Tipos de Control de Asistencia

6 Tipos de Control de Asistencia: ¿Cómo elegir el mejor?

Los diferentes tipos de control de asistencia permiten a las grandes empresas llevar un registro preciso del tiempo trabajado de sus colaboradores, lo cual es un elemento indispensable no solo para potenciar la productividad laboral al interior de la organización, sino que también para agilizar los procesos internos de remuneraciones o planificación de turnos, entre otros.

En este artículo explicaremos cuáles son los tipos de control de asistencia más utilizados actualmente por empresas de todo tipo de industrias, cuáles son sus principales características y en qué hay que fijarse al momento de seleccionar el más indicado para la organización.

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¿Qué es el Control de Asistencia? 

 

El Control de Asistencia consta de dos elementos principales: el dispositivo que registra la marcación tanto del comienzo como el fin de la jornada de un colaborador y el sistema que canaliza esa marcación. Ambos deben trabajar en conjunto para tener un sistema de Control de Asistencia efectivo, puesto que las marcaciones por sí solas no registran el tiempo trabajado de las personas y el sistema sin marcaciones no puede hacer nada.

En el mercado existen muchos tipos de control de asistencia disponibles, siendo los más utilizados hoy en día aquellos digitales que permiten llevar un registro centralizado del tiempo trabajado de los colaboradores (en vez de hacerlo, por ejemplo, en un Excel o un libro de asistencia).

 

Digitalizar el Control de Asistencia 

 

Con la implementación del Control de Asistencia digital y, en general, al promover la digitalización en el área de Recursos Humanos de las compañías, es posible mejorar los flujos de trabajo. Esto permite liberar tiempo necesario para actividades esenciales, llevando a la gran empresa a potenciar la productividad de la organización.

Cuando se tienen soluciones especializadas, las organizaciones pueden -por ejemplo- automatizar el cálculo de las horas extras realizadas en un mes, registrar atrasos, presentismos y/o ausentismos, entre otros. Por esto no hay que dejar de lado el control de asistencia digital, que permite controlar eficientemente el tiempo trabajado de los colaboradores.

Dentro de los tipos de control de asistencia, lo importante es elegir uno digital porque con este es mucho más sencillo realizar un cálculo preciso de las remuneraciones mensuales, disminuyendo al máximo posibles errores humanos. Esto se debe a que en este tipo de sistemas el cálculo se hace de forma automática, sin necesidad de intervención de personas.

 

6 Tipos de Control de Asistencia 

 

Los diferentes tipos de opciones de marcación varían desde los más manuales hasta los más tecnológicos, siendo estos últimos los que permiten tener un Control de Asistencia que automatiza muchas de las tareas administrativas relacionadas al registro del tiempo trabajado de los colaboradores.

Por ejemplo, al tener un dispositivo de reloj control que lleva el registro de forma digital se puede obtener información en tiempo real de cuántas personas están trabajando en un momento específico, quiénes están llegando tarde o dónde pueden presentarse problemas por la falta de personal. Para las grandes empresas, que cuentan con cientos o miles de colaboradores, tener esta información es fundamental porque les permite tomar decisiones rápidamente para evitar caídas en la productividad o solucionar incidencias.

 

Libro de Asistencia 

 

El libro de asistencia es uno de los tipos de Control de Asistencia más básicos y sencillos de todos. Consiste simplemente en tener un libro -como su nombre lo indica- en el cual los colaboradores deben firmar cada vez que entran y salen de un turno.

Al ser uno de los tipos de control de asistencia manuales, esta opción puede generar grandes errores en las marcaciones registradas: los colaboradores pueden modificar fácilmente sus horas de ingreso y salida, las firmas se pueden borrar o los libros se pueden dañar. Además, el Libro de Asistencia no permite ver en tiempo real lo que está sucediendo en la empresa, lo que vuelve a esta opción no sea útil para las grandes empresas.

 

Pin/Clave 

 

Otro de los tipos de control de asistencia más usados es un reloj control que registre la asistencia a través de un pin o clave personal de cada colaborador, lo cual significa que cada uno tendrá su propia combinación asignada. Como todo método de registro, este pin o clave deberá ser digitado cada vez que se empiece o termine un turno.

 

Tarjeta o Credencial 

 

Son muchas las empresas que entregan credenciales con sus fotografías y nombres a sus colaboradores para identificarlos, las cuales en ocasiones también les permiten ingresar a los recintos de trabajo.

Es por esto que muchas organizaciones escogen está opción como uno de los tipos de control de asistencia preferidos, optando por tener un reloj control en el cual los colaboradores acercan sus respectivas tarjetas o credenciales y este registra sus tiempos de ingreso y salida.

 

Reloj Control Biométrico con huella 

 

Otro de los tipos de control de asistencia más comunes para el control de asistencia, sobre todo en grandes empresas, es la marcación por medio del registro de huella. Esto se debe a que la marcación por huella es el método más seguro de marcación, es uno de los más confiables y el que tiene menos margen de error.

A través de este método el colaborador deberá colocar su huella en un dispositivo especializado en esto, como los Idemia Morpho SIGMA Lite+, Idemia Morpho SIGMA Extreme o UKG Intouch, entre otros.

 

Reloj Control Biométrico con reconocimiento facial 

 

Dentro de los tipos de control de asistencia más modernos está el reloj control biométrico que utiliza reconocimiento facial para realizar la marcación, el cual se basa en un dispositivo que reconoce el rostro de cada colaborador y registra de esa forma tanto el comienzo como el fin de sus turnos de trabajo.

Durante la pandemia, con la necesidad de tener opciones de marcación que evitaran en lo más posible el contacto físico entre colaboradores, esta opción fue una de las más solicitadas y demandadas por las grandes empresas que no podían realizar trabajo remoto.

 

Aplicación móvil 

 

Otro de los tipos de control de asistencia bastante demando durante la pandemia fue el desarrollo de aplicaciones móviles de marcación que los colaboradores descargan en sus smartphones, puesto que evitaban el contacto físico con un dispositivo comunitario que podía ser fuente de infección.

Una aplicación móvil puede convertirse en una versión portátil de la mayoría de las opciones de marcación antes mencionada, como el uso de un PIN/Clave o el registro por biometría de huella o facial. Otro factor de esta opción de marcación es la geo-restricción, por lo cual los colaboradores no podrán realizar el marcaje en cualquier parte, sino que solo en el lugar de trabajo.

Además, estas aplicaciones permiten que el colaborador tenga acceso a sus propios registros, lo que les permite revisar sus marcaciones de días o semanas pasadas. Esto aumenta tanto la transparencia como la confianza del trabajador en el sistema que está usando la empresa.

En SCM Latam tenemos MyPalTime, nuestra propia aplicación para el Control de Asistencia.

 

¿Cuál elegir? 

 

Decidir cual de los tipos de control de asistencia disponibles en el mercado es la mejor elección, no es sencillo. Principalmente, porque no hay una respuesta correcta: no hay un método que sea mejor que el otro, solo se puede elegir es que mejor se acomoda a las necesidades de tu organización.

Habiendo dicho eso, es verdad que hay ciertas consideraciones que hay que tener en cuenta al momento de seleccionar uno de los tipos de control de asistencia. Si bien cada empresa, como mencionamos, tiene sus propios requerimientos, en general estos son algunas de las características básicas que todo dispositivo debe tener:

  • Autonomía: El dispositivo de marcaje no puede dejar de funcionar si se corta la luz o no hay conexión a internet.
  • Resistencia: Sobre todo si están trabajando en zonas con mucho polvo, niebla salina o ambientes más complejos.
  • Confiabilidad: Debe tener en consideración que el reconocimiento de las marcas, repercute directamente en las liquidaciones de las personas.
  • Versatilidad: Debe soportar diferentes formas de marcaje en un sólo dispositivo.

Pero no solo eso es importante, sino que también considerar la cultura de la empresa, de los colaboradores de la organización y de la industria en la que están insertos. Por ejemplo, si la organización está en una industria donde los trabajadores van perdiendo sus huellas dactilares con el tiempo -como lo es la construcción-, ¿tiene sentido elegir un dispositivo que controle asistencia a través de la huella digital? La verdad es que no.

Y así como éste son muchas otras las consideraciones culturales que debes tener a la hora de elegir un dispositivo de marcaje que resuene bien en la empresa y que se adapte no solo a las necesidades de la organización, sino que también a la realidad de los colaboradores.

 

Beneficios de usar un software de Control de Asistencia 

 

Sea cual sea el método escogido para realizar el marcaje de asistencia, el factor más trascendental en hacer que este proceso se convierta en una ventaja para la organización y no en un problema, es usar un software de Control de Asistencia. Esto se debe a que un software de este tipo permite un registro más preciso de las horas trabajadas de los colaboradores y la contabilización automática de estas horas -tanto ordinarias como extraordinarias-, entre otras ventajas.

Un software de Control de Asistencia, como nuestra solución con UKG, bien implementado en una gran empresa puede tener los siguientes beneficios:

  • Ahorrar entre el 3% y 10% del costo de nómina solo con implementar nuestro software de Control de Asistencia.
  • Reducir errores en el cálculo de tiempo trabajado, lo cual minimiza al máximo errores en el pago de nómina y remuneraciones mensuales.
  • Automatizar procesos, como el cálculo de nómina o contabilización de horas trabajadas, ausentismos y presentismos, que liberan muchas horas de trabajo administrativo manual a las jefaturas. Esto les permite dedicar su tiempo a tareas más importantes, que potencien la productividad de sus organizaciones.
  • Obtener reportes personalizados según la necesidad de cada jefatura, equipo, área o gerencia.
  • Reducir la carga administrativa del departamento de recursos humanos.
  • Obtención de datos crucial para una mejor Gestión de la Fuerza Laboral y aumentar la productividad laboral de la empresa.

Además, nuestra  solución de Control de Asistencia se integra sin ningún tipo de problema con otros software de recursos humanos que implementan las grandes empresas, los cuales están especializados en retención de talento, onboarding, capacitaciones o pagos de nóminas.

 

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