¿Cómo implementar un Plan de Capacitación?

El mundo está en constante cambio, cada vez surgen nuevas tecnologías, tendencias y formas de hacer las cosas. Y en cada profesión ocurre lo mismo, por lo que es importante el aprendizaje constante de los colaboradores, porque de lo contrario no solo ellos se quedarán atrás en sus áreas de expertise, sino que también la empresa. 

Es por esto que tener un plan de capacitación estructurado es fundamental para las organizaciones, para que así sus colaboradores siempre estén actualizados. 

 

¿Qué es un Plan de Capacitación?

 

La mejor manera de describir un Plan de Capacitación, porque la verdad es que capacitaciones laborales existen miles, es que son todas las actividades planificadas enfocadas en que un colaborador adquiera nuevos conocimientos, los cuales les permitirán realizar de mejor manera su trabajo.

Un Plan de Capacitación laboral es un proceso estructurado por una organización para enseñarle nuevos conocimientos a sus colaboradores, habilidades técnicas y blandas, herramientas que necesiten o leyes que estén relacionadas a su área de trabajo, entre muchas otras cosas. El objetivo de estas instancias es que el talento de una empresa esté en mejora continua, perfeccionando sus habilidades.

En este Plan de Capacitación se estructuran todos los objetivos que tiene la empresa con respecto a los conocimientos que necesitan entregar a sus empleados, con fechas y estructuras de cómo se realizarán estas capacitaciones a lo largo de los meses o incluso años.

 

Beneficios de implementar un Plan de Capacitación 

 

Ya se explicó en profundidad por qué es tan importante que las empresas consideren la capacitación laboral como un elemento fundamental en sus organizaciones, vamos a mencionar un poco más en detalle algunos de sus beneficios principales:

• Aumento en la productividad tanto personal como de la empresa: Como ya hemos mencionado, cuando un colaborador tiene la oportunidad de estar constantemente actualizando sus conocimientos y habilidades, su desempeño será mucho más efectivo.
• Fortalece la motivación y satisfacción laboral: Los colaboradores ven la capacitación laboral como una forma de continuar aprendiendo y potenciando su desarrollo profesional, lo cual no solo aumenta su satisfacción en la empresa donde trabajan sino que también su motivación en el cargo que desempeñan. Tener más herramientas y habilidades para desempeñar su labor hace que las personas sientan más confianza en sí mismos, lo que impacta positivamente su satisfacción tanto en el cargo en el que están como en su rol en la organización.
• Disminuye la rotación laboral: Un colaborador más satisfecho de su carrera en la empresa y de aprendizajes que recibe, es mucho menos propenso a buscar otras oportunidades laborales. Esto disminuye enormemente la rotación laboral, uno de los problemas de mayor impacto negativo en las empresas.
• Mejor adopción de nuevas tecnologías: Con el ritmo con el que surgen nuevas tecnologías es fundamental que los colaboradores estén capacitados para entender y aprovechar tanto nuevas herramientas como formas de trabajar. De lo contrario, sus capacidades se vuelven obsoletas y pierden vigencia, sobre todo en comparación con la competencia.

 

Tipos de Capacitaciones 

 

Un plan de capacitación laboral debe ser constante, porque así como las cosas van cambiando tan rápidamente es importante que los colaboradores estén siempre actualizándose. Existen muchos tipos de capacitación laboral, pero hay tres principales que es importante tener en consideración para saber cómo armar un plan de capacitación robusto:

• Incorporación: La más básica de las capacitaciones: preparar a los nuevos colaboradores cuando ingresan a la empresa. Puede parecer obvio, pero la verdad es que en muchas ocasiones las organizaciones no le entregan la importancia que merece y tiene un impacto mucho más significativo del que se cree.

En este tipo de capacitación laboral se les enseña a los colaboradores cómo se trabaja en la empresa, qué herramientas debe conocer para desempeñar sus labores y cómo es el espíritu de la organización.

• Leyes, productos y servicios: Son muchos los cargos en una empresa cuyo trabajo está directamente impactado tanto normativas legales, regulaciones, fiscalizaciones como por nuevos procesos, softwares, productos o servicios. Una capacitación laboral enfocada en estos temas busca que los colaboradores estén al tanto de todos los cambios que se han producido en estos ámbitos, porque si no se mantienen vigentes con las novedades puede causar muchos problemas en la organización.
• Desarrollo de habilidades: Quizá la forma más conocida de una capacitación laboral, el desarrollo de habilidades está enfocado en que los colaboradores aprendan nuevos conocimientos que puede ir desde nuevas tecnologías o tendencias, programas, habilidades blandas, duras, idiomas, etc.

 

¿Qué elementos debe incluir un Plan de Capacitación? 

 

Cada empresa es su propio mundo, con una realidad específica que solo hace sentido en esa misma organización. Por ende, no es posible decir a ciencia cierta qué tipo de capacitaciones debe incluir un plan de capacitación, ni cómo se debe llevar a cabo o cuánto debe durar.

Sin embargo, sí es posible entregar los lineamientos básicos que todo Plan de Capacitación debe tener para que sea efectivo. Estos elementos también se pueden entender como preguntas a responder, y una vez que estén todas contestadas se tendrá la base del plan de capacitación.

 

Objetivos

 

¿Para qué se necesitan estas capacitaciones? ¿Qué se espera obtener de ellas? ¿Qué se pretende que los colaboradores aprendan? Para desarrollar un buen plan de capacitación es importante definir los objetivos que se tendrá, qué se quiere conseguir con las capacitaciones y, principalmente, qué se espera que los colaboradores aprendan de ellas.

 

Participantes 

 

Si bien hay ciertas capacitaciones que son transversales a toda la organización, en muchas ocasiones puede ocurrir que sea necesario desarrollar un Plan de Capacitación específicamente para un grupo de trabajadores, para algún equipo o área en particular. Esto puede tener un sinnúmero de razones, pero lo importante es tener claro a qué colaboradores se quiere impactar con el plan de capacitaciones.

 

Formato 

 

¿Será virtual o presencial? ¿Sincrónico o asincrónico? No hay una forma correcta o incorrecta de hacerlo, la elección del formato del plan de capacitación dependerá exclusivamente de las necesidades de la empresa. Lo único en este aspecto son dos cosas: elegir el formato que mejor responde a la realidad de la organización y que este sea constante en el tiempo.

 

Periodicidad 

 

Como ya mencionamos, para que un plan de capacitación funcione este debe ser constante en el tiempo, pero también debe tener en consideración el tiempo de los colaboradores. La periodicidad del plan debe considerar cuánto tiempo diario, semanal o mensual pueden dedicar los colaboradores a cada capacitación y cómo impactará esto en su planificación a largo plazo.

 

Cómo implementar un Plan de Capacitación 

 

No hay una forma específica de implementar un plan de capacitación laboral, porque cada empresa es su propio mundo y es fundamental que una iniciativa de este tipo se adapte a las necesidades que tiene cada organización. Habiendo dicho eso, muchas veces un equipo de Recursos Humanos no sabe por dónde comenzar para armar un plan de capacitación laboral.

Es por eso que identificamos 4 pasos básicos que todo plan de capacitación laboral debe tener, los cuales pueden servir como base para armar el proyecto en cada una de sus empresas.

 

Pensar en los colaboradores 

 

Una capacitación laboral solo será exitosa si se tiene en consideración a los colaboradores que se tiene planeado capacitar, así que lo principal al momento de construir un plan de capacitación laboral es entender sus necesidades, capacidades, intereses, tiempos y disposición.

 

Identifica las necesidades de tu empresa 

 

Al comenzar a construir un plan de capacitación laboral es fundamental tener en claro cuáles son las necesidades que tiene la empresa, qué habilidades son las que están necesitando los colaboradores desarrollen para potenciar la organización. Puede ser que necesiten managers con mejores habilidades blandas, si la empresa quiere internacionalizarse dar cursos de inglés es prioritario o si quieren desarrollar nuevos productos, que aprendan nuevas tecnologías. Sea lo que sea, es importante que la capacitación laboral a entregar esté alineada con los objetivos de la organización.

 

Planificar una estructura y desarrollar el contenido 

 

Una vez establecidas las necesidades de la empresa y qué capacidades esta necesita sus colaboradores tengan, el siguiente paso es planificar una estructura de cómo será el plan de capacitación: en qué horarios, con qué formatos, es necesario contratar a externos, cuánta duración tendrán la capacitación laboral, quienes accederán a ella y muchos otros aspectos prácticos para poder empezar a darle forma al proyecto.

Y de forma paralela, es importante empezar a definir qué contenido debe tener cada capacitación laboral para cubrir las necesidades levantadas en el paso anterior.

 

Evaluación constante

 

¿Cómo saber si el plan de capacitación laboral está siendo efectivo? ¿Los colaboradores lo encuentran interesante? ¿Les es útil en su día a día? Toda esa información es crucial saberla para ir mejorando las capacitaciones de los trabajadores, y la única forma de obtenerla es a través de la evaluación constante.

Con esto no nos referimos a evaluar los conocimientos de los colaboradores, sino que su percepción de la capacitación laboral a través de encuestas o reuniones que permitan entender el impacto que estas están generando.

 

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