Uno de los más grandes desafíos de las organizaciones y empresas es cómo controlar la asistencia del personal y llevar un correcto seguimiento de las horas de trabajo de los empleados. Por ejemplo, para las empresas que pagan a sus empleados por hora trabajada, la respuesta es muy sencilla: si no hay una metodología o control de asistencia, no hay forma de saber cuánto debe pagar a sus empleados por el tiempo trabajado. Sin embargo, incluso las empresas con empleados asalariados pueden encontrar útil el seguimiento del tiempo de los empleados.
¿Quizás te preguntes por qué? Bueno, saber cómo los empleados utilizan su tiempo en el trabajo puede ayudarte a tomar mejores decisiones sobre la dotación de personal, la programación de las horas, realizar un seguimiento de los costos laborales con mayor precisión y aumentar la productividad de los empleados. Por ello, en SCM te diremos algunos métodos para llevar el seguimiento y cómo controlar la asistencia del personal, los principales beneficios de un correcto control de asistencia y por qué deberías confiar en nosotros para controlar la asistencia de tu personal.
Metodologías para el control de asistencia
Registro Manual
Un método de control de asistencia un poco arcaico, pero si trabajas en un lugar con mala conectividad o con dificultades de acceso a tecnologías, puedes usar un libro para comenzar a realizar un seguimiento de las horas de tus empleados. En ello se crea un “libro de registro” en donde tus empleados registran la fecha de sus turnos, sus horas de inicio y término.
Es posible que esta metodología no sea el mejor método para marcar la entrada y la salida, pero es una solución sencilla que requiere poca capacitación de los empleados. Adicionalmente, esta información puede ser pasada y digitalizada posteriormente en un Excel o de Google Sheets para tener un registro de respaldo.
Estaciones de Control Asistencia
Con un estaciones o “tótems” de reloj control puedes configurar una estación física de entrada designada donde los empleados pueden registrar su tiempo. Al designar lugares específicos para que los empleados registren su tiempo, puedes crear un proceso simplificado para realizar un seguimiento de las horas de los empleados.
Estas estaciones pueden utilizar diversas tecnologías dependiendo del presupuesto, el registro puede ser vía una tarjeta o ID, con huella dactilar u otros registros biométricos como escáner facial o de la retina. Por lo general, estos sistemas también le permiten exportar los datos del tiempo de los empleados a la nube para que el pago de los empleados sea fluido.
App para Control de Asistencia
Hoy en día puedes utilizar aplicaciones móviles para realizar un seguimiento de las horas de entrada y salida de los empleados y para realizar un seguimiento del tiempo por tarea para los empleados asalariados o contratados. Una aplicación móvil es otra opción común que ofrece la mayoría de los programas de programación.
Utilizando la solución de UKG Dimensions que ofrecemos en SCM Consultores, puedes convertir los teléfonos celulares de tus empleados en un dispositivo de control de horario laboral con todo incluido para el lugar de trabajo. Los empleados pueden acceder a un reloj o temporizador a través de sus teléfonos y registrar sus horas de entrada y salida, o del tiempo que tomen sus tareas.
Ahora bien, antes de elegir una App para Control de Asistencia como método principal para realizar un seguimiento de las horas de los empleados, hay que asegurarse de que todos los empleados tengan acceso a un smartphone o tablet. Si no es así, es necesarios establecer un método de respaldo para que estos empleados puedan registrar su tiempo.
GPS y Geofencing
Utilizando tecnologías e incluso apps, se puede utilizar el rastreo por GPS o configurar un “Geofence” para realizar un control de asistencia en tu empresa. El geofencing permite establecer perímetros “invisibles” alrededor de cualquier negocio o empresa, y cuando un empleado llega al sitio su app de reloj control le enviará una notificación push para fichar su entrada. De manera similar, si este abandona el sitio de trabajo, se le pedirá que marque su salida en la misma app.
Este tipo de tecnologías pueden ser sumamente útiles para controlar los ingresos y salidas en fábricas, industrias, faenas. Adicionalmente, las empresas de logística pueden utilizar el control vía GPS para ver dónde están sus empleados durante el día y sus rutas.
¿Cuáles son los beneficios de realizar un correcto control de asistencia?
Paga los salarios correctos
Para las empresas con empleados por hora, el seguimiento y control del tiempo de los empleados les ayuda a calcular correctamente los salarios que deben ser pagados. Utilizando herramientas de reloj control de asistencia puedes rastrear el tiempo de los empleados con exactitud, garantizando que estés pagando la cantidad correcta por ese trabajo realizado.
Entiende como tus empleados están utilizando su tiempo
Al saber cuándo y cuánto tiempo han trabajado tus empleados, puedes gestionar de mejor manera los horarios y cargas laborales, identificar cuellos de botella o ver qué empleados son más eficientes que otros realizando las mismas tareas. Por ejemplo, un administrador de un restaurante puede comparar las ventas contra los costos laborales durante cualquier turno. Estas comparaciones pueden ayudarlos a comprender cuándo pueden estar sobre programando o sub programando sus equipos de trabajo.
Por otra parte, si tu empresa necesita realizar un seguimiento del tiempo por proyecto o cliente, puede ver cómo los costos laborales y las horas de los empleados se comparan con sus cifras de ingresos. De esta manera puedes ver qué clientes o qué tipos de proyectos son más rentables, o que requieren más tiempo, ayudando a tomar mejores decisiones comerciales y de gestión de proyectos a largo plazo.
Adhierete a las legislaciones laborales
El artículo 33 del Código del Trabajo estipula que como empleador tienes la obligación de llevar un registro en el cual se encuentren todas las horas trabajadas por tu personal. Inicialmente, el artículo 33 pedía de un libro o control de asistencia para llevar los registros, pero ahora producto de las nuevas alternativas tecnológica para realizar estos seguimientos, se han incorporado nuevas opciones como los registros electrónicos y computacionales con:
- Control con Biometría, ya sea con huella digital o detección de rostro
- Registro con uso de tarjetas con cinta magnética
- Registro con utilización de tecnologías GPS.
Es importante recalcar que la ley estipula que el sistema de registro de control de asistencia de personal debe estar presente en su lugar de trabajo. Este requerimiento específico apunta a facilitar el cumplimiento de la normativa por parte de los empleados.
