Uno de los grandes retos que tienen las grandes empresas es reducir el ausentismo o ausencias laborales, puesto que causa un impacto negativo tanto en la productividad habitual de la organización como en sus costos operacionales.
Las ausencias laborales son un problema generalizado a nivel mundial, con muchas empresas dedicando grandes esfuerzos a implementar medidas para reducirla y entender las causas que la generan.
¿Qué es la Gestión de Ausencias Laborales?
Las ausencias laborales suelen confundirse con abandono de trabajo, aunque no son lo mismo. Las ausencias laborales son cuando el trabajador no se presenta a realizar sus funciones, ya sea de forma justificada o injustificada.
Por otra parte, el abandono de trabajo es cuando el colaborador ya está presente realizando sus labores habituales y deja de hacerlo de forma repentina, sin permiso ni entregar razones.
Por su parte, la Gestión de Ausencias Laborales es -como su nombre lo indica- todas las herramientas y procesos que se implementan en una empresa para gestionar las ausencias laborales. Específicamente, se trata de las ausencias laborales no anticipadas (vacaciones, licencias, permisos, etc).
Causas de las ausencias laboral
Son muchas las causas de las ausencias laboral constante en una empresa, pueden ser factores tanto personales de los colaboradores mismos o también de la organización. Entender por qué se está causando una alta tasa de ausencias laborales es fundamental, sobre todo para comenzar a desarrollar estrategias que puedan revertir esta situación.
Las ausencias laborales no solo puede tener muchas posibles causas, sino que como cada empresa es su propia realidad es muy complejo determinar una razón clara de por qué ocurre. Sin embargo, algunas de las causas que podrían explicar este problema son las siguientes:
- Problemas personales del colaborador.
- Falta de expectativas y metas claras por parte de la empresa.
- Falta de motivación, bajo nivel de compromiso.
- Mal clima laboral.
- Sobrecarga de trabajo.
- Pocas oportunidades de crecimiento.
- Entre muchas otras.
¿Cómo llevar un buen control y registro de las ausencias laborales?
Antes de poder empezar a buscar las causas de las ausencias laborales y desarrollar estrategias para revertirlas, es importante tener un panorama claro del problema al interior de la empresa. Con los reportes personalizados que se pueden obtener a través del Control de Asistencia de SCM Latam, es posible tener un panorama completo de las asistencias y ausencias de todos los colaboradores.
¿Qué tipo de reportes se pueden obtener? Los que cada supervisor, y la empresa, necesite. Se pueden obtener reportes diarios, semanales o mensuales del presentismo de los colaboradores, donde se indica quienes presentaron inasistencias laborales durante un periodo determinado de tiempo.
Estos reportes pueden obtenerse de forma manual, si es que el supervisor lo necesita en un momento específico, o constantemente a través de la automatización del informe. Esto significa, por ejemplo, que cada lunes se reciba un informe con el presentismo o ausencias laborales de la semana anterior. La automatización del reporte es completamente personalizada a las necesidades y requerimientos de la empresa, tanto en información como en fechas y periodicidad.
Tener esta información a mano permitirá entender la gravedad del problema al que la empresa se está enfrentando, entender si es un asunto transversal a toda la operación o si quizá se está concentrando en algunos equipos o áreas.
Apercibimiento laboral
El apercibimiento laboral es un documento legal en el que se llama la atención a un trabajador debido a una conducta impropia o inadecuada en el ámbito laboral, por ejemplo, si llega tarde, no se presenta a trabajar o no cumple con sus obligaciones.
Este documento, que suele ser emitido por el jefe o supervisor del trabajador, es una buena herramienta para dejar constancia de las ausencias laborales injustificadas que el colaborador esté realizando. Aunque no hay una cantidad legal de cartas de amonestación que impliquen un despido, si son un buen antecedente para tener en caso de necesitar despedir al trabajador.
La solución de Control de Asistencia de SCM Latam tiene una función que permite generar automáticamente apercibimientos laborales, la cual se genera a partir de los Reportes y de la analítica de las asistencias e inasistencias. Las características específicas de la comunicación, como su formato o cuándo corresponde emitirlas, es completamente modificable y se adapta a los requerimientos de cada cliente.
Además, el sistema puede ser totalmente automatizable, en donde se puede configurar que tras cierta cantidad de ausencias laborales, automáticamente se le notifique al trabajador que va a recibir una apercibimiento laboral. Sin embargo, si el cliente lo desea, también se puede evitar esta notificación automatizada al trabajador y, en cambio, configurar el sistema para que la notificación primero llegue al área de recursos humanos o jefatura, los cuales pueden decidir la mejor opción de manejo de esta situación.
Alertas
En la solución de Control de Asistencia de SCM Latam las jefaturas o supervisores reciben alertas, a través de notificaciones en el sistema, que indican cuando un colaborador no ha marcado asistencia al momento de iniciar su horario laboral.
Esta alerta se envía de forma automática y en tiempo real, permitiendo a los supervisores tomar decisiones rápidas para sustituir la ausencia del colaborador.
¿Por qué utilizar un software?
Gestionar las ausencias laborales es mucho más que simplemente anotar las faltas de los trabajadores, es reaccionar ante un panorama no planificado. Cuando un colaborador falta, la capacidad de atender a los clientes o de la continuidad operacional se pone en riesgo, puesto que para ciertas tareas se habían designado a cierta cantidad de personas que ya no están presentes para cumplir esas laborales.
Con la Gestión de Horarios Laborales Optimizados de SCM Latam, en el momento exacto en que una persona faltó a su turno de trabajo y se generó una ausencia laboral, el sistema es capaz de recomendar qué trabajadores podrían reemplazar a quien está ausente, respetando tanto las políticas de la empresa, los horarios del colaborador y la legislación local.
5 consejos para evitar las Ausencias Laborales
Después de tener un buen control y registro de las inasistencias laborales de los colaboradores de una empresa, lo cual permite tener un panorama más claro sobre el problema a enfrentar, es momento de comenzar a implementar estrategias.
Ninguna estrategia es estándar ni sirve para solucionar los problemas de todas las empresas, pero siempre son un buen punto de partida para comenzar a desarrollar una específica para cada empresa.
- Dar visibilidad a los colaboradores: Puede parecer algo innecesario, pero dejar por escrito de forma visible a los colaboradores las inasistencias laborales que están teniendo es importante porque le permite a la empresa dejar constancia de que se tiene noción del comportamiento del trabajador -sobre todo a través de una Carta de Amonestación-.
- Establecer políticas de inasistencia laboral: Para que exista completa transparencia en una organización, y para poder exigir ciertos comportamientos a los colaboradores, es fundamental tener las políticas internas de forma escrita, formales y que contengan toda la información pertinente al caso, como qué se considera una inasistencia, cuánto tiempo de atraso está permitido y qué consecuencias tienen no presentarse a trabajar.
- Escuchar a los colaboradores: En muchos casos la inasistencia laboral no es un problema unidireccional, sino que también influyen factores de la misma empresa. Es por eso que es importante escuchar a los colaboradores, entender qué elementos de la organización están ayudando a fomentar este problema de inasistencia laboral. Esto se puede implementar de varias formas, como encuestas anónimas o instancias de feedback 1:1 con el equipo de Recursos Humanos.
- Revisar los procesos para solicitar permisos: Es posible que en algunas ocasiones las inasistencias laborales ocurran por falta de procesos formales y eficientes para solicitar permisos, por lo cual es fundamental que las empresas desarrollen procesos establecidos para solicitar permisos y tiempo libre, que quede un registro de cada solicitud y que no sea solo un acuerdo verbal con los supervisores.
- Gestión de la carga laboral: Es importante considerar que la carga laboral de cada colaborador es la adecuada, que no se está sobrepasando lo que cada persona es capaz -o debería- realizar a diario. El exceso de responsabilidad puede causar burnout, estrés laboral y otras enfermedades, así como el bajo nivel de compromiso del colaborador con la empresa.
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