Cuadrante de Trabajo

Cómo realizar un cuadrante de trabajo

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Organizar horarios no es sencillo, sobre todo cuando se tienen cientos o miles de trabajadores. Son muchos los factores que hay que considerar en la planificación de turnos: disponibilidad, legislación local, acuerdos sindicales, necesidades de la empresa, entre muchos otros.

Un cuadrante de trabajo es el resultado de toda esa planificación, del cual explicaremos más detalle en este artículo.

 

¿Qué es un cuadrante de trabajo?

 

Un cuadrante de trabajo es una tabla o calendario que reúne todos los turnos que deben realizar los empleados de una empresa, ya sea por semanas, mes o año. El objetivo de un cuadrante de trabajo es que cada miembro de la organización tenga claridad de cuándo le toca trabajar y en qué turnos.

Además, un cuadrante de trabajo le permite a la empresa organizar de forma ordenada los recursos que tiene disponible y dar cobertura a toda su demanda, ya sea en una tienda o fábrica.

El cuadrante de trabajo es un material que se comparte con los colaboradores, ya sea de forma personal para cada uno como general para toda la empresa.

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¿Cuándo se publica un cuadrante de trabajo?

 

La periodicidad de un cuadrante de trabajo dependerá de la necesidad de cada empresa, no hay un periodo de tiempo que sea más correcto o no. Sin embargo, lo importante es publicar el cuadrante de trabajo con la misma recurrencia: entregar siempre el cuadrante de trabajo de forma semanal, quincenal, mensual, semestral o anual.

Además, es importante que la entrega del cuadrante de trabajo sea de forma anticipada. Como mínimo, los trabajadores deberían saber un par de semanas antes -o incluso, un mes si es posible- cuáles serán sus turnos para el siguiente periodo. De esta forma los colaboradores pueden organizar su tiempo y planificar cualquier plan de contingencia en caso de que algún turno sea complicado para ellos, lo cual evitará ausentismos no planificados.

 

Cuadrante de trabajo y turnos rotativos

 

Un cuadrante de trabajo puede ser redundante en empresas donde los horarios no cambian, pero son extremadamente necesarios en organizaciones con jornadas excepcionales y turnos rotativos.

Los turnos rotativos son una forma de organizar el trabajo donde los horarios laborales cambian de forma rotativa durante días, semanas o meses. Hay muchas combinaciones posibles de turnos rotativos, donde pueden cambiar tantos los días a trabajar como los horarios cuando se trabaja. Se pueden tener turnos diurnos, nocturnos, de tarde o los que sean necesarios para garantizar la continuidad de la operación de una empresa en todo momento.

Al ser turnos rotativos, lo que significa es que a lo largo de los días, semanas o meses los trabajadores tendrán diferentes horarios, rotando entre los diferentes turnos que la empresa ha establecido. Esto puede ser que, por ejemplo, dos semanas seguidas un trabajador tiene turno diurno, después uno de tarde y luego uno de noche, y así sucesivamente.

Y como en los turnos rotativos los colaboradores no siempre tienen el mismo horario laboral, es que el cuadrante de trabajo se vuelve una necesidad fundamental. Un mal cuadrante de trabajo, uno no comunicado o mal planificado, puede traer resultados desastrosos a la operación de una empresa.

 

Tipos de Turnos Rotativos 

 

Hay muchos tipos de ejemplos de turnos rotativos, y entenderlos ayuda a comprender la importancia que tiene un cuadrante de trabajo bien planificado. Los ejemplos más básicos de turnos rotativos tenemos los turnos de día, tarde y noche, estos son muy utilizados en la manufactura, industria que debe trabajar constantemente las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo cual tienen diferentes turnos para asegurar esta continuidad.

Un colaborador, como se mencionó anteriormente, puede tener cada semana un turno diario, uno de tarde y luego otro de noche, para después volver a comenzar con un turno diario, después uno de tarde y noche. Y así sucesivamente.

Otro ejemplo de turnos rotativos corresponden a la cantidad de días a la semana en los que un colaborador trabaja. Por ejemplo, jornadas de 6×2, 14×7 o  4×3, entre muchas combinaciones que algunas industrias, como la de la minería, implementan.

 

¿Cómo hacer un cuadrante de trabajo?

 

Como ya hemos explicado, la realización correcta de un buen cuadrante de trabajo puede ser la diferencia entre mantener la continuidad operacional o perder eficiencia en una empresa. Y si bien los cuadrantes de trabajo se pueden hacer a mano, lo ideal es digitalizar este proceso, ya que esto ayudará a evitar los errores, aumentar la precisión y tener una capacidad de respuesta más rápida ante cualquier inconveniente.

En general, hay muchas formas de hacer un cuadrante de trabajo y es probable que cada empresa e industria tengan sus propias características, pero en general estos son los pasos ideales al momento de hacer uno:

 

1. Identifica las necesidades de tu organización

 

Antes de comenzar siquiera a pensar en cómo realizar un cuadrante de trabajo, primero hay que tener claridad absoluta sobre cuáles son las necesidades que tiene tu organización y los objetivos que esta tiene, para poder planificar con la intención de cumplirlos.

Esto significa entender cuántas horas al día es necesario tener personal trabajando en la organización, qué puestos estás necesitando cubrir, qué habilidades o conocimiento deben tener los colaboradores, entre muchas otras cosas que serán pertinentes a la industria de cada organización.

 

2. Determina la disposición horaria de tus colaboradores 

 

Para saber cómo realizar un cuadrante de trabajo es fundamental tener clara una cosa: cuánto tiempo al día, semana y mes puede trabajar cada persona. Aunque parezca ser algo muy obvio, no siempre lo es: cualquier planificación de un cuadrante de trabajo debe respetar todas las políticas, normas, reglas y acuerdos tanto legales como contractuales y sindicales de un colaborador, la organización y el país.

La regla más básica es que los colaboradores tienen una jornada semanal con una cantidad máxima de horas que pueden trabajar como full time, 45 en el caso de Chile, 48 en Perú y Argentina; mientras en las jornadas part time estas horas varían.

Además, cada uno de estos países tiene diferentes reglas con respecto a las horas extras que pueden realizar las personas tanto en un día como semana, mes y/o año. Los acuerdos sindicales también son importantes de considerar, porque en algunos casos los colaboradores no pueden hacer más -por ejemplo- de un turno nocturno, de cierre o apertura al mes, etc.

Lo importante es que el realizar un horario de trabajo se respete ese máximo de horas semanales a trabajar, ya sea porque así lo dice la ley, porque el contrato del trabajador así lo específica o que se llegó a un acuerdo tras una negociación colectiva sindical.

 

3. Conoce cuánto personal necesitas en cada turno 

 

La pregunta principal cuando se está planificando el cuadrante de trabajo es: ¿Cuándo necesito más trabajadores en mi tienda/sucursal/empresa/etc? La respuesta parece ser bien sencilla: cuándo tengo más trabajo. Sin embargo, llevarlo a la práctica está lejos de ser fácil.

Para esto es necesario tener un pronóstico de demanda, que es una forma de prever, con la mayor exactitud posible, cuánto trabajo se tendrá en las siguientes semanas. Por ejemplo, en una tienda sería tratar de pronosticar cuántos clientes vendrán durante cada día de la semana y en qué horarios (¿En la mañana se junta más gente, a la hora de almuerzo o quizá cuando las personas terminan de trabajar?).

La idea de este pronóstico de demanda, que se obtiene normalmente a través de información de ventas de las últimas semanas o años, es saber cuantas HH (Horas Humanas) va a necesitar la empresa en las siguientes semanas. Por ejemplo, si sé que voy a tener que atender a mil clientes la próxima semana y que cada vendedor tarda 5 minutos en cerrar una compra, puedo saber cuántas personas voy a necesitar tener trabajando para evitar perder clientes.

 

4. Respeta la legislación laboral 

 

En el caso de Chile, existen ciertas consideraciones legales que las empresas deben seguir al momento de implementar cuadrantes de trabajo:

  • La normativa chilena siempre toma en consideración para los turnos rotativos periodos mensuales, así que la planificación debe realizarse tomando esto en cuenta.
  • No importa qué turnos se implementen en cada cuadrante de trabajo, es importante respetar las horas de trabajo permitidas a la semana. Que en Chile son, a junio de 2023, 45 horas semanales de jornada ordinaria y 2 horas extras diarias a la semana, con un máximo de 10 a la semana.
  • Los turnos rotativos para días a la semana trabajados deben tener un máximo de 6 días de trabajo, siendo el séptimo de descanso.
  • Tantos domingos como festivos que sean trabajados deben ser compensados con otro día de descanso a la semana.

La Dirección del Trabajo ha emitido varias ordenanzas, como ORD. Nº3583/38, en las cuales se especifican algunas consideraciones legales con respecto a los turnos rotativos.

Estas son solo algunas consideraciones legales que debes tener en cuenta al momento de hacer un cuadrante de trabajo, es importante conocer también cuáles podrían ser pertinentes a tu industria particular y la región en donde te encuentras.

 

5. Comunica cada cuadrante de trabajo 

 

Puede parecer obvio, pero tener un sistema que asegure que todos los colaboradores tengan claridad de cuál es el cuadrante de trabajo para las siguientes semanas es fundamental. No basta con solo enviar un memo, correo o postear los horarios, sino que es importante asegurarse de que los colaboradores reciban, lean, entiendan y estén de acuerdo con sus próximos turnos.

Y la comunicación no es unidireccional, no es solo asegurarse de que el empleador sea escuchado, sino de tener una cultura organizacional que permita que los colaboradores también puedan comunicarse con sus jefaturas de la forma más directa posible.

Esto se deba a que aunque al momento realizar un cuadrante de trabajo lo ideal es que los colaboradores trabajen en los momentos que ellos mismos indicaron tenían disponibles -de ahí la importancia de conocer a los equipos-, siempre puede ocurrir un imprevisto y más de alguno no podrá completar el turno que tenía asignado.

Por esto es importante que exista un flujo de comunicación establecido donde los colaboradores puedan informar de estos casos, permitiendo a la empresa actuar rápidamente para solucionar el problema y asignar los turnos para evitar poner en riesgo la operación habitual. Esto no solo generará un lugar de trabajo más apreciado por los colaboradores, sino que también ahorrará costos y evitará pérdidas de productividad para la organización.

 

6. Prepárate para los cambios 

 

Este último punto es quizá el más importante de todo lo que hemos explicado hasta ahora con respecto a realizar un cuadrante de trabajo: prepárate para que el cuadrante de trabajo no se ejecute de la forma esperada. Prepararse para la frustración de que todo el trabajo de planificación realizado falle en algún momento es crucial, porque va a pasar.

Es imposible prever todos los escenarios posibles que pueden suceder en el día a día, como licencias, permisos inesperados, renuncias, despidos o cualquier otro factor que altere la planificación de cada cuadrante de trabajo realizada. Ante cualquiera de estas situaciones va a ser necesario volver a revisar los horarios, reorganizarlos y buscar la forma de que esto no afecte a la continuidad operacional de nuestra empresa.

Si estás preparado para enfrentar estas situaciones, será mucho más sencillo aplicar los cambios necesarios de forma rápida y efectiva.

 

Beneficios de usar un software de Gestión de Horarios 

 

Implementar un software de Gestión de horarios permite que la planificación de cada cuadrante de trabajo sea lo más optimizada posible y que la mayoría de los trabajadores esté presente en los momentos de mayor demanda o trabajo, evitando así que decaiga la producción o la pérdida de clientes.

Sin embargo, no son los únicos beneficios que tiene un Sistema de Gestión de Turnos como el que tenemos en SCM Latam.

  • Automatización: El Sistema de Gestión de Turnos de SCM Latam genera el cuadrante de trabajo de forma automática, según la periodicidad deseada por cada cliente (puede ser semanal, bisemanal o mensual). Los cuadrantes generados por el Sistema de Gestión de Turno se aseguran de cumplir tanto la ley como las políticas internas de la empresa y los acuerdos contractuales y sindicales de cada colaborador.

Una vez generado el cuadrante de trabajo, los supervisores de cada área pueden revisarlos y hacer las correcciones que sean necesarias. Sin embargo, en su gran mayoría el cuadrante de trabajo entregado para cada colaborador se mantiene tal cual como fue generado por el sistema.

  • Flexibilidad: Como ya mencionamos, cada empresa es su propia realidad y, por ende, tiene sus propias necesidades. Es por esto que es fundamental que el Sistema de Gestión de Turnos sea flexible, no solo para lograr acomodarse a las necesidades de la organización sino que también a las demandas constantemente cambiantes de la operación.

Una de las características que tiene el Sistema de Gestión de Fuerza Laboral de SCM Latam es Skills, una herramienta que permite identificar las habilidades que tiene cada colaborador. Esto significa, por ejemplo, un colaborador que hace cierta labor habitualmente también tiene 1, 2, 3 o X cantidad de otras habilidades que podrían ser útiles en la empresa.

Entonces, cuando algún trabajador falta a su turno puede ser reemplazado tanto por colegas de su propio equipo como por colaboradores de otras áreas que tienen esas mismas habilidades. Esto le entrega mucha flexibilidad al Sistema de Gestión de Turnos, pues amplía el abanico de posibilidades que tiene para buscar opciones para completar turnos pendientes.

  • Auditoría: Posiblemente uno de los problemas más grandes que existen en las empresas al momento de planificar turnos, es el favoritismo. ¿En qué empresa no ha pasado que, en ocasiones, un supervisor cuando tiene un favorito le entrega los mejores turnos? O al revés, que si tiene una mala relación con alguien, a esa persona siempre le toca cerrar -un turno que usualmente nadie quiere, por ejemplo-.

¿Cómo se puede evitar que esto suceda? En el caso del Software de Gestión de Turnos de SCM Latam eso se regula por la auditoría que tiene, gracias a la cual cada vez que un supervisor hace un cambio (ya sea de un turno, justificar una ausencia o aprobar algo, entre otras) tiene que ingresar una razón de por qué lo está haciendo. Y todo queda registrado: quién hizo el cambio y cuándo.

Esto ayuda a transparentar los cambios realizados en el sistema y evita las rencillas internas tanto de un equipo, como con los supervisores.

  • Rápida reacción para evitar turnos vacíos: Una buena práctica con respecto a la planificación de turnos es entregar cada cuadrante de trabajo con anticipación, tanto para que los colaboradores puedan organizar su tiempo con respecto a sus turnos de trabajo o que puedan avisar si no podrán cumplir alguno. Sin embargo, no importa qué tan preciso sea el Sistema de Gestión de Turnos, la realidad es que las cosas no siempre resultan como fueron planificadas.

Colaboradores pueden enfermarse, tomarse licencias, renunciar, ser despedidos o tener cualquier razón para no llegar a sus turnos ni tener la posibilidad de avisar con antelación que este no será cumplido. En esos casos, el sistema de Gestión de Turnos debe ser capaz de reaccionar con eficiencia y entregar opciones de posibles reemplazos, para que el supervisor pueda suplir ese turno pendiente.

El Sistema de Gestión de Turnos de SCM Latam detecta cuando un turno está vacante y nadie lo está cumpliendo, sea cual sea la razón. Junto con detectar este problema, inmediatamente el sistema va a sugerir qué colaboradores son buenos candidatos a cumplir dicho turno, considerando tanto su disponibilidad como que realizar ese turno no implique una violación a contrato, acuerdos sindicales o legislación local.

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Autor del Post
Communication Leader
Periodista de la Universidad Diego Portales con 7 años de experiencia en la industria de la tecnología, trabajé en La Tercera y para empresas como Microsoft y Xbox.

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