Una de las principales tareas de cualquier empresa es organizar los horarios de trabajo de los colaboradores y hacer calzar de forma eficiente los turnos para cumplir los objetivos de la organización, asegurando la continuidad operacional y respetando los tiempos de cada persona.
Puede parecer una tarea sencilla, pero cuando se tiene una fuerza laboral de cientos o miles de colaboradores planificar y optimizar los turnos trabajo de cada área y equipo se convierte en todo un desafío.
Hay muchas herramientas que las grandes empresas pueden implementar para facilitar este proceso y convertirlo en un recurso valioso para la organización en vez de una debilidad.
Para hacer este proceso más eficiente, no solo hay que planificar los horarios laborales, también es fundamental optimizar turnos de trabajo para potenciar la productividad de cada empresa, obteniendo los mejores resultados posibles.
En SCM Latam entendemos la importancia de este proceso y por eso te entregamos cinco consejos fundamentales para comenzar a optimizar turnos de trabajo.
Tip 1: Conocer a los equipo de trabajo
Para poder optimizar turnos de trabajo de cada colaborador de una empresa, es fundamental conocer a los equipos de trabajo de cada área y las personas que forman parte de estos. No basta solo con saber cómo se llaman, qué edad tienen o qué hacen, sino que para ser realmente eficiente es ideal conocerlos más a fondo.
Conocer cuáles son sus horarios disponibles o en cuales les acomoda más trabajar, quienes están más dispuestos a cambiar turnos, dónde viven -¿será capaz de llegar rápido al trabajo si tenemos una emergencia?-, qué otras obligaciones tienen fuera del horario laboral -¿son cuidadores de hijos, adultos mayores o enfermos por lo que no pueden simplemente salir a trabajar con poco aviso?- o en qué áreas de la empresa se pueden desempeñar, por ejemplo.
Otro factor clave a tener en cuenta es tener claridad de las capacidades, habilidades y certificaciones de cada colaborador, con esto se evitará colocar personal que no se ajusta a las exigencias del puesto que pueda entorpecer la operación y el trabajo del resto.
Para esto, una buena recomendación es apoyarse en soluciones tecnológicas que faciliten la planificación y gestión de los turnos, automatizando ciertas tareas administrativas.
Tip 2: La comunicación es fundamental
Puede parecer obvio, pero tener un sistema que asegure que todos los colaboradores tengan claridad de cuáles son sus turnos de trabajo para las siguientes semanas es fundamental. No basta con solo enviar un memo, correo o postear los horarios, sino que es importante asegurarse de que los colaboradores reciban, lean, entiendan y estén de acuerdo con sus próximos turnos.
Y la comunicación no es unidireccional, no es solo asegurarse de que el empleador sea escuchado, sino de tener una cultura organizacional que permita que los colaboradores también puedan comunicarse con sus jefaturas de la forma más directa posible.
Esto se deba a que aunque al momento de planificar y optimizar turnos de trabajo lo ideal es que los colaboradores trabajen en los momentos que ellos mismos indicaron tenían disponibles -de ahí la importancia de conocer a los equipos-, siempre puede ocurrir un imprevisto y más de alguno no podrá completar el turno que tenía asignado.
Por esto es importante que exista un flujo de comunicación establecido donde los colaboradores puedan informar de estos casos, permitiendo a la empresa actuar rápidamente para solucionar el problema y reasignar los turnos para evitar poner en riesgo la operación habitual. Esto no solo generará un lugar de trabajo más apreciado por los colaboradores, sino que también ahorrará costos y evitará pérdidas de productividad para la organización.
Tip 3: No olvidar las regulaciones y leyes laborales de cada país
Conocer a los equipos de cada área e implementar flujos de comunicación funcionales es importante, pero nunca hay que dejar de lado el marco regulatorio que cada país tiene con respecto a las leyes laborales.
Cuando se está en medio de una planificación para optimizar turnos de trabajo puede ser muy sencillo dejarse llevar por el momento, las necesidades de la empresa y la disposición de los colaboradores para trabajar, ignorando que hay ciertas limitaciones impuestas por la ley que no se pueden pasar por alto.
Es por esto que estar informados sobre cada ley que pueda impactar la planificación horaria es fundamental, así como mantenerse actualizado de cualquier posible nuevo cambio regulatorio, leyes o modificaciones en los dictámenes que las entidades fiscalizadoras de cada país promulgan cada cierto tiempo.
Esto no solo ayudará a fomentar un buen ambiente laboral al respetar los derechos laborales de los colaboradores, sino que también evitará que la empresa enfrenté problemas legales. Es por esto, que es crucial que cualquier sistema que se utilice para la gestión de la fuerza laboral esté certificado y actualizado según los requerimientos de las legislaciones locales.
Tip 4: Considerar cualquier escenario posible, negativo o positivo
La monotonía del día a día puede provocar el error de suponer que todos los días, semanas o meses serán iguales. Lo que funcionó un día o durante un periodo específico no siempre será así, son muchos los factores que pueden arruinar una planificación muy bien hecha por el simple hecho de no haber sido considerados.
Al momento de planificar hay que tener en cuenta las estaciones del año, vacaciones, eventos y festividades importantes -¿estamos cerca de navidad, día del niño, cambio de temporada o alguna fecha que requiera aumentar, por ejemplo, la producción habitual?-; situaciones políticas o religiosas de cada región que puedan afectar la normalidad del trabajo diario.
Tener claridad del panorama real, con todos los factores de cambios que puedan afectar la cotidianidad, permitirá saber cómo ubicar a la fuerza laboral de forma eficiente, obteniendo el máximo provecho posible sin importar los factores externos.
Tip 5: Implementar un software de Gestión de Fuerza Laboral
Planificar y optimizar turnos de trabajo no es un trabajo sencillo, son muchos los factores y datos a considerar para poder gestionarlo de forma eficiente. Además, es muy fácil que se convierta en un problema habitual cuando podría ser un recurso extremadamente valioso para la empresa.
¿Cómo solucionarlo? Implementando un software de Gestión de Fuerza Laboral que realice todo el proceso de planificación y optimización de turnos de trabajo de forma digital y automática. La tecnología es una herramienta poderosa que puede solucionar los problemas cotidianos con mucha más rapidez y precisión de lo que las personas pueden, así que cuando está disponible siempre es mejor optar por ella.
La solución para optimizar turnos de trabajo de SCM Latam
En SCM Latam tenemos 20 años de experiencia en la Gestión de Fuerza Laboral, y nuestra solución de Gestión de Horarios Laborales Optimizadas de UKG Dimensions es una herramienta que permite a las grandes empresas pronosticar con precisión las asignaciones de personal según la demanda de cada organización.
Gracias a un alto nivel de personalización, que permite parametrizar la herramienta según las necesidades específicas de cada empresa, nuestra solución incrementa la precisión de la planificación de horarios en hasta un 20%, asegurándose de que la persona adecuada esté en el lugar correcto en el momento correcto para hacer el trabajo.
Con nuestra herramienta para optimizar turnos laborales se pierde la menor cantidad posible de horas de trabajo, se realizan pronósticos precisos basados en una amplia gama de métricas definibles, se evita la fatiga laboral asegurándose que los colaboradores descansen lo suficiente, se minimiza el exceso de personal y se evitan costos, entre otros.
En SCM Latam somos el socio estratégico ideal para impulsar la productividad de las grandes empresas. Para conocer más sobre nuestras soluciones, deja tus datos en este formulario y te contactaremos 💪🏻
