ver en tiempo real las tablas de registros de horas planificadas, respecto a las horas trabajadas, reduciendo los errores de liquidación y de nómina, de manera más ordenada en lo que a los procesos internos se refiere.
Resultados
Se han mejorado los resultados en la cobertura de mallas, pues las interfaces vienen trabajando mejor, cosa que fue difícil de lograr con el sistema anterior, debido a que las definiciones de interfaces antiguas eran muy engorrosas y caras.
Adicionalmente, ha habido un gran compromiso por parte del equipo de SCM LATAM por lograr una configuración que funcione de manera óptima en función de la gran cantidad de reglas particulares que se deben considerar, debido a la inclusión de los derechos adquiridos por personal de Construmart, lo que vuelve la generación de horarios en una problemática no trivial.
Por último, el hecho de que sea un proveedor quien te recoja las marcas de asistencia y te configure las mallas horarias, hace que no exista ningún tipo de preocupación por confirmar si pasaron o no las marcaciones de un sistema: otro actividad que nos hacia perder mucho tiempo anteriormente, el cual hoy en día utilizamos para evaluar de forma más eficiente y eficaz las labores de planificación y ejecución de los horarios. El sistema de UKG está orientado hacia el usuario, por lo que no deja configurar actividades sin ningún tipo de valor para la organización mantiene alerta a los usuarios con mensajes Intuitivos y la interfaz esta muy bien lograda
Impacto
1600 personas marcan en Kronos mientras que 150
personas son los que manejan la herramienta y visualizan la data
Conclusión: Recomendación o ideas generales a destacar.
• Se logró la implementación de un solo software que gestione la planificación y el control de horarios.
• Entrega de horarios con anticipación.
• Validación de derechos adquiridos y domingos libres según dicta la ley.
• Integración entre interfaces:
– Altas y bajas de los empleados.
– Licencias médicas.
– Volúmenes de venta histórica.