Una de las principales tareas de cualquier empresa es organizar los horarios de trabajo de los colaboradores y hacer calzar de forma eficiente los turnos para cumplir los objetivos de la organización. Sin embargo, cuando se tienen cientos o miles de trabajadores, esta tarea se vuelve mucho más complicada.
Son muchos los consejos que se podrían dar de cómo optimizar los turnos, pero quizá uno de los más fundamentales es elegir un buen sistema de Gestión de Turnos de Trabajo.
Un buen sistema de Gestión de Turnos de Trabajo permite organizar los horarios laborales de los colaboradores de la mejor forma posible, respetando tanto sus tiempos como la continuidad operaciones de la empresa. En este artículo explicaremos cuáles son los principales elementos en los que hay que fijarse al momento de seleccionar un sistema de Gestión de Turnos de Trabajo, así como las características indispensables que este debe tener para potenciar la productividad laboral en la organización.
¿Qué debo considerar para elegir un buen sistema de Gestión de Turnos?
Son muchas las consideraciones que se deben tener en cuenta al momento de elegir un buen Sistema de Gestión de Turnos, principalmente porque cada empresa es su propio mundo y todas tienen realidades diferentes y por ende, necesidades distintas.
Sin embargo, hay dos elementos básicos que todo buen sistema de Gestión de Turnos de trabajo debe tener: respetar normas tanto legales como contractuales y planificar horarios según el pronóstico de demanda.
Políticas, normativas legales y acuerdos contractuales
Aunque parezca ser algo muy obvio, no siempre lo es: el sistema de Gestión de Turnos debe respetar todas las políticas, normas, reglas y acuerdos tanto legales como contractuales y sindicales de un colaborador, la organización y el país.
La regla más básica es que los colaboradores tienen una jornada semanal con una cantidad máxima de horas que pueden trabajar como full time, 45 en el caso de Chile, 48 en Perú y Argentina; en las jornadas part time estas horas varían.
Lo importante es que el sistema de Gestión de Turnos sea capaz de respetar ese máximo de horas semanales a trabajar, ya sea porque así lo dice la ley, porque el contrato del trabajador así lo específica o que se llegó a un acuerdo tras una negociación colectiva sindical.
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Cada país tiene sus propias normas con respecto a cómo y cuánto pueden trabajar las personas, lo cual debe ser siempre respetado. Y no es solo el máximo de horas trabajadas a la semana, también de cuántas horas extras pueden hacer al día, semana, mes y año; cuánto tiempo de descanso deben tener entre turno y turno o los siete domingos libres al año, una regla del comercio chileno, entre otros.
Los acuerdos sindicales también son importantes de considerar, porque en algunos casos los colaboradores no pueden hacer más -por ejemplo- de un turno nocturno, de cierre o apertura al mes, etc.
El sistema de Gestión de Turnos debe ser capaz de incorporar a su configuración todas estas reglas, normas y políticas de trabajo que existen en la empresa y planificar horarios para cada colaborador que respeten cada una de ellas, impidiendo que la empresa tenga problemas tanto legales como con los sindicatos y los mismos trabajadores.
Pronóstico de ventas y demanda
La pregunta principal cuando se están planificando los turnos de trabajo es: ¿Cuándo necesito más trabajadores en mi tienda/sucursal/empresa/etc? La respuesta parece ser bien sencilla: cuándo tengo más trabajo. Sin embargo, llevarlo a la práctica está lejos de ser fácil.
Ya se mencionó que uno de los elementos fundamentales de un buen Sistema de Gestión de Turnos es que respete las normas legales, contractuales y sindicales, ahora vamos a agregar otra condición a respetar: el pronóstico de demanda.
El pronóstico de demanda es una forma de prever, con la mayor exactitud posible, cuánto trabajo se tendrá en las siguientes semanas. Por ejemplo, en una tienda sería tratar de pronosticar cuántos clientes vendrán durante cada día de la semana y en qué horarios (¿En la mañana se junta más gente, a la hora de almuerzo o quizá cuando las personas terminan de trabajar?).
La idea de este pronóstico de demanda, que se obtiene normalmente a través de información de ventas de las últimas semanas o años, es saber cuantas HH (Horas Humanas) va a necesitar la empresa en las siguientes semanas. Por ejemplo, si sé que voy a tener que atender a mil clientes la próxima semana y que cada vendedor tarda 5 minutos en cerrar una compra, puedo saber cuántas personas voy a necesitar tener trabajando para evitar perder clientes.
El sistema de Gestión de Turnos debe ser como una juguera, se ingresan al sistema todas las variables: cuántas personas va a necesitar la empresa, en qué momentos, normas legales, acuerdos contractuales y sindicales. El sistema mezcla todas estas variables, armando una planificación de turnos que las cubra de la mejor manera posible.
Características de un buen sistema de Gestión de Turnos
El pronóstico de demanda y las normas a considerar son dos elementos básicos que todo buen sistema de Gestión de Turnos debe tener, pero no los únicos. Los mencionados anteriormente son la base, si estos no se cumplen como corresponde la planificación de turnos será ineficiente y arriesgará a la empresa a multas y problemas con sus colaboradores.
Sin embargo, hay otras tres características que se recomienda tenga un buen sistema de Gestión de Turnos:
Flexibilidad
Como ya mencionamos, cada empresa es su propia realidad y, por ende, tiene sus propias necesidades. Es por esto que es fundamental que el Sistema de Gestión de Turnos sea flexible, no solo para lograr acomodarse a las necesidades de la organización sino que también a las demandas constantemente cambiantes de la operación.
Una de las características que tiene el Sistema de Gestión de Fuerza Laboral de SCM Latam es Skills, una herramienta que permite identificar las habilidades que tiene cada colaborador. Esto significa, por ejemplo, un colaborador que hace cierta labor habitualmente también tiene 1, 2, 3 o X cantidad de otras habilidades que podrían ser útiles en la empresa.
Entonces, cuando algún trabajador falta a su turno puede ser reemplazado tanto por colegas de su propio equipo como por colaboradores de otras áreas que tienen esas mismas habilidades. Esto le entrega mucha flexibilidad al Sistema de Gestión de Turnos, pues amplía el abanico de posibilidades que tiene para buscar opciones para completar turnos pendientes.
Rápida reacción
Una buena práctica con respecto a la planificación de turnos es entregar los horarios con anticipación, tanto para que los colaboradores puedan organizar su tiempo con respecto a sus turnos de trabajo o que puedan avisar si no podrán cumplir alguno. Sin embargo, no importa qué tan preciso sea el Sistema de Gestión de Turnos, la realidad es que las cosas no siempre resultan como fueron planificadas.
Colaboradores pueden enfermarse, tomarse licencias, renunciar, ser despedidos o tener cualquier razón para no llegar a sus turnos ni tener la posibilidad de avisar con antelación que este no será cumplido. En esos casos, el sistema de Gestión de Turnos debe ser capaz de reaccionar con eficiencia y entregar opciones de posibles reemplazos, para que el supervisor pueda suplir ese turno pendiente.
El Sistema de Gestión de Turnos de SCM Latam detecta cuando un turno está vacante y nadie lo está cumpliendo, sea cual sea la razón. Junto con detectar este problema, inmediatamente el sistema va a sugerir qué colaboradores son buenos candidatos a cumplir dicho turno, considerando tanto su disponibilidad como que realizar ese turno no implique una violación a contrato, acuerdos sindicales o legislación local.
Auditoría
Posiblemente uno de los problemas más grandes que existen en las empresas al momento de planificar turnos, es el favoritismo. ¿En qué empresa no ha pasado que, en ocasiones, un supervisor cuando tiene un favorito le entrega los mejores turnos? O al revés, que si tiene una mala relación con alguien, a esa persona siempre le toca cerrar -un turno que usualmente nadie quiere, por ejemplo-.
¿Cómo se puede evitar que esto suceda? En el caso del Sistema de Gestión de Turnos de SCM Latam eso se regula por la auditoría que tiene, gracias a la cual cada vez que un supervisor hace un cambio (ya sea de un turno, justificar una ausencia o aprobar algo, entre otras) tiene que ingresar una razón de por qué lo está haciendo. Y todo queda registrado: quién hizo el cambio y cuándo.
Esto ayuda a transparentar los cambios realizados en el sistema y complica mucho las rencillas internas tanto de un equipo, como de los supervisores.
SCM Latam: Expertos en Gestión de Turnos
En SCM Latam somos especialistas en Gestión de Fuerza Laboral para grandes empresas, tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios marcando día a día.
Nuestra solución de Gestión de Turnos de Trabajo es una herramienta que permite a las grandes empresas pronosticar con precisión las asignaciones de personal, según la demanda de cada organización.
Gracias a un alto nivel de personalización, que permite parametrizar la herramienta según las necesidades específicas de cada empresa, nuestra solución incrementa la precisión de la planificación de horarios en hasta un 20%, asegurándose de que la persona adecuada esté en el lugar correcto, en el momento correcto.
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