Organizar los horarios de los colaboradores y hacer calzar de forma eficiente sus turnos de trabajo es uno de los principales desafíos de las grandes empresas, sobre todo cuando tienen cientos o miles de trabajadores. En estos casos, implementar un buen sistema de Gestión de Turnos es fundamental para lograr potenciar la productividad laboral de la organización.
Un Sistema de Gestión de Turnos no busca solo ingresar los turnos de los trabajadores en un software para llevar un registro de su tiempo trabajado, sino que se trata de una planificación cuidadosa y precisa que busca asegurar la continuidad operacional de la empresa, asegurar que sus clientes sean atendidos y respetar el tiempo de sus colaboradores.
¿Qué considerar al momento de elegir un Sistema de Gestión de Turnos?
Son muchas las consideraciones que se deben tener en cuenta al momento de elegir un buen Sistema de Gestión de Turnos, principalmente porque cada empresa es su propio mundo y todas tienen realidades diferentes y por ende, necesidades distintas.
Sin embargo, hay dos elementos básicos que todo buen sistema de Gestión de Turnos de trabajo debe tener:
- Políticas, normativas legales y acuerdos contractuales: El sistema de Gestión de Turnos debe respetar todas las políticas, normas, reglas y acuerdos tanto legales como contractuales y sindicales de un colaborador, la organización y el país.
Cada país tiene sus propias normas con respecto a cómo y cuánto pueden trabajar las personas, lo cual debe ser siempre respetado. Se trata del máximo de horas trabajadas a la semana para trabajadores part-time o full también, cuántas horas extras pueden hacer al día, semana, mes y año; cuánto tiempo de descanso deben tener entre turno y turno o los siete domingos libres al año, una regla del comercio chileno, entre otros.
Los acuerdos sindicales también son importantes de considerar, porque en algunos casos los colaboradores no pueden hacer más -por ejemplo- de un turno nocturno, de cierre o apertura al mes, etc.
El sistema de Gestión de Turnos debe ser capaz de incorporar a su configuración todas estas reglas, normas y políticas de trabajo que existen en la empresa y planificar horarios para cada colaborador que respeten cada una de ellas, impidiendo que la empresa tenga problemas tanto legales como con los sindicatos y los mismos trabajadores.
2. Pronóstico de venta y demanda: El pronóstico de demanda es una forma de prever, con la mayor exactitud posible, cuánto trabajo se tendrá en las siguientes semanas. Por ejemplo, en una tienda sería tratar de pronosticar cuántos clientes vendrán durante cada día de la semana y en qué horarios (¿En la mañana se junta más gente, a la hora de almuerzo o quizá cuando las personas terminan de trabajar?).
La idea de este pronóstico de demanda, que se obtiene normalmente a través de información de ventas de las últimas semanas o años, es saber cuantas HH (Horas Humanas) va a necesitar la empresa en las siguientes semanas. Por ejemplo, si sé que voy a tener que atender a mil clientes la próxima semana y que cada vendedor tarda 5 minutos en cerrar una compra, puedo saber cuántas personas voy a necesitar tener trabajando para poder atender a esos clientes.
El sistema de Gestión de Turnos debe ser como una licuadora, se ingresan al sistema todas las variables: cuántas personas va a necesitar la empresa, en qué momentos, normas legales, acuerdos contractuales y sindicales. El sistema mezcla todas estas variables, armando una planificación de turnos que las cubra de la mejor manera posible.
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Beneficios de implementar Sistema de Gestión de Turnos
Implementar un Sistema de Gestión de Turnos permite que la planificación de los horarios de trabajo sea lo más optimizada posible, que la mayoría de los trabajadores esté presente en los momentos de mayor demanda o trabajo, evitando así que decaiga la producción o la pérdida de clientes.
Sin embargo, no son los únicos beneficios que tiene un Sistema de Gestión de Turnos como el que tenemos en SCM Latam.
Automatización
El Sistema de Gestión de Turnos de SCM Latam genera los horarios de trabajo de forma automática, según la periodicidad deseada por cada cliente (puede ser semanal, bisemanal o mensual). Los horarios generados por el Sistema de Gestión de Turno se aseguran de cumplir tanto la ley como las políticas internas de la empresa y los acuerdos contractuales y sindicales de cada colaborador.
Una vez generados los horarios, los supervisores de cada área pueden revisarlos y hacer las correcciones que sean necesarias. Sin embargo, en su gran mayoría el horario entregado para cada trabajador se mantiene tal cual como fue generado por el sistema.
Flexibilidad
Como ya mencionamos, cada empresa es su propia realidad y, por ende, tiene sus propias necesidades. Es por esto que es fundamental que el Sistema de Gestión de Turnos sea flexible, no solo para lograr acomodarse a las necesidades de la organización sino que también a las demandas constantemente cambiantes de la operación.
Una de las características que tiene el Sistema de Gestión de Fuerza Laboral de SCM Latam es Skills, una herramienta que permite identificar las habilidades que tiene cada colaborador. Esto significa, por ejemplo, un colaborador que hace cierta labor habitualmente también tiene 1, 2, 3 o X cantidad de otras habilidades que podrían ser útiles en la empresa.
Entonces, cuando algún trabajador falta a su turno puede ser reemplazado tanto por colegas de su propio equipo como por colaboradores de otras áreas que tienen esas mismas habilidades. Esto le entrega mucha flexibilidad al Sistema de Gestión de Turnos, pues amplía el abanico de posibilidades que tiene para buscar opciones para completar turnos pendientes.
Auditoría
Posiblemente uno de los problemas más grandes que existen en las empresas al momento de planificar turnos, es el favoritismo. ¿En qué empresa no ha pasado que, en ocasiones, un supervisor cuando tiene un favorito le entrega los mejores turnos? O al revés, que si tiene una mala relación con alguien, a esa persona siempre le toca cerrar -un turno que usualmente nadie quiere, por ejemplo-.
¿Cómo se puede evitar que esto suceda? En el caso del Sistema de Gestión de Turnos de SCM Latam eso se regula por la auditoría que tiene, gracias a la cual cada vez que un supervisor hace un cambio (ya sea de un turno, justificar una ausencia o aprobar algo, entre otras) tiene que ingresar una razón de por qué lo está haciendo. Y todo queda registrado: quién hizo el cambio y cuándo.
Esto ayuda a transparentar los cambios realizados en el sistema y complica mucho las rencillas internas tanto de un equipo, como de los supervisores.
Rápida reacción para evitar turnos vacíos
Una buena práctica con respecto a la planificación de turnos es entregar los horarios con anticipación, tanto para que los colaboradores puedan organizar su tiempo con respecto a sus turnos de trabajo o que puedan avisar si no podrán cumplir alguno. Sin embargo, no importa qué tan preciso sea el Sistema de Gestión de Turnos, la realidad es que las cosas no siempre resultan como fueron planificadas.
Colaboradores pueden enfermarse, tomarse licencias, renunciar, ser despedidos o tener cualquier razón para no llegar a sus turnos ni tener la posibilidad de avisar con antelación que este no será cumplido. En esos casos, el sistema de Gestión de Turnos debe ser capaz de reaccionar con eficiencia y entregar opciones de posibles reemplazos, para que el supervisor pueda suplir ese turno pendiente.
El Sistema de Gestión de Turnos de SCM Latam detecta cuando un turno está vacante y nadie lo está cumpliendo, sea cual sea la razón. Junto con detectar este problema, inmediatamente el sistema va a sugerir qué colaboradores son buenos candidatos a cumplir dicho turno, considerando tanto su disponibilidad como que realizar ese turno no implique una violación a contrato, acuerdos sindicales o legislación local.
SCM Latam: Expertos en Gestión de Turnos
En SCM Latam somos especialistas en Gestión de Fuerza Laboral para grandes empresas, tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios marcando día a día.
Nuestra solución de Gestión de Turnos de Trabajo es una herramienta que permite a las grandes empresas pronosticar con precisión las asignaciones de personal, según la demanda de cada organización.
Gracias a un alto nivel de personalización, que permite parametrizar la herramienta según las necesidades específicas de cada empresa, nuestra solución incrementa la precisión de la planificación de horarios en hasta un 20%, asegurándose de que la persona adecuada esté en el lugar correcto, en el momento correcto.
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