Las horas extra es todo el tiempo trabajado adicional al establecido en el contrato del trabajador. En la mayoría de los países, estas horas extras se pagan con un sobrecargo adicional con respecto de la hora ordinaria, pero ¿se puede compensar horas extras por tiempo de descanso? En el caso de Perú esto es posible y está regulado por la ley.
En este artículo revisaremos cómo se puede compensar horas extras por tiempo de descanso, cuándo es posible implementarlo y qué hay que tener en cuenta al momento de hacerlo.
¿Qué son las horas extra en Perú y cómo se pagan?
Para entender cómo se puede compensar horas extras por tiempo de descanso, primero hay que tener en claro qué dice la ley con respecto a las horas extras en general:
“El tiempo trabajado que exceda a la jornada diaria o semanal se considera sobretiempo y se abona con un recargo a convenir. Para las dos primeras horas no podrá ser inferior al veinticinco por ciento (25%) por hora calculado sobre la remuneración percibida por el trabajador en función del valor hora correspondiente y treinta y cinco por ciento (35%) para las horas restantes”.
En resumen, las dos primeras horas extra deben ser pagadas con un recargo del 25% con respecto al costo de la hora ordinaria. Y desde la tercera hora en adelante, ese recargo es del 30%.
Además, es importante destacar que el artículo 9 del mismo Decreto Legislativo establece que las horas extra en Perú son de carácter voluntario, con excepción de “casos justificados en el que la labor resulte indispensable a consecuencia de un hecho fortuito o fuerza mayor que ponga en peligro inminente a las personas o los bienes del centro de trabajo o la continuidad de la actividad productiva”.
¿Se puede compensar horas extras por tiempo de descanso?
Aunque ya revisamos cómo se pagan las horas extras de forma monetaria, en Perú también se pueden compensar horas extras por tiempo de descanso.
Primero, revisemos qué dice la ley con respecto a compensar horas extras por tiempo de descanso:
“El acuerdo referido a la compensación del trabajo en sobretiempo con el otorgamiento de períodos equivalentes de descanso, a que se refiere el cuarto párrafo del Artículo 10 de la Ley, deberá constar por escrito, debiendo realizarse tal compensación, dentro del mes calendario siguiente a aquel en que se realizó dicho trabajo, salvo pacto en contrario”.
Esto significa que por cada hora extra realizada, el colaborador tiene derecho a un tiempo equivalente de descanso que puede disfrutar durante su jornada laboral.
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Acuerdo entre empleado y empleador
Tal como indica la ley, uno de los elementos más importantes para compensar horas extras por tiempo de descanso, es que tiene que haber un acuerdo escrito entre empleado y empleador de que este sobre tiempo será compensado de esta forma.
Para que una empresa lleve a cabo este tipo de compensación y no tenga que pagar las horas extras de forma monetaria, el acuerdo previo entre ambas partes es fundamental. Sin embargo, aunque el acuerdo por escrito es imperativo, no es necesario presentarlo ante el ministerio para que sea efectivo.
¿Cuándo se pueden compensar horas extras por tiempo de descanso?
En general, el compensar horas extras por tiempo de descanso tiene que realizarse al mes siguiente del cual se realizó el sobretiempo. Esto significa, por ejemplo, que las horas extras realizadas en abril deben ser compensadas en mayo.
Sin embargo, es posible continuar acumulando este sobre tiempo para compensar las horas extras por un tiempo de descanso más extenso. Para esto, es fundamental que exista un acuerdo previo entre empleado y empleador para que esto ocurra.
Además, es posible acumular el sobretiempo realizado en varios días para compensarlo ya sea de manera conjunta o por separado, todo según el acuerdo que exista entre empleador y empleado. Esto significa que, según lo acordado, si un colaborador tiene 5 horas extras a compensar, las cuales fueron realizadas en 5 días distintos, estas pueden compensarse todas juntas en un mismo día o por separado.
También es importante destacar que no se puede compensar horas extras por tiempo de descanso en días feriados, no laborales o de descanso semanal. Esto significa que si, por cualquier razón, un día el colaborador no tenía planificado trabajar, no se puede seleccionar ese mismo día para hacer efectiva la compensación de horas extras pendiente.
¿Cómo compensar horas extras por tiempo de descanso para evitar pérdidas en ventas o bajas en productividad?
Cuándo se tienen cientos o miles de empleados, el compensar horas extras por tiempo de descanso se puede volver bastante caótico. Principalmente, porque lo ideal es compensar este tiempo cuando no afecte a la operación de la empresa, ya sea en momentos de bajas ventas o producción.
En SCM Latam nuestra solución de Gestión de Horarios Laborales Optimizada tiene incorporada una función que permite compensar horas extras por tiempo de descanso de forma automática, en los momentos más oportunos para la operación de la empresa.
¿Cómo funciona esto? De la siguiente manera:
- Al hacer los horarios del siguiente periodo (puede ser semanal, quincenal o mensual, según requiera el cliente), se toma en consideración la proyección de demanda -cuántos clientes está previsto reciba una tienda, por ejemplo- y las reglas tanto de la empresa como del país para armar una malla horaria.
- Una vez lista esa malla horaria, nuestro sistema identificará a los colaboradores que tienen horas extras a compensar y planificará esa compensación en momentos que generen un bajo impacto a la operación de la empresa.
El sistema se asegura que la empresa siempre tenga el personal suficiente para cubrir su demanda y que, al mismo tiempo, los empleados que tienen horas extras pendientes por compensar reciban su tiempo libre correspondiente.
Y todo esto se hace de forma automática, el supervisor no debe hacer nada durante el proceso para recibir los horarios optimizados con el tiempo a compensar de cada colaborador ya establecido.
Ahora, ¿cuántas horas extras se compensarán por colaborador? ¿Hay un límite o mínimo a compensar? Todo eso lo decide cada empresa, nuestro sistema es altamente parametrizable y es capaz de adaptarse a las necesidades de cada cliente.
Desventajas de compensar las horas extras de forma manual
Cuando una empresa no implementa un sistema automático para compensar horas extras por tiempo de descanso, son muchos los errores que pueden ocurrir. Acá compartimos algunas de las ventajas de compensar las horas extras de forma manual:
- Compensarle horas a los colaboradores en momentos críticos de la operación, cuando hay una alta demanda de ventas o de producción, afectando el rendimiento de la empresa.
- Al hacerlo manual, no se puede asegurar que el mismo criterio de compensación se aplicó para todos los colaboradores.
- Cometer errores en los cálculos, lo que podría provocar pagar horas extras de más o pagar horas extras que fueron compensadas.
- La enorme cantidad de tiempo que un supervisor debe dedicar a compensar, revisar quiénes tienen horas pendientes y cuándo hay que dar el tiempo de libre.
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En SCM Latam somos expertos en la automatización de procesos de la Gestión de Fuerza Laboral. Nos especializamos en grandes empresas y entregamos soluciones tecnológicas para automatizar tanto el control de asistencia como la gestión de turnos, gracias a lo cual las empresas pueden ahorrar entre el 3% y 10% del costo de nómina. Y no solo eso, nuestros clientes han llegado a disminuir en hasta 81% el tiempo que las jefaturas dedican a tareas administrativas relacionadas al control de asistencia.
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