La automatización de procesos ocurre cuando una empresa u organización utiliza soluciones tecnológicas para ejecutar tareas o procedimientos recurrentes, los cuales solían ser originalmente realizadas por personas. Tal como su nombre lo indica, una vez que se implementa tecnología estos procesos se realizan de forma automática, sin que se necesite que un colaborador los lleve a cabo.
El objetivo principal de implementar una automatización de procesos en una empresa es mejorar el flujo de trabajo de la misma, disminuir costos, aumentar la eficiencia, agilizar procesos y corregir errores en los procedimientos, logrando así cumplir con los objetivos estratégicos establecidos.
La automatización de procesos no solo impulsa la eficiencia y consolida estándares de trabajo, sino que también ayuda a las grandes empresas a lidiar con tareas repetitivas de alto volumen, permitiendo que sus colaboradores se enfoquen en tareas más significativas y relevantes.
¿Por qué es fundamental la Automatización de Procesos para las grandes empresas?
Ante un mercado que está en constante evolución y con tendencias que cambian rápidamente, las empresas necesitan evitar al máximo tareas monótonas que requieren mucho tiempo y trabajo para ser completadas. Esto es principalmente fundamental para las grandes empresas, las cuales tienen muchas de estas tareas repetitivas que podrían ser automatizadas para aumentar la productividad de la organización.
Beneficios de la Automatización de Procesos
La automatización de procesos beneficia a todas las áreas de una empresa, no está solo reservado para los equipos de informática, desarrollo o innovación. De hecho, cuando los procesos de automatización abarcan toda la operación y se integran entre varios equipos, se obtienen mejores resultados y mayores beneficios.
Es por esto que en SCM Latam destacamos los siete principales beneficios que tiene la automatización de procesos, en todas las áreas de las grandes empresas.
1. Ahorro de tiempo
El beneficio más directo que tiene la automatización de procesos es el ahorro de tiempo, porque todas esas tareas manuales que un colaborador tardaba horas en realizar, se ejecutan en minutos o segundos sin la necesidad de que intervenga una persona.
Esto permite que los colaboradores dediquen su tiempo a actividades más valiosas que puedan potenciar el crecimiento de la compañía, en vez de dedicarse a actividades monótonas o administrativas manuales.
2. Reduce el error humano
Las personas se equivocan, eso es inevitable. No tiene relación con su profesionalismo o capacidades, sino que tras realizar horas de tareas monótonas es muy posible que se cometa algún error, que un cálculo se realice mal o que una planilla quede incompleta.
La automatización de procesos reduce al mínimo el error humano, puesto que las tareas se ejecutan de forma automática y sin la intervención de personas. Esto hace que la data obtenida a través de estos procesos automatizados sea mucho más confiable y transparente, puesto que el margen de error es muy mínimo.
3. Aumento de productividad
Sin automatización de procesos en las grandes empresas, son muchos los trabajadores que dedican demasiado tiempo a ejecutar tareas repetitivas. Esto les impide dedicar sus horas de trabajo a desarrollar actividades que generen valor para la compañía, que mejoren los procesos y operaciones de la organización, siendo estas acciones las que precisamente pueden aumentar la productividad laboral y causar un impacto real en la compañía.
4. Procesos más claros y ágiles
Para automatizar un proceso es fundamental tener una absoluta claridad sobre cómo se lleva a cabo dicho proceso de forma manual: quién lo ejecuta, cómo lo hace, qué recursos está usando, qué data está consultando y cuál está obteniendo. Sin esa información, es imposible diseñar el flujo de automatización requerido.
En ocasiones, la automatización fuerza a que procesos de los cuales no se tenía mucha claridad sobre el responsable deban ser revisados y documentados. Por ende, la automatización proporciona claridad sobre cómo se están desarrollando, qué está funcionando y qué podría ser mejorado.
Junto con obtener esta claridad, con la automatización los procesos se vuelven más ágiles porque se simplifican y se desarrollan formas más eficientes de ejecutarlos.
5. Operaciones estandarizadas
La automatización de procesos inevitablemente implica implementar estándares transversales a la operación, solo de esa forma los diferentes procesos de las distintas áreas pueden conversar entre sí usando los mismos indicadores.
Esto es de especial importancia para las grandes empresas, donde hay muchas áreas, equipos y colaboradores revisando los procesos. Y si cada uno tiene una forma distinta de medición ni se utilizan los mismos parámetros para identificarlos, complejiza muchísimo la colaboración entre áreas porque cada una tendría su propia forma de hacer las cosas y no se podrían realizar comparaciones que permitan comprender qué está pasando al interior de la empresa ni cómo se pueden aplicar mejoras.
6. Mejores análisis y reportes
Gracias a la reducción en el error humano como consecuencia de la automatización de procesos, la información que se obtiene de estos es mucho más fiable y transparente. Esto permite que los reportes que se generan a partir de esos procesos no solo sean más confiables, sino que reflejan de mejor manera que está pasando al interior de una empresa.
A su vez, esto implica que los análisis que las jefaturas y gerencias realizan a partir de estos reportes entreguen información de valor para la toma de decisiones.
7. Potenciar la Transformación Digital
Cuando una empresa está comenzando su proceso de transformación digital muchas veces no sabe por dónde comenzar, cómo dar ese primer paso para subirse a la ola de la Cuarta Revolución Industrial y estar acorde a los tiempos actuales.
Automatizar procesos, sobre todo aquellos que son muy manuales y toman demasiado tiempo pero que son de relativa facilidad, puede ser un muy buen primer paso para empezar el camino hacia la Transformación Digital. Una vez vistos los resultados positivos que causa confiar en la tecnología para que se haga cargo de algunos procesos, será mucho más fácil aventurarse a implementar soluciones tecnológicas en otros aspectos de la operación.
Automatización de procesos en Gestión de Fuerza Laboral con SCM Latam
En SCM Latam somos expertos en la automatización de procesos de la Gestión de Fuerza Laboral. Nos especializamos en grandes empresas y entregamos soluciones tecnológicas para automatizar tanto el control del tiempo y asistencia como la gestión de turnos, gracias a lo cual las empresas pueden ahorrar entre el 3% y 10% del costo de nómina. Y no solo eso, nuestros clientes han llegado a disminuir en hasta 81% el tiempo que las jefaturas dedican a tareas administrativas relacionadas al control de asistencia.
Tenemos más de 20 años de experiencia en el rubro y trabajamos con más de 100 clientes en 3 continentes, sumando más de 250 mil usuarios marcando día a día. Con nuestras soluciones, que van desde el Control de Tiempo y Asistencia y la Gestión de Horarios Laborales Optimizada hasta la Consultoría en Productividad Laboral, buscamos ser el socio estratégico de las grandes empresas en su proceso de Gestión de Fuerza Laboral.
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