Cómo realizar un horario de trabajo

Cómo realizar un horario de trabajo en 8 pasos

Saber cómo realizar un horario de trabajo es fundamental para asegurar la continuidad operacional de cualquier organización, puesto que si este falla es muy poco probable que se tenga la cantidad necesaria de personas para alcanzar las metas de productividad o ventas. 

Es por esto que en este artículo SCM Latam explica cómo realizar un horario de trabajo de manera simple y efectiva, apoyándose en la tecnología.

 

Cómo realizar un horario de trabajo en 8 pasos 

 

Para aprender cómo realizar un horario de trabajo de forma eficiente, que se convierta en una ventaja para la organización y no en un problema recurrente, en SCM Latam hemos preparado estos ocho pasos a seguir.

Y si bien no son una regla exacta que se pueda replicar en cualquier empresa tal cual la presentamos acá, porque cada organización tiene sus propias necesidades y requerimientos, si son un lineamiento que se puede tomar como base para aprender cómo realizar un horario de trabajo.

 

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1. Identifica las necesidades de tu organización 

 

Antes de comenzar siquiera a pensar en cómo realizar un horario de trabajo, primero hay que tener claridad absoluta sobre cuáles son las necesidades que tiene tu organización y los objetivos que esta tiene, para poder planificar con la intención de cumplirlos.

Esto significa entender cuántas horas al día es necesario tener personal trabajando en la organización, qué puestos estás necesitando cubrir, qué habilidades o conocimiento deben tener los colaboradores, entre muchas otras cosas que serán pertinentes a la industria de cada organización.

 

2. Determina la disposición horaria de tus colaboradores 

 

Para saber cómo realizar un horario de trabajo es fundamental tener clara una cosa: cuánto tiempo al día, semana y mes puede trabajar cada persona. Aunque parezca ser algo muy obvio, no siempre lo es: cualquier planificación de horarios de trabajo debe respetar todas las políticas, normas, reglas y acuerdos tanto legales como contractuales y sindicales de un colaborador, la organización y el país.

La regla más básica es que los colaboradores tienen una jornada semanal con una cantidad máxima de horas que pueden trabajar como full time, 45 en el caso de Chile, 48 en Perú y Argentina; mientras en las jornadas part-time estas horas varían.

Además, cada uno de estos países tiene diferentes reglas con respecto a las horas extras que pueden realizar las personas tanto en un día como semana, mes y/o año. Los acuerdos sindicales también son importantes de considerar, porque en algunos casos los colaboradores no pueden hacer más -por ejemplo- de un turno nocturno, de cierre o apertura al mes, etc.

En el cómo realizar un horario de trabajo lo más importante es se respete ese máximo de horas semanales a trabajar, ya sea porque así lo dice la ley, porque el contrato del trabajador así lo específica o que se llegó a un acuerdo tras una negociación colectiva sindical.

 

3. Conoce cuánto personal necesitas en cada turno

 

La pregunta principal cuando se están planificando los turnos de trabajo es: ¿Cuándo necesito más trabajadores en mi tienda/sucursal/empresa/etc? La respuesta parece ser bien sencilla: cuándo tengo más trabajo. Sin embargo, llevarlo a la práctica está lejos de ser fácil.

Para esto es necesario tener un pronóstico de demanda, que es una forma de prever, con la mayor exactitud posible, cuánto trabajo se tendrá en las siguientes semanas. Por ejemplo, en una tienda sería tratar de pronosticar cuántos clientes vendrán durante cada día de la semana y en qué horarios (¿En la mañana se junta más gente, a la hora de almuerzo o quizá cuando las personas terminan de trabajar?).

La idea de este pronóstico de demanda, que se obtiene normalmente a través de información de ventas de las últimas semanas o años, es saber cuantas HH (Horas Humanas) va a necesitar la empresa en las siguientes semanas. Por ejemplo, si sé que voy a tener que atender a mil clientes la próxima semana y que cada vendedor tarda 5 minutos en cerrar una compra, puedo saber cuántas personas voy a necesitar tener trabajando para evitar perder clientes.

 

4. Conoce a los colaboradores 

 

Para saber cómo realizar un horario de trabajo de forma eficiente, es fundamental conocer a los equipos de trabajo de cada área y las personas que forman parte de estos. No basta solo con saber cómo se llaman, qué edad tienen o qué hacen, sino que para ser realmente eficiente es ideal conocerlos más a fondo.

Conocer cuáles son sus horarios disponibles o en cuales les acomoda más trabajar, quienes están más dispuestos a cambiar turnos, dónde viven -¿será capaz de llegar rápido al trabajo si tenemos una emergencia?-, qué otras obligaciones tienen fuera del horario laboral -¿son cuidadores de hijos, adultos mayores o enfermos por lo que no pueden simplemente salir a trabajar con poco aviso?- o en qué áreas de la empresa se pueden desempeñar, por ejemplo.

Otro factor clave a tener en cuenta es tener claridad de las capacidades, habilidades y certificaciones de cada colaborador, con esto se evitará colocar personal que no se ajusta a las exigencias del puesto que pueda entorpecer la operación y el trabajo del resto.

 

5. Define la periodicidad de tus horarios de trabajo 

 

Es muy importante al decidir cómo realizar un horario de trabajo la periodicidad, esto es si se realizará cada semana, quincena o mes. La decisión puede estar muy ligada a las necesidades específicas de organización, puesto que pueden estar insertos en una industria con poco cambio que permita entregar horarios de forma mensual sin que estos vayan a cambiar demasiado, mientras que en otras sea imposible planificar con tanta anticipación y no quede más opcional que hacerlos de forma semanal.

Lo importante en este punto es que no hay una elección correcta, sino que es fundamental entender la operación de la organización, las necesidades de la industria y el ritmo de trabajo, para así poder implementar una periodicidad en la entrega de horarios de trabajo que sea eficiente y eficaz.

 

6. Realiza los horarios de trabajo 

 

Cuando ya se tiene claridad en todos los puntos mencionados anteriormente, se conoce a fondo la operación y se ha determinado cuál es la mejor periodicidad posible para la empresa, es necesario realizar los horarios de trabajo. En esta etapa del proceso de planificación, una muy buena recomendación es utilizar un software de Gestión de Horarios Laborales.

Un software de Gestión de Horarios Laborales no busca solo ingresar los turnos de los trabajadores en un software para llevar un registro de su tiempo trabajado, sino que se trata de una planificación cuidadosa y precisa que busca asegurar la continuidad operacional de la empresa, asegurar que sus clientes sean atendidos y respetar el tiempo de sus colaboradores.

Al utilizar un software de Gestión de Horarios Laborales el proceso se hace automático y más preciso, evitando los errores humanos que podrían provocar escasez de personal en un turno determinado o no respetar el horario máximo de trabajo que una persona puede realizar a la semana, cayendo el problemas tanto legales como sindicales.

 

7. Comunica los horarios de trabajo 

 

Puede parecer obvio, pero tener un sistema que asegure que todos los colaboradores tengan claridad de cuáles son sus turnos de trabajo para las siguientes semanas es fundamental. No basta con solo enviar un memo, correo o postear los horarios, sino que es importante asegurarse de que los colaboradores reciban, lean, entiendan y estén de acuerdo con sus próximos turnos.

Y la comunicación no es unidireccional, no es solo asegurarse de que el empleador sea escuchado, sino de tener una cultura organizacional que permita que los colaboradores también puedan comunicarse con sus jefaturas de la forma más directa posible.

Otro factor relevante de cómo  realizar un horario de trabajo, es que lo ideal es que los colaboradores trabajen en los momentos que ellos mismos indicaron tenían disponibles -de ahí la importancia de conocer a los equipos-, siempre puede ocurrir un imprevisto y más de alguno no podrá completar el turno que tenía asignado.

Por esto es importante que exista un flujo de comunicación establecido donde los colaboradores puedan informar de estos casos, permitiendo a la empresa actuar rápidamente para solucionar el problema y asignar los turnos para evitar poner en riesgo la operación habitual. Esto no solo generará un lugar de trabajo más apreciado por los colaboradores, sino que también ahorrará costos y evitará pérdidas de productividad para la organización.

 

8. Prepárate para los cambios 

 

Este último punto es quizá el más importante de todo lo que hemos explicado hasta ahora con respecto a cómo realizar un horario de trabajo: prepárate para que el horario no se ejecute de la forma esperada. Prepararse para la frustración de que todo el trabajo de planificación realizado fallé en algún momento es crucial, porque va a pasar.

Es imposible prever todos los escenarios posibles que pueden suceder en el día a día, como licencias, permisos inesperados, renuncias, despidos o cualquier otro factor que altere la planificación de los horarios de trabajo realizada. Ante cualquiera de estas situaciones va a ser necesario volver a revisar los horarios, reorganizarlos y buscar la forma de que esto no afecte a la continuidad operacional de nuestra empresa.

Si estás preparado para enfrentar estas situaciones, será mucho más sencillo aplicar los cambios necesarios de forma rápida y efectiva.

 

Beneficios de usar un software de Gestión de Horarios 

 

Implementar un software de Gestión de horarios permite que la planificación de los turnos de trabajo sea lo más optimizada posible y que la mayoría de los trabajadores esté presente en los momentos de mayor demanda o trabajo, evitando así que decaiga la producción o la pérdida de clientes.

Sin embargo, no son los únicos beneficios que tiene un Sistema de Gestión de Turnos como el que tenemos en SCM Latam.

 

Automatización

 

El Sistema de Gestión de Turnos de SCM Latam genera los horarios de trabajo de forma automática, según la periodicidad deseada por cada cliente (puede ser semanal, bisemanal o mensual). Los horarios generados por el Sistema de Gestión de Turno se aseguran de cumplir tanto la ley como las políticas internas de la empresa y los acuerdos contractuales y sindicales de cada colaborador.

Una vez generados los horarios, los supervisores de cada área pueden revisarlos y hacer las correcciones que sean necesarias. Sin embargo, en su gran mayoría el horario entregado para cada trabajador se mantiene tal cual como fue generado por el sistema.

 

Flexibilidad 

 

Como ya mencionamos, cada empresa es su propia realidad y, por ende, tiene sus propias necesidades. ¿Cómo realizar un horario de trabajo entonces? Con flexibilidad, algo que es fundamental en el Sistema de Gestión de Turnos, no solo para lograr acomodarse a las necesidades de la organización sino que también a las demandas constantemente cambiantes de la operación.

Una de las características que tiene el Sistema de Gestión de Fuerza Laboral de SCM Latam es Skills, una herramienta que permite identificar las habilidades que tiene cada colaborador. Esto significa, por ejemplo, un colaborador que hace cierta labor habitualmente también tiene 1, 2, 3 o X cantidad de otras habilidades que podrían ser útiles en la empresa.

Entonces, cuando algún trabajador falta a su turno puede ser reemplazado tanto por colegas de su propio equipo como por colaboradores de otras áreas que tienen esas mismas habilidades. Esto le entrega mucha flexibilidad al Sistema de Gestión de Turnos, pues amplía el abanico de posibilidades que tiene para buscar opciones para completar turnos pendientes.

 

Auditoría 

 

¿Cómo realizar un horario de trabajo si hay favoritismo en la empresa? Posiblemente uno de los problemas más grandes que existen en las empresas al momento de planificar turnos, es el favoritismo. ¿En qué empresa no ha pasado que, en ocasiones, un supervisor cuando tiene un favorito le entrega los mejores turnos? O al revés, que si tiene una mala relación con alguien, a esa persona siempre le toca cerrar -un turno que usualmente nadie quiere, por ejemplo-.

¿Cómo se puede evitar que esto suceda? En el caso del Software de Gestión de Turnos de SCM Latam eso se regula por la auditoría que tiene, gracias a la cual cada vez que un supervisor hace un cambio (ya sea de un turno, justificar una ausencia o aprobar algo, entre otras) tiene que ingresar una razón de por qué lo está haciendo. Y todo queda registrado: quién hizo el cambio y cuándo.

Esto ayuda a transparentar los cambios realizados en el sistema y evita las rencillas internas tanto de un equipo, como con los supervisores. 

 

Rápida reacción para evitar turnos vacíos 

 

Una buena práctica con respecto a cómo realizar un horario de trabajo es entregarlos con anticipación, tanto para que los colaboradores puedan organizar su tiempo con respecto a sus turnos de trabajo o que puedan avisar si no podrán cumplir alguno. Sin embargo, no importa qué tan preciso sea el Sistema de Gestión de Turnos, la realidad es que las cosas no siempre resultan como fueron planificadas.

Colaboradores pueden enfermarse, tomarse licencias, renunciar, ser despedidos o tener cualquier razón para no llegar a sus turnos ni tener la posibilidad de avisar con antelación que este no será cumplido. En esos casos, el sistema de Gestión de Turnos debe ser capaz de reaccionar con eficiencia y entregar opciones de posibles reemplazos, para que el supervisor pueda suplir ese turno pendiente.

El Sistema de Gestión de Turnos de SCM Latam detecta cuando un turno está vacante y nadie lo está cumpliendo, sea cual sea la razón. Junto con detectar este problema, inmediatamente el sistema va a sugerir qué colaboradores son buenos candidatos a cumplir dicho turno, considerando tanto su disponibilidad como que realizar ese turno no implique una violación a contrato, acuerdos sindicales o legislación local.

 

SCM Latam: Expertos en Gestión de Turnos 

 

En SCM Latam somos especialistas en Gestión de Fuerza Laboral para grandes empresas, tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios marcando día a día.

Nuestra solución de Gestión de Turnos de Trabajo  es una herramienta que permite a las grandes empresas pronosticar con precisión las asignaciones de personal, según la demanda de cada organización.

Gracias a un alto nivel de personalización, que permite parametrizar la herramienta según las necesidades específicas de cada empresa, nuestra solución incrementa la precisión de la planificación de horarios en hasta un 20%, asegurándose de que la persona adecuada esté en el lugar correcto, en el momento correcto.

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Autor del Post
Communication Leader
Periodista de la Universidad Diego Portales con 7 años de experiencia en la industria de la tecnología, trabajé en La Tercera y para empresas como Microsoft y Xbox.

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