Generar un pago de nómina preciso es fundamental sobre para aquellas empresas que tienen una gran fuerza laboral, tal como es el caso de las industrias de manufactura, retail, salud, minería, servicios, logística y construcción.
Al tener diferentes exigencias, las necesidades de estos negocios pueden cambiar de mes a mes respecto a su fuerza laboral. Por ejemplo, deben cumplir con trabajos en fechas especiales u horarios del día, como es el caso de ventas o recolección de cosechas, entre otros.
Para lograr un pago de nómina correcto, es necesario contar con información certera respecto al tiempo y asistencia de los colaboradores, que se consideren en este proceso los pagos de horas extras según día o tipo de turno, como también los descuentos por salidas tempranas, atrasos y ausencias, teniendo en cuenta que las legislaciones van cambiando en cada territorio.
Los equipos que realizan esta tarea pueden cometer errores fácilmente al hacer los cálculos de cuánto se le debe pagar a cada colaborador de manera manual o a través de planillas. Es por esto que resulta imprescindible contar con la ayuda de un sistema robusto, flexible y parametrizable que se adapte a la realidad de cada cliente.
Logra un seguimiento preciso del tiempo trabajado y evita errores de cálculos
Aquellas empresas que no han invertido en un sistema para monitorear el tiempo y asistencia, no cuentan con la tecnología ni las capacidades para evitar errores humanos o prácticas maliciosas como el buddy punching. Los softwares que manejan las entradas y salidas de los colaboradores tienen las herramientas para que éstos registren sus turnos a través de diferentes métodos de marcaje, como tablets, smartphones y relojes biométricos, los que pueden contar con reconocimiento facial y dactilar. Si deseas saber más sobre qué es el control de asistencia de personal, te invitamos a leer nuestra otra entrada que detalla esta solución.
Al tener esta solución, se entrega seguridad y respaldo sobre la cantidad de horas trabajadas, las que pueden ser verificadas, tanto por los mismos colaboradores, como por los encargados de payroll. También, permite alertar a quienes están incumpliendo sus horarios de trabajo, los que recibirán cartas de amonestación en su debido tiempo, advirtiendo que de seguir estas tendencias podrían resultar desvinculados.
Cómo administrar registro de marcas y datos
El contenido que manejan los departamentos de recursos humanos y encargados de pago de nómina puede incluir datos confidenciales, tales como: razones de ausencia, permisos, licencias de salud, información personal, etc. Se les confía a estos equipos un manejo cuidadoso y responsable del contenido.
Es por esto que resulta útil contar con un sistema de manejo de tiempo y asistencia, ya que provee una plataforma donde la información se encuentra ordenada y segura, de manera que solo personas autorizadas tienen acceso a ver o editar contenido.
Esto evita que personas no acreditadas tengan acceso a esta información, o se tenga favoritismo entre colaboradores al hacer excepciones, por ejemplo, de atrasos o ausencias, ya que cada movimiento queda registrado.
Ventaja de tener una correcta contabilización de horas trabajadas
Otro de los beneficios de contar con este tipo de solución, es la capacidad de contabilizar el tiempo trabajado de manera correcta, lo que puede ser un desafío si hablamos, por ejemplo, de horas extras, ya que éstas se pueden ser pagadas de manera diferente, dependiendo de la actividad, la hora del día en que se realizaron y lugar en el mes.
Por otra parte, permite hacer descuentos en el momento indicado, causados por ausentismos, impuntualidades y salidas tempranas. Estas acciones pueden generar consecuencias negativas, tales como: dificultades para alcanzar metas, retraso en niveles de producción e incluso fatiga laboral o burnout, esto finalmente se traduce en mayores costos.
Al no remunerar a los colaboradores por horas que no han sido trabajadas, se evita que la empresa pague de más y así ahorre dinero.
Beneficios de los colaboradores dentro de un sistema de tiempo y asistencia
Contar con un buen sistema de tiempo y asistencia no solo regula que los pagos sean precisos a través del seguimiento de cada minuto trabajado, sino que también permite un aumento en la confianza del colaborador, en que el pago recibido al final del periodo es el correcto.
Al contar con un software robusto, la empresa desarrolla confianza en sus propios planes y estrategias, ya que cuenta con un sistema que le permite visualizar datos certeros lo que permite tomar mejores decisiones sobre la gestión de su fuerza laboral.
Por otra parte, la desconfianza de los trabajadores puede provocar que éstos busquen un nuevo trabajo, al no tener certeza de que recibirán su sueldo en la fecha y cantidad correcta. Esto resultaría en importantes pérdidas de eficiencia y tiempo, ya que el personal más calificado es costoso de reemplazar, debido a que puede tomar meses capacitar a una nueva persona y que ésta llegue a los niveles de productividad de su antecesor.
Integración de mi software de tiempo y asistencia con otros sistemas
Otro de los aspectos importantes de tener un sistema de tiempo y asistencia, es que da la posibilidad de integrarse con otros softwares. Esto permite alimentar el sistema con información complementaria, que potencie su uso y permita generar reportes personalizados que aporten en la toma de decisiones.
Algunas de las virtudes de la integración de softwares HCM, es que recolecta información de los colaboradores, como: licencias médicas, altas y bajas de personal, entre otras. También, permite a la empresa modificar planes implementados en base a data relevante y desempeño de la fuerza laboral.
Junto a la integración, se presenta una oportunidad para tomar decisiones de manera consciente, considerando diferentes factores y entregando valor a los datos que anteriormente eran ignorados o difíciles de acceder.
Asegúrate de tomar decisiones informadas con reportes customizados
La generación de reportes es una necesidad que tienen las empresas por varios factores. La legislación de cada país lo exige y tiene requerimientos específicos, además, es posible a través de este material entregar información relevante sobre la fuerza de trabajo y el cumplimiento de normas.
Al tener un sistema de tiempo y asistencia integrado, se pueden crear informes adaptables a las necesidades de cada empresa y abarquen temas muy amplios, tales como: productividad, gestión del cambio u operacional, incluyendo Layouts que permitan ver datos relevantes.
Este material entrega a las empresas un nuevo insight del comportamiento de los colaboradores, donde además gracias a la capacidad de ser customizable, posibilita que los managers puedan acceder a la información de distintas fuentes en un solo lugar y con fácil acceso.
Al contar con un sistema potente, es posible que los reportes se adapten al formato que desee cada cliente, lo que permite mantener los flujos operacionales sin mayores modificaciones, ya que muchos clientes vienen funcionando de cierta manera y es difícil la gestión del cambio.
Por otra parte, existen clientes quienes quieren nuevos reportes y contar con un sistema les permite hacer las modificaciones de contenido y de visualización, que están en sintonía con el cambio que buscan.
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