¿Cómo evitar el atraso laboral en grandes empresas?

Uno de los grandes retos que tienen las grandes empresas es monitorear y reducir el atraso laboral, puesto que causa un impacto negativo tanto en la productividad habitual de la organización como en sus costos operacionales.

En este artículo explicaremos qué es el atraso laboral, por qué es importante medirlo y cómo se puede lograr este registro.

¿Qué es el atraso laboral?

Cuando una persona entra a un nuevo puesto de trabajo y firma un contrato laboral, uno de los elementos que están incluidos en el acuerdo es el horario laboral. Si bien hay trabajadores que pueden estar exentos de jornada laboral, como quienes trabajan bajo el artículo 22 del Código del Trabajo de Chile, la mayoría de los empleados debe cumplir horario.

Por ende, atraso laboral se refiere a cuando un trabajador llega, como su nombre lo indica, atrasado al comienzo de su jornada laboral. Ya sea porque llegó físicamente tarde al lugar donde presta sus funciones, como si marcó tarde el inicio de su jornada de forma remota en algún sistema de Control de Asistencia. 

Formalmente, cualquier atraso por más mínimo que sea -como un minuto- se considera atraso laboral. Sin embargo, en la práctica esto no suele ser así: son las empresas quienes definen, en su reglamento interno, qué van a considerar como atraso laboral. 

En algunos casos, muchas organizaciones tienen un margen de 5 minutos para poder marcar el inicio de la jornada, mientras que otras 15 y algunas es posible que sean más estrictas, considerando atraso laboral incluso marcar un minuto más tarde de lo debido. 

Más allá de determinar qué tiempo de gracia es el adecuado implementar en una empresa, o si es mejor no tener holgura alguna con respecto a este tema, lo más importante es que esto esté definido para toda la organización. Con esto  nos referimos a determinar esta regla de marcaje para todas las áreas y equipos de la empresa, lo cual debe ser comunicado debidamente a todos los colaboradores. 

Además, es muy importante que esta decisión de cuánto tiempo de gracia tiene un colaborador para marcar esté informado al sistema de Control de Asistencia, para que así el registro del tiempo trabajado se pueda hacer de forma más precisa y automática. 

¿El atraso laboral es causa de despido? 

Una de las preguntas más básicas relacionadas al atraso laboral es si estos constituyen una causal de despido, sobre todo cuando son reiterados. Sobre este tema, la Dirección del Trabajo (DT) de Chile es clara: 

“Los atrasos en el inicio de la jornada laboral en que incurra un trabajador, aun cuando sean reiterados, no han sido considerados expresamente por el legislador como causa de término del contrato de trabajo”. 

Sin embargo, la misma DT indica que el contrato de trabajo efectivamente establece un horario de trabajo que el colaborador tiene que cumplir y que, al firmar el documento, se compromete a hacerlo. Por ende, si un colaborador tiene atrasos laborales reiterados implicaría que no está respetando el contrato de trabajo pactado y si esto es considerado como grave para el empleador, podría despedirlo aplicando la causal del artículo 160 del Código del Trabajo: incumplimiento grave de las obligaciones que impone el contrato. 

Aún así, la DT también indica que si el colaborador considera que el despido por atraso laboral reiterado fue injustificado, tiene el derecho de presentar un reclamo ante los Tribunales de Justicia. En un caso así, queda a decisión de un juez determinar si el despido estuvo justificado o no y si el juez falla a favor del trabajador, el empleador tendría que pagar la indemnización correspondiente aumentada en un 80%.

¿Los atrasos laborales se descuentan del sueldo? 

A priori, el empleador no puede descontar el sueldo de un colaborador por el atraso laboral individual de cada día, sino que se deben considerar los atrasos laborales de la semana. 

Para explicar de mejor manera cuándo es posible descontar el sueldo de un colaborador por concepto de atraso laboral, detallaremos el proceso que debe seguir el empleador:

• El artículo 33 del Código del Trabajo indica que el empleador tiene la obligación de tener un sistema para registrar y controlar tanto la asistencia como las horas trabajadas de cada empleador. 
• Las horas trabajadas de un colaborador se deben contabilizar de forma semanal, por lo cual al final de cada semana el empleador debe sumar todas las horas trabajadas de cada uno de sus empleados. Es importante mencionar que los trabajadores deben firmar este registro de horas trabajadas semanalmente, demostrando que aceptan que ese fue el tiempo debidamente trabajado. 
• Es en este momento donde el empleador puede determinar si es aplicable el descuento por atraso laboral, ya que la suma de toda la semana trabajada por el colaborador debe ser inferior a la jornada laboral pactada, ya sean 45 horas o menos. Si en la sumatoria de las horas trabajadas en la semana, sin importar cuánto trabajo por día, el colaborador no cumplió con lo pactado, recién ahí el empleador puede descontar de su remuneración todos cada atraso laboral. 

Reforzando este tema, esto es lo que indica la DT al respecto:

“Los atrasos en que incurra el dependiente respecto de su horario diario no determina por sí solo la presencia de atrasos afectos a descuento de remuneraciones sino que, por el contrario, éste se producirá solamente una vez que se haya terminado la semana laboral y no se haya enterado el número de horas que constituye la jornada ordinaria semanal convenida”.

Además, es importante mencionar que la sumatoria de horas trabajadas a la semana para cumplir las jornada laboral pactada solo considera el tiempo trabajado de dicha semana. Por ejemplo, si la semana 2 el colaborador solo hizo 43 horas de las 45 pactadas, pero a la semana siguiente realizó 47 horas, de igual forma se le descontarán los atrasos laborales de la semana 2. 

¿Cómo llevar un buen control y registro del atraso laboral?

Antes de poder empezar a buscar las causas del atraso laboral reiterado y desarrollar estrategias para revertirlos, es importante tener un panorama claro del problema al interior de la empresa. Con los reportes personalizados que se pueden obtener a través del Control de Asistencia de SCM Latam, es posible tener un panorama completo de las asistencias y ausencias de todos los colaboradores, incluidos el atraso laboral.

¿Qué tipo de reportes se pueden obtener? Los que cada supervisor, y la empresa, necesite. Se pueden obtener reportes diarios, semanales o mensuales de los atrasos laborales de los colaboradores, donde se indica quiénes entraron atrasados a cada uno de sus turnos y de cuánto tiempo fue dicho atraso, así como si este está justificado o no.

Estos reportes pueden obtenerse de forma manual, si es que el supervisor lo necesita en un momento específico, o constantemente a través de la automatización del informe. Esto significa, por ejemplo, que cada lunes se reciba un informe con cada atraso laboral de la semana anterior. La automatización del reporte es completamente personalizada a las necesidades y requerimientos de la empresa, tanto en información como en fechas y periodicidad.

Tener esta información a mano permitirá entender la gravedad del problema al que la empresa se está enfrentando, entender si es un asunto transversal a toda la operación o si quizá se está concentrando en algunos equipos o áreas.

Carta de Amonestación 

Una Carta de Amonestación es un documento legal en el que se llama la atención a un trabajador debido a una conducta impropia o inadecuada en el ámbito laboral, por ejemplo, si llega tarde, no se presenta a trabajar o no cumple con sus obligaciones.

Este documento, que suele ser emitido por el jefe o supervisor del trabajador, es una buena herramienta para dejar constancia de cada atraso laboral injustificados que el colaborador esté realizando. Aunque no hay una cantidad legal de cartas de amonestación que impliquen un despido, si son un buen antecedente para tener en caso de necesitar despedir al trabajador.

La solución de Control de Asistencia de SCM Latam tiene una función que permite generar automáticamente cartas de amonestación, la cual se genera a partir de los Reportes y de la analítica de los atrasos laborales. Las características específicas de las cartas de amonestación, como su formato o cuándo corresponde emitirlas,  es completamente  modificable y se adapta a los requerimientos de cada cliente.

Además, el sistema puede ser totalmente automatizable, en donde se puede configurar que al 3era atraso laboral -por ejemplo, automáticamente se le notifique al trabajador que va a recibir una Ccarta de Amonestación. Sin embargo, si el cliente lo desea, también se puede evitar esta notificación automatizada al trabajador y, en cambio, configurar el sistema para que la notificación primero llegue al área de recursos humanos o jefatura, los cuales pueden decidir la mejor opción de manejo de esta situación.

Alertas

En la solución de Control de Asistencia de SCM Latam las jefaturas o supervisores reciben alertas, a través de notificaciones en el sistema, que indican cuando un colaborador no ha marcado asistencia al momento de iniciar su horario laboral.

Esta alerta se envía de forma automática y en tiempo real, permitiendo a los supervisores tomar decisiones rápidas para sustituir la ausencia del colaborador.

Estrategias para reducir el atraso laboral 

Después de tener un buen control y registro de cada atraso laboral de los colaboradores de una empresa, lo cual permite tener un panorama más claro sobre el problema a enfrentar, es momento de comenzar a implementar estrategias.

Ninguna estrategia es estándar ni sirve para solucionar los problemas de todas las empresas, pero siempre son un buen punto de partida para comenzar a desarrollar una específica para cada empresa.

1. Dar visibilidad a los colaboradores: Puede parecer algo innecesario, pero dejar por escrito de forma visible a los colaboradores cada atraso laboral que están teniendo es importante, porque le permite a la empresa dejar constancia de que se tiene noción del comportamiento del trabajador -sobre todo a través de una Carta de Amonestación-.
2. Establecer políticas de atraso laboral: Para que exista completa transparencia en una organización, y para poder exigir ciertos comportamientos a los colaboradores, es fundamental tener las políticas internas de forma escrita, formales y que contengan toda la información pertinente al caso, como cuánto cuánto tiempo de atraso laboral está permitido y qué consecuencias tiene si se vuelve un comportamiento repetitivo.
3. Escuchar a los colaboradores: Puede suceder que el atraso laboral no es un problema unidireccional, sino que también influyen factores de la misma empresa. Es por eso que es importante escuchar a los colaboradores, entender qué elementos de la organización están ayudando a fomentar este problema de atraso laboral. Esto se puede implementar de varias formas, como encuestas anónimas o instancias de feedback 1:1 con el equipo de Recursos Humanos.
4. Revisar los procesos para solicitar permisos: Es posible que en algunas ocasiones el atraso laboral ocurra por falta de procesos formales y eficientes para solicitar permisos, por lo cual es fundamental que las empresas desarrollen procesos establecidos para solicitar permisos y tiempo libre, que quede un registro de cada solicitud y que no sea solo un acuerdo verbal con los supervisores.
5. Gestión de la carga laboral: Es importante considerar que la carga laboral de cada colaborador es la adecuada, que no se está sobrepasando lo que cada persona es capaz -o debería- realizar a diario. El exceso de responsabilidad puede causar burnout, estrés laboral y otras enfermedades, así como el bajo nivel de compromiso del colaborador con la empresa.

SCM Latam, expertos en Control de Asistencia 

En SCM Latam somos especialistas en Gestión de Fuerza Laboral para grandes empresas, teniendo más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajando con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios que utilizan nuestras soluciones día a día.

Nuestro  Control de Asistencia de UKG  es una herramienta que realiza un seguimiento preciso de la asistencia de los colaboradores y que contabiliza las horas trabajadas de forma automática, según las especificaciones de cada empresa sin cometer errores. Además, entrega reportes de forma automática según las necesidades de cada jefatura, permitiendo que el personal pueda centrar su tiempo en actividades que aporten mayor valor a la empresa.

Los dispositivos de marcaje de asistencia, o reloj control como son popularmente conocidos, deben ser simples y amigables para los colaboradores. Lo ideal es que la marcación no se convierta en un inconveniente que entorpezca el flujo habitual de trabajo, sino que sea una acción tan cotidiana que resulte natural realizarla para las personas.

En SCM Latam contamos con varias opciones de dispositivos de marcación:

• Reloj Control Biométrico con huella: Es una de las opciones de marcaje de asistencia más comunes, sobre todo en grandes empresas, debido a que es el método más seguro de marcación, es uno de los más confiables y el que tiene menos margen de error.

A través de este método el colaborador deberá colocar su huella en un dispositivo especializado en esto, como los **Idemia Morpho SIGMA Lite+, Idemia Morpho SIGMA Extreme o UKG Intouch**, entre otros.

• Reloj Control Biométrico con reconocimiento facial: Está está dentro de las opciones más modernas, la cual utiliza reconocimiento facial para realizar la marcación, el cual se basa en un dispositivo que reconoce el rostro de cada colaborador y registra de esa forma tanto el comienzo como el fin de sus turnos de trabajo, como el Idemia Vision Pass.
• Aplicación móvil: MyPalTime es la aplicación móvil desarrollada por SCM Latam que puede descargarse tanto en smartphones para el uso individual de cada colaborador como tablets, para ser usado por toda la fuerza laboral. MyPalTime tiene tres formas de marcaje de asistencia: ID+CLAVE y biometría tanto con huella digital como con reconocimiento facial.

Además, MyPalTime permite que el colaborador tenga acceso a sus propios registros, por lo que puede revisar sus marcaciones de días o semanas pasadas. Esto aumenta tanto la transparencia como la confianza del trabajador en el sistema que está usando la empresa.