¿Cómo llevar el control de asistencia digital?

En los últimos años ha aumentado la necesidad de las empresas de agilizar ciertos procesos, como el Control de Asistencia. Este requerimiento, que cada vez es más relevante y esencial en las grandes empresas y sus operaciones, se puede suplir por medio de soluciones de Control de Asistencia Digital, los cuales debido a su efectividad son cada vez más demandadas. 

Una pregunta válida es: ¿Qué objetivos tiene el sistema de Control de Asistencia en una organización? La respuesta sencilla es que tiene el objetivo de llevar un registro de la hora de entrada y salida de los trabajadores. Sin embargo, con un sistema de Control de Asistencia Digital bien implementado se logra mucho más eso, ya que se consiguen importantes ahorros y aumentos en la productividad laboral. 

El registro de asistencia se puede hacer en formato tanto físico como digital. En este artículo revisaremos algunas necesidades actuales de las grandes empresas, y cómo se solucionan con una adecuada implementación de Control de Asistencia Digital.

¿En qué consiste un sistema de Control de Asistencia Digital? 

Con la implementación del Control de Asistencia digital y, en general, al promover la digitalización en el área de Recursos Humanos de las compañías, será posible mejorar los flujos de trabajo. Esto permite liberar tiempo necesario para actividades esenciales, llevando a la gran empresa a potenciar la productividad de la organización. 

Cuando se tienen soluciones especializadas, las organizaciones pueden -por ejemplo- automatizar el cálculo de las horas extras realizadas en un mes, registrar atrasos, presentismos y/o ausentismos, entre otros. Por esto no hay que dejar de lado el control de asistencia digital, que permite controlar eficientemente el tiempo trabajado de los colaboradores.

Importancia del Control de Asistencia de personal digital 

El procedimiento de llevar el Control de Asistencia Digital de personal ayuda a dar seguimiento tanto a las asistencias, ausencias y atrasos de los colaboradores como del tiempo laborado diariamente, incluyendo todos los escenarios posibles como horas extras, turnos nocturnos, tipos de contrato, vacaciones, licencias, entre otros. 

Con el Control de Asistencia Digital es mucho más sencillo realizar un cálculo preciso de las remuneraciones mensuales, disminuyendo al máximo posibles errores humanos. Esto se debe a que en este tipo de sistemas el cálculo se hace de forma automática, sin necesidad de intervención de personas. 

Además, permite obtener data importante que permite tomar decisiones informadas para mejorar tanto la cultura organizacional de una organización como su productividad. Por ejemplo, a partir de reportes relacionados al ausentismo laboral se pueden ejecutar acciones que permitan ayudar a colaboradores y mejorar procesos internos, ya que registrar ausentismos constantes podría ser un indicador de falta de motivación, depresión, agotamiento e incluso acoso laboral. 

Al leer estas señales y tomando las acciones correctas, se puede mejorar el clima laboral y, con ello, la productividad.

Otro ejemplo de los beneficios de llevar un registro exacto de las horas trabajadas de los colaboradores, es que se sabe con precisión sus horas de llegada, salida y descansos, lo que permite a las grandes empresas asegurarse de que sus colaboradores no trabajen más horas de las que les corresponde o que se toman las pausas que se supone que deben tomarse.

Reloj control de asistencia 

Para implementar un sistema de Control de Asistencia Digital, es fundamental contar con una opción de marcaje, conocida popularmente como Reloj de Control, que permita entregar la información del tiempo trabajo de los colaboradores al software que se implementó en la organización. En SCM Latam nuestra solución de Control de Asistencia de UKG puede ir acompañada de varias opciones de reloj control, los cuales pueden realizar el registro a través de diferentes métodos:

• Tarjetas.
• Pin.
• Aplicación móvil.
• Reconocimiento biométrico, tanto de huella digital como facial. 

En SCM Latam ofrecemos dispositivos de marcaje con varias opciones de marcación, para que si una no funciona siempre exista otra forma de registrar la asistencia. Además, nuestros dispositivos funcionan sin conexión a internet o energía en caso de alguna emergencia. 

Siempre nos enfocamos en entregar a las grandes empresas las opciones que se ajustan exactamente a lo que necesitan. Con este tipo de sistemas se tiene mayor certeza y seguridad frente al registro de los tiempos trabajados, y se podrán automatizar varios procesos.

¿Qué es el control de asistencia por sistema biométrico? 

El Control Asistencia Biométrico es una tecnología automatizada que autoriza o niega el marcaje del personal a partir del reconocimiento de sus características físicas. El rasgo distintivo a analizar dependerá del sistema biométrico que se utilice, por lo que puede ser a partir del reconocimiento dactilar o del rostro completo. Actualmente, uno de los métodos más utilizados es la biometría dactilar.

Características reloj control de asistencia 

Por medio de este, se puede llevar fácilmente el registro de cuándo empiezan y terminan los turnos de los colaboradores, así como las pausas que realizan durante el día y sus horas extras sin necesidad de realizar registros o cálculos manuales. Esto genera un gran ahorro en tiempo dedicado a tareas manuales y tediosas, garantizando un registro de tiempo preciso siempre.

Además del nivel de precisión que se obtiene, se tiene más control sobre la asistencia al lugar de trabajo. Podrás establecer normas y reglamentos específicos que se adapten a las necesidades individuales, como fijar un número máximo de horas extras semanales o que los colaboradores indiquen determinados días en los que no desean trabajar.

Finalmente, pero no menos importante, al implementar un Control de Asistencia Digital con un Reloj Control, se puede acceder a la información de los colaboradores en tiempo real. Esto permite tomar decisiones rápidas sin tener que esperar a que alguien deba generar un reporte manual de horas trabajadas de un colaborador, por ejemplo. Además, si alguna vez surge una disputa sobre las horas de llegada o salida, sólo se tiene que verificar los datos para obtener una respuesta inmediata y certera.

Entre los beneficios que aporta un adecuado Control de Asistencia Digital se encuentran:

• Proporcionar información para la toma de decisiones.
• Otorgar control a los supervisores.
• Ayudar a gestionar los horarios de trabajo.
• Reducir el ausentismo e impuntualidad.
• Permitir el cálculo exacto del tiempo de trabajo.
• Calcular precisamente las horas extra.
• Ajustar salarios y beneficios de manera equitativa.
• Controlar contagios y posibles enfermedades laborales.

Beneficios de tener un software de Control de Asistencia en tu empresa 

Contar con un registro de Control de Asistencia Digital puede hacer una gran diferencia en las grandes empresas y sus áreas tanto de recursos humanos como de operación. Esto se debe a que permiten una mejor gestión de turnos, del personal y su tiempo trabajado. Un software de Control de Asistencia, como nuestra solución con UKG, bien implementado en una gran empresa puede tener los siguientes beneficios:

• Automatización de procesos que liberan tiempo de gestión.
• Reducción de la carga administrativa del departamento de recursos humanos.
• Reducción de errores en pagos de nóminas, beneficios e impuestos.
• Obtención de datos para una mejor Gestión de la Fuerza Laboral.
• Alineación de los objetivos de los colaboradores con la estrategia empresarial.
• Disminución de los niveles de rotación de personal.

Nuestro  sistema de control de asistencia digital se integra sin ningún tipo de problema a los diferentes software de recursos humanos que implementan en las empresas 

SCM Latam: Expertos en Control de Asistencia para Grandes Empresas

En SCM Latam somos especialistas en gestión de la fuerza laboral para grandes empresas y entregamos soluciones tecnológicas para llevar un control preciso de la asistencia del personal, la cual puede adaptarse completamente a las necesidades de cada organización en distintas industrias. Tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios marcando día a día. 

Nuestro sistema de Control de Asistencia de UKG es una herramienta que ayuda al seguimiento automatizado de las horas trabajadas por los colaboradores, para lograr contabilizarlas de manera precisa, disminuir errores en los pagos de nómina y evitar el trabajo administrativo manual que toma horas.